רכש זו לא הבעיה – הלחץ, כן

מאת: ריקי אביבי

          ספק קריטי מאחר * הייצור לוחץ * חוסר בכ"א * המנכ"ל רוצה תשובה היום

כל מי שעוסק ברכש יודע היטב שתחום הרכש, הוא תחום תפעולי ומעצם היותו כזה, הוא גדוש במשימות רבות. העניין הוא לא רק כמות המשימות, אלא שסדר העדיפות לטיפול בהן משתנה באופן תדיר במהלך היום, וכך זה כל יום – קבלת החלטות על כסף גדול, לחץ זמן תמידי- "צריך את זה לאתמול", מו"מ מורכבים, פתרון בעיות וקונפליקטים מול – ספקים, בעלי עניין, ממשקי עבודה וכמובן גם בצוות הרכש עצמו. כל זאת בצירוף, האחריות להשגת תוצאות מדידות – יעדי חיסכון ומניעת עלויות מתנקזים לכתפיו של אנשי רכש. לא פשוט! כמעט שלא מדברים על זה. למה?! אולי משום שחושבים שזו חולשה… אבל, אם לא נכיר בקושי, נצטרך לחיות איתו כל הזמן, ולי זה נראה הרבה יותר קשה מאשר להעיז ולטפל בו.

במילים אחרות, כאנשי רכש, עלינו לנהל את עצמנו ואת האנרגיה שלנו, באופן שאינו פוחת מניהול הרכש שעליו אנו אמונים.

בואו נתחיל מזה שלרוב יש בלבול בין עומס ולחץ. למעשה, אלו שני דברים שונים:

עומס הוא רכיב מדיד והוא מייצג את דרישות העבודה והמשימות, ביחס ליכולות והמשאבים הקיימים עבורנו וזה קצת פחות מדיד. מדוע? משום שאת היכולות שלנו אנחנו לא מודדים, אנחנו מודעים להם על סמך ניסיון העבר אלא שהאחרון, לא תמיד מצביע על הצלחה בהווה.

לחץ לעומת זאת, הוא רגש שאנו חשים כאשר יש חוסר של משאבים ו/או יכולת.

הגורמים לעומס הם:

• כמות משימות גדולה-ערימה של מטלות מיועדות לביצוע במסגרת זמן קצרה
• לו"ז צפוף- דרישות לביצוע משימות בזמנים קצרים מידי
• חוסר בהירות- אי הבנה לגבי דרישות התפקיד או מטרות המשימה
• מחסור במשאבים- חוסר בכ"א או כלים הנדרשים לביצוע העבודה
• מורכבות גבוהה- משימה המורכבת מפעולות נוספות הדורשות בירור, קבלת החלטות וכיוצ"ב

לעומת זאת, הגורמים ללחץ הם בעצם גורם אחד– אנחנו, כלומר החשיבה שלנו ויכולת ניהול והתארגנות שלנו.

לכן, על מנת לטפל ביעילות ולהפחית עומס, אנו קודם כל צריכים לטפל בלחץ שאנו מייצרים סביב עומס.הגיוני בסה"כ. לא?!

אבל לפני שנגיע להצעות ולכלים כדי להתמודד, חשוב שנעלה את המודעות להשלכות הלא רצויות של לחץ. לחץ פוגם בקבלת החלטות משום שכאשר חווים אותו תהיה לצמצם אפשרויות, לבחור את מה שמוכר לנו כי נעדיף שיהיה "שקט" עכשיו. במו"מ, לחץ יגרום לנו לעשות ויתורים מוקדמים מידי, וקושי להחזיק בטקטיקות חשובות ויעילות כמו- שתיקה כשיש צורך וכן הלאה. בניהול צוות, לחץ עלול לגרום לנו לכבות שריפות, להימנע מלהאציל סמכויות משום שהעברת סמכות דורשת זמן והסברים. "יותר מהר שאני אעשה". נשמע לכם מוכר?!

לחץ מוביל לשחיקה, לירידה במוטיבציה ולמעשה משפיע על כל חיינו, על ההרגשה הכללית  –חיוניות, חדווה וכמובן על בריאותנו. זה ממש לא משתלם להיות בלחץ.

נכיר בעובדה שקרוב לודאי, את העומס יהיה לנו קשה לשנות, אבל כן נוכל להפחית אותו אם נשנה גישה ונחליט שאנו מוכנים לנהל את הרגש הזה כי גם הוא דורש ניהול.

איך משנים את זה?

כאמור, ראשית מקבלים החלטה לנהל את עצמנו בתוך הדבר הזה ולנטוע אמונה שנעשה את זה כמו שצריך. כאן המקום לציין שניהול האנרגיה ולקיחת אחריות מלאה עליו, תורמת להורדת הלחץ עוד לפני שמתחילים ליישם כלים כאלו ואחרים.

אח"כ נוכל להשתמש בכלים שיכולים לעזור לנו לסנן פעילויות. אנחנו נהיה כלי הסינון עבור עצמנו. ישנן לא מעט שיטות, ובחרתי כאן לציין כמה מהן:

הראשונה היא סיווג משימות לפי 3 קטגוריות-

לרוב, אנשי רכש ומנהלים נשחקים כי הם מתייחסים לכולן כאילו הן קריטיות. אך אם מסתכלים על כל משימה דרך הפריזמה של סיווג החלטות, זה נעשה קל יותר.

בנוסף, אפשר ליישם טכניקה נוספת לצורך הפרדת לחץ מהחלטה, מספיק יהיה לשאול את עצמנו- מהי ההחלטה עצמה? מה רק הלחץ מסביבה? מה ההשלכות אם אחכה 24 שעות?

עוד היבט הוא ניהול אנרגיה אישית, למלא ביומן זמן להפסקה של 5 דק', לקום ולעשות סביבו רגלי קצר כדי להתאוורר בגינת הארגון או כדי לקרוא מגזין כלכלי, להכיר את עצמנו כדי לדעת שאם אני אדם של בוקר, כדאי לי לשמור ביומן זמן לפעילות שדורשת חשיבה וריכוז כמו מעבר על חוזה גדול. כל אלו מאפשרים להיות במצב שאפשר לקרוא לו  – decision ready .

יש עוד כלים רבים וטובים, מה שחשוב הוא להתחיל בשינוי! מה שיפה פה הוא שצעד קטן לאדם הוא צעד גדול לאדם שאתם תהיו ברמה האישית והמקצועית כאחד. כלומר אתם רק מרוויחים.

ולסיום, המסר שכדאי לזכור – מקצוען רכש טוב, אינו נמדד רק בחיסכון אלא גם ביכולת שלו לנהל את עצמו לאורך זמן תוך שיקול דעת ובכמה שפחות לחץ.

****************

*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של למעלה מ-20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר: [email protected]