טיפים למנהלים שרוצים לשפר את ביצועי העובדים ואת התוצאות העסקיות
בשוק תחרותי, העובדים הם החוליה המשמעותית ביותר, שכן הם אלה שניצבים ב׳חזית׳, מול הלקוחות. לכן עסקים רבים משקיעים במערכות לניהול המשאב האנושי, אשר מסייעות להם לגייס, לשמר ולטפח את הטאלנטים המוצלחים ביותר שלהם. אבל בו בזמן, חייבים להתמודד גם עם משימות יומיומיות כגון ניהול הזמן והנוכחות, סידור עבודה, התאמה לדיני עבודה, תשלום שכר, תפוקות העובדים – וכל זאת תוך כדי המשימה המרכזית: להישאר רווחיים ופשוט לשרוד…
בהתחשב במורכבות המשימות, אין זה פלא שמנהלים לא תמיד מצליחים למצות את מקסימום הפוטנציאל הטמון במשאב האנושי והטכנולוגי העומד לרשותם.
הנה 8 טיפים שבאים לפתור 8 טעויות שכיחות הכרוכות בניהול המשאב האנושי בארגון, ועוזרים להימנע מהן:
- ניסיון לשמור על דיני עבודה באמצעות תהליכים ומערכות מיושנים
מעסיק חייב לפעול על-פי תקנות ודיני עבודה. משרד הכלכלה מגביר את פעילותו מול מעסיקים המפרים את החוק, ומטיל קנסות כבדים על ארגונים ואף על מנהלים באופן אישי. הקנסות עלולים להגיע ל- 35,000 ש"ח בגין כל הפרה, ובמצטבר אף למאות אלפי שקלים, אפילו בארגונים בינוניים.
המצב אף בעייתי יותר בקרב ארגונים גלובליים, שחייבים לעמוד בחוקי העבודה התקפים בכל מדינה בה הם פועלים.
מורכבות זו מחייבת מערכת התראות על הפרת רגולציות ודיני עבודה, ותהליכים אוטומטיים המעידים כי הארגון עשה את המקסימום בכדי לשמור על החוק.
- שימוש באפליקציות סמארטפון נחותות לניהול נוכחות, היעדרות, סידור עבודה ועוד
העובדים של היום רגילים לחיים היפר-מקושרים, כשהם יכולים לעשות הכל, מכל מקום ובכל זמן, והם מצפים מהמעסיק להעמיד לרשותם טכנולוגיות מובייל נוחות ויעילות.
כך הם יכולים לדווח בסלולר על תחילת וסיום עבודה, לעקוב אחר מאזן החופשה שלהם, לבקש ולקבל מהמנהל אישור חופשה או היעדרות, לדווח על משימות שבוצעו, להגיש דוח הוצאות ועוד, וכל זאת מבלי להגיע למשרד. והתוצאה: עובדים עצמאיים ופרודוקטיביים, ואפילו מרוצים יותר.
- חוסר עקביות בניהול מדיניות היעדרות
נכון, עובדים צריכים חופשות מדי פעם. אבל מנגד, מנהלים חייבים לשמור על מדיניות ונהלי היעדרויות מהעבודה.
סקר של SHRM ( Society for Human Resource Management) מגלה כי העלות הישירה של ימי היעדרות, כולל שעות נוספות או עובדים זמניים הנדרשים בכדי לעמוד ביעדים, מגיעה ל- 15.4% מתשלומי השכר. אם מוסיפים לכך עלויות עקיפות, דוגמת ירידה בפרודוקטיביות, מגיעים בקלות גם ל-22.1 אחוז. המשמעות: מעקב ההיעדרויות וקביעת מדיניות ברורה בנושא, הכרחיים לכל ארגון.
מערכת ניהול היעדרויות מוודאת מחד שלא מתבצע ניצול וכי העובדים מקבלים יחס הוגן, ההולם את הנחיות החוק. מנגד, השימוש בטכנולוגיה מאפשר למנהלים לצמצם היעדרויות לא מוצדקות ע"י זיהוי מגמות ודפוסים חוזרים, המאפשרים תגובה ותיקון המצב. בנוסף, המערכת מאפשרת להם גם לאשר/לדחות בקשות היעדרות, באופן מושכל ומבוסס על נתונים, כגון כיסוי נדרש לעומסי העבודה, יתרות הזכאות של העובד ועוד.
- תכנון שגוי של משמרות
אפשר לקבוע סידור העבודה שייתן מענה לצרכי הארגון, אבל זה לא ממש יעיל כאשר העובדים לא נצמדים לתכנון. למשל, עובדים מגיעים חצי שעה לפני תחילת המשמרת שלהם, וממילא לא יוכלו להתחיל לעבוד משום שהעמדה שלהם תפוסה. מערכות היודעות להשוות בין נוכחות בפועל לבין המשמרת המתוכננת, ידעו לחשב את התשלום המגיע לעובד עבור עבודה בפועל ולא עבור זמן 'בטלה'.
בנוסף, חשוב לוודא שיש התאמה בין המשמרות המתוכננות לבין זמינות העובד. לכל אחד יש אילוצים והעדפות שיש להתחשב בהם כבר בשלב התכנון. אבל כדאי לתת לעובדים עצמם יותר חופש פעולה וגמישות באמצעות כלים לשירות עצמי. כך לדוגמה, יוכלו לעובדים לבחור משמרות מועדפות, לבצע החלפות עם חברים, להציע את עצמם למשמרות פתוחות ועוד.
