מאת: ריקי אביבי*
מושגים מקצועיים במקצוע הרכש, כמו בכל תחום מקצועי, מייצגים טרמינולוגיה ושפה שימושית לכל מי שעוסק בתחום. לרוב ניתן לאפיין אותם, כקיצורים וראשי תיבות אשר מאחוריהם נשענים משפטים והסברים ארוכים יותר. לא משנה באיזו שפה מדובר, הנטייה האנושית ליעילות ויצירת קיצורים, באה לידי ביטוי בהיבטים מקצועיים ואישיים כאחד. הנטייה היא לקצר ו"לארוז" דברים גדולים באריזות קטנות ולראיה, אף שמות ארוכים של אנשים בני מספר הברות, זוכים לקיצורים.
תחום הרכש בהיותו תחום תפעולי ורב ממשקים, נמצא בלב הזירה העסקית ומקיים ממשקים ישירים עם עולם התוכן המשפטי, הפיננסי והלוגיסטי ומכאן שהוא תחום שופע במושגים. בשורות הבאות נערוך היכרות מעמיקה יותר עם 2 מושגים משמעותיים ואף נסיק מהם מה רצוי.
המושג הראשון והיותר שגור בפי רבים הוא P2P = Purchase to Pay. מושג זה, מייצג תהליך שלם שכולל את 4 השלבים העיקריים הבאים:
לרוב, משתמשים במושג הזה כדי לתאר את תהליך הרכש בכללותו או את מה שנחשב לעיקר תהליך הרכש. השלב הראשון בתרשים הוא דרישת הרכש, אולם, תהליך הרכש אינו מתחיל בשלב הדרישה. תהליך הרכש ארוך יותר ומבלי להוריד מחשיבותו של תהליך ה- P2P, קיימים שלבים מוקדמים לשלב הדרישה אשר מיוצגים בשם תהליך אחר, ובהם פעולות בעלות השפעה על טיבו ותוצאותיו של P2P עצמו. תהליך זה נקרא S2P = Source to Pay.
שלב ה- Sourcing = איתור, הוא שלב משמעותי מכיוון שהוא מתחיל בסמיכות לזיהוי הצורך. בשלב זיהוי הצורך, מדייקים בתוך הארגון את המפרט הטכני ו/ או את מפרט השירות, מבצעים ניתוח הוצאות ותקציב, כך ששלב איתור הספקים הרלוונטיים, וניהול המו"מ, בנקודת זמן מיטבית ומנקודת מבט אסטרטגית. כאשר שלב זה מתרחש בעיתוי הנכון, נשאר מספיק זמן לאתר את הספקים הטובים, להכשיר אותם (אם נדרש) וכמובן לכרות חוזה תוך צמצום סיכונים ובשאיפה להגדלת יתרון עסקי.
אילו שלבים נמנים ב- S2P ? ניתן למנות 7 שלבים עיקריים, כמתואר בתרשים הבא:
מה חשוב מכל מה שצוין עד כה? העוסקים במלאכת הרכש, יודעים עד כמה נושא בחירת הספק משמעותית ואילו השלכות יש לה בכל היבט אפשרי. לכן, רכש אסטרטגי תמיד ישאף להיות בשלב הראשוני ביותר – בעת זיהוי הצורך. ארגונים אשר משכילים להבין ולהפנים את הנקודה הזו, ישלבו את יחידות הרכש שלהן בדיוני הנהלה, ובוועדות היגוי כשותפות ומעורבות בהחלטות ההנהלה משום שלבסוף ואיך שלא נסתכל על זה, ההשפעה של יח' הרכש על שורת הרווח במאזן החשבונאי היא רבה למדי. בנוסף לכך, ישנם יתרונות נוספים למעורבות של הרכש מהרגע הראשון, כמו חיזוק שת"פ וממשקי העבודה בארגון, יעול התהליך מעצם כך שנמנע איבוד מידע שלעיתים גורר טעויות.
במשפט אחד ולסיכום, אמנם ב-ABC בשפה האנגלית, האות S נאמרת אחרי האות P, אבל כדאי לזכור ובעיקר ליישם, שבאשר לרכש, תמיד נרצה שהסדר יהיה אחר ודווקא פה נדאג שה-S ((Sourcing תהיה ויתבצע בארגון לפני ה- P (Purchase).
****************
*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר: [email protected]
**************
מקור התמונות: