שרשרת אספקה בשלט רחוק בחסות הקורונה

מאת: נועה אביגדור*

עד לא מזמן ועוד מלפני ימי משבר הקורונה, העבודה בתחומי שרשרת האספקה חייבה הגעה פיזית לארגון באופן יום יומי. בזכות ההתקדמות הטכנולוגית של פתרונות תומכים והשינוי בהגדרות המושג "עבודה", מספר האנשים שעובדים מרחוק הולך וגדל בשנים האחרונות. ארגונים מתקדמים מבינים היום שעבודה משמעה קידום משימות והגעה לתוצרים באופן יעיל ומהיר ומכאן שסיום משימות בפרויקט או מתן שירות ללקוח יכול להתבצע גם מחוץ לכתלי הארגון כל עוד מתבצע בצורה אפקטיבית. תובנה זאת התחדדה בחודשים האחרונים על רקע משבר הקורונה וכחלק מהבנת המציאות החדשה שנוצרה. המשבר אילץ ארגונים לבצע שינויים מהירים בסביבת העבודה, בשיטות הניהול ובשיטות התקשורת שהשפיעו על הדרך בו מנוהלת שרשרת האספקה היום ולהעביר חלק מהעובדים לעבוד מרחוק.

אלמנטים זהים לעבודה ורחוק ובסביבה הפיזית

ככלל, לעבודה מרחוק ולסביבה הפיזית ישנם אלמנטים זהים בניהול עובדים והצרכים הבסיסים של הצוותים נשארים דומים. העובדים צריכים להכיר ולהבין את המשימות, הם זקוקים לכלי העבודה הנכונים והמשאבים הנדרשים לביצוע המשימות והם צריכים לתקשר באופן אפקטיבי עם חברי הצוות האחרים. הטכנולוגיה שבשימוש היא זאת שמשתנה בעבודה מרחוק. כיום מנהלי שרשרת האספקה נדרשים לנהל את הצוותים בצורה מותאמת. בעוד שבארגון עצמו אנשים הולכים אחד אל שולחנו של השני, שואלים שאלות או מבצעים סיעור מוחות על רעיונות בשיחות מסדרון,  בעבודה מרחוק שיתוף הפעולה הבלתי אמצעי אינו קיים ועל כן נדרש סדר, ארגון ושיקוף מידע באופן חד ומתוזמן מראש.

עבור סביבת העבודה הוירטואלית פותחו בשנים האחרונות כלים מצויינים המאפשרים את השיח הקבוצתי והצוותי. התקשורת בין חברי הצוות נעשית תוך שימוש בכלים אלה שהנפוצים מבניהם הם WebEx Meeting Skype, ו-Microsoft teams. כלים אלה מאפשרים לקבוע פגישות עם מספר רב או מצומצם של משתתפים, לשתף מסכים, לשתף תוכן ולהקליט פגישות עבור משתתפים שלא יכלו להשתתף. לפגישות ניתן להצטרף באמצעות מחשב, טלפון נייד או טאבלט. הפגישות יכולות להתבצע תוך שימוש במצלמות המחשב וקיום מפגשי וידאו. אלמט הוידאו הוא מרכיב חשוב בתקשורת מרחוק מאחר והוא מסייע ליצירת קשר חברתי ומצמצם את תחושת הריחוק. באופן כללי, פגישות הצוות מסייעות לעובדים לשמר את המוטיבציה ולהשאר מכוונים למשימות. עבור חלק מהעובדים הכלים הם חדשים מאחר ולא נדרשו לעשות בהם שימוש קודם המשבר. בעוד שישנם עובדים שיכילו את השינויים הטכנולוגיים המתבקשים ויטמיעו אותם באופן מהיר וחלק, ישנם עובדים שיהיו זקוקים להדרכה, תמיכה וזמן הסתגלות.

עבודה על משימות משותפות מרחוק

בכדי לאפשר עבודה על משימות משותפות מרחוק, הארגון נדרש ברמה הבסיסית ביותר לבחון את התשתית הקיימת ולהקצות לעובדים כלים לשיתוף קבצים כדוגמאת ספריות ארגוניות הניתנות לגישה מרחוק או אחסון אחר מבוסס ענן. צוותים העוברים לשיטת עבודה מרחוק יעשו שימוש בכלים טכנולוגיים מתאימים שיאפשרו מעקב אחר משימות ופרויקטים בצורה מהירה, נוחה ומאובטחת. כלים אלה צריכים לאפשר למנהלים להתגבר על אחד הקשיים המרכזיים בעבודה מרחוק והוא היכולת למדוד אפקטיביות של העובדים. קושי זה מתעצם במיוחד בתקופה זו בה עובדים חווים בעיות אישיות על רקע משבר הקורורנה שעשויות להשפיע על תפקודם.