- ניהול זמן ונוכחות באופן ידני או חצי אוטומטי
ניהול זמן ונוכחות באופן ידני או חצי אוטומטי, הוא מתכון להאטה בצמיחה של כל ארגון, לתסכול אצל העובדים ולבזבוז זמן. גם אם יש בארגון מערכת נוכחות בסיסית, היא לא בהכרח מסוגלת לתת מענה לדרישות מורכבות ולתאימות לדיני עבודה. אוטומציה מלאה של התהליכים הללו יכולה לספק לא רק ראייה בזמן אמת למה שקורה ב׳שטח׳, אלא מעלה את הפרודוקטיביות ומחזקת את הקשר בין העובדים לארגון.
בהחלט אפשרי שבארגונים מסוימים ייצמדו לשעוני הנוכחות הוותיקים, אבל מה קורה עם עובדים שלא בהכרח מגיעים למשרד? מערכות הנוכחות מאפשרות היום, איסוף נתונים משלל מקורות, כולל האינטרנט, אפליקציות מובייל ועוד.
לאחר שהמידע נאסף, המערכות האוטומטיות מאתרות תקלות, מאפשרות לעקוב ולנהל שעות נוספות, מבטיחות תשלום מדויק לעובד, מזהות מגמות חריגות של היעדרויות ועוד. הן מעלות פרודוקטיביות ומשחררות מהאדמיניסטרציה של תיקון דוחות ידניים לקראת הכנת המשכורות, או מתהליכים מסורבלים של הגשת וקבלת אישור היעדרות.
- הסתמכות על מערכות מחשוב מבוזרות לקבלת תמונה כוללת
עסקים לא מעטים כיום עדיין מסתמכים על מערכות מחשוב מבוזרות ושונות לניהול המשאב האנושי. כיום קצב השינויים מהיר כל כך ויש מעט מאוד זמן לאיסוף נתונים ממגוון מערכות מחשב שלא מחוברות ביניהן, לטובת קבלת החלטות קריטיות.
רק פתרונות משולבים מספקים ראייה הוליסטית וקבלת מידע מרוכז ועדכני אודות כל עובד. יכולת זו מאפשרת למנהלים לקבל החלטות מושכלות ובזמן אמת – מכמות האנשים הנדרשת על מנת לעמוד בעומסי העבודה, ועד לניהול נכון של שעות נוספות – החלטות המשפיעות מידית על עלויות העבודה, ניהול התקציב ורווחיות.
- התעלמות מציפיות העובדים
לכולם ברור כי ההון האנושי הוא שמבדל את הארגון ממתחריו. מנהלים חייבים להפגין גישה פרואקטיבית כדי לשמר עובדים טובים ולגייס טאלנטים חדשים. וזה מחייב הבנה של ציפיות העובדים.
הדרך הטובה ביותר לחוש את ה'דופק' של הארגון, היא לנהל דיאלוג רציף ופתוח בין המנהלים לעובדים. תהליך הבנת ותיאום ציפיות היה מאז ומתמיד חלק מתהליך הערכת העובדים. כל ארגון מתקדם מבין שכיום לא ניתן לבצע תהליך כזה אחת לשנה, ורק באמצעות מערכות חדשניות להערכת עובדים, יוכל לקיים דיאלוג רציף וקבוע עם עובדים, ולתת למנהלים כלי חשוב להבנת צרכיהם.
- שימוש בעובדים ׳זולים׳ ע"מ להוזיל עלויות עבודה
איך מנצחים כיום? מציבים עובדים מרוצים ובעלי מוטיבציה, עם הכישורים הנכונים, במקום הנכון ובזמן הנכון. אלא שעסקים נוטים לעתים להתמקד בצמצום עלויות העבודה – גישה שיכולה להוביל למורל נמוך בקרב העובדים וללקוחות לא מרוצים.
איך יודעים מהו המינון הנכון של עובדים פרודוקטיביים, שירותיים ומחוברים למטרות הארגוניות? – יש צורך בשילוב מידע ממערכות הנוכחות, סידור עבודה ועוד, כדי להבין מי האנשים הנדרשים, כישוריהם, עלותם, כמה ניצלו ממכסת השעות הנוספות וכד'. רק כך ניתן למצוא את האיזון בין רמת השירות ללקוח, לבין עלויות העבודה ושביעות הרצון של העובדים.
לסיכום: ניהול נכון של המשאב האנושי הוא משימה מורכבת, שגם טובי המנהלים עלולים לטעות בה. תהליכים ידניים או חצי-אוטומטיים, מערכות מחשב שלא ממש מדברות האחת עם השנייה וכד', רק עלולים לסבך את המצב עוד יותר.
מה כן צריך? מערכות שמספקות תמונה מלאה ומקיפה, ותובנות בזמן אמת, המאפשרות שליטה בעלויות העבודה, הגברת פרודוקטיביות, צמצום סיכונים בשל הפרת דיני עבודה, והעלאת שביעות רצון של העובדים.
**************
* אבנר מימון, מנכ"ל EMEA בסינריון מערכות המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון [email protected], www.synerion.co.il