בשוק קיימים מגוון כלים שיתופיים המסייעים לעובדים להשאר מעודכנים ומחוייבים למשימות המשותפות. בין אם מדובר במעקב אחר משימות בניהול פרויקטים מיוחדים או משימות ארוכות אחרות, ניתן להעזר בכלים כגון Trello ו-Basecamp שהם המוכרים ביותר. כלים אלה מאפשרים לעקוב אחר רשימת משימות ולוחות הזמנים, לקשר בין המשימות לפרויקט, להקצות משימות לעובדים, להקצות תאריכי ויעדי סיום למשימות ולאפשר לעובדים לעדכן סטאטוס ביצוע. הכלים אף מאפשרים להוסיף רשימות ולשאול שאלות על משימות מסויימות בצורה שקופה לכל המעורבים. בשוק קיימים כלים נוספים ובסיסיים יותר לניהול משימות כדוגמת קבצים משותפים או לוחות מחיקים וירטואליים מבוססי ענן. Miro החינמית היא אחד מהם.

מיותר לציין שבתחום שרשרת האספקה חלק מהעובדים אינם יכולים לעבוד מהבית. נהגים ומחסנאים הם רק שתי דוגמאות לתפקידים בהם עיקר העבודה נעשית בסביבה הפיזית. עבור אותם עובדים נדרש הארגון לבקר את איכות השרותים הניתנים מרחוק מהפונקציות התומכות בכדי לאפשר לאותם עובדים המשכיות במשימותיהם. לעומתם, עובדי שרשרת האספקה מתחומי הרכש והתפ"י יוכלו לעבוד מרחוק תוך שהם ניגשים למערכות הארגוניות הממוחשבות כאשר המרכזית מבניהם היא מערכת ה-ERP. למערכות אלה הארגון יספק חיבור בשיטה מאובטחת שתאפשר העברת מידע ארגוני על גבי תשתית ציבורית או פרטית. שיטה זו נקראת Virtual Private Network (VPN) ובאמצעותה מייצרים רשת וירטואלית פרטית המאפשרת למחשב ארגוני המקושר לרשת הביתית של העובד או הציבורית להתחבר באופן מאובטח לשרתי הארגון ולגשת לתוכנות והקבצים המאוחסנים עליהם.

העבודה מרחוק יצרה אילוצים כספיים לארגונים. באופן טבעי העליה במספר העובדים מרחוק על רקע המשבר הגבירה את הדרישה למחשבים ולציוד היקפי. עובדים שעד כה לא נדרשו לתת מענה מרחוק, כעת נדרשים להתחבר ולו רק באופן חלקי. מנגד, חברות נאלצות לקצץ בהוצאות הקאפיטליות ולתכנן את הונם לקראת עתיד לא ברור. ארגונים מנסים לווסת את עלייה בהוצאות הכוללת ובין השאר את העליה בהוצאות על מחשבים ולפטופים לעובדים. כפתרון, הארגון יכול לאפשר לאותם עובדים גישה מאובטחת לשרתים דרך המחשב הפרטי שבביתם מבלי לרכוש עבורם מחשב ארגוני ולעשות שימוש בפתרונות כדוגמת virtual desktop infrastructure או VDI. VDI הוא פתרון פופולרי המאפשר גישה למחשבים ארגוניים דרך הbrowser של האינטרנט מהמחשב הפרטי. העובד ניגש למחשב הארגוני תוך שהוא עובד על מכונה וירטואלית שמופעלת מהשרת המרכזי ולא מהמחשב. העובד מקבל סביבת עבודה עצמאית שזהה למחשב בסביבת העבודה המקורית. בדרך זו ניתן לאפשר גישה למערכות עבור מספר עובדים מקביל ללא הפרעות.

בכל שיטת התקשורת שהארגון יבחר חשוב לקחת בחשבון את מרכיב אבטחת המידע הארגוני. תמיד היו ותמיד יהיו גורמים המעוניינים לגנוב מידע ועל כן אבטחת המערכות היא פעילות הנעשת בשגרה. בזמן שארגונים עוברים לעבודה מרחוק ומתמודדים עם אתגרים חדשים, אותם גורמים נוטים לנצל את החולשות הנוצרות במערך האבטחה ובשיטות החיבור ומגבירים את הנסיונות לתקיפת המערכות הארגוניות. שרשרת האספקה היא אחד מהאלמנטים הנחשבים פגיעים במיוחד, מאחר ומקיימת תקשורת עם מערכות המידע של ספקים וכפועל יוצא רמת האבטחה של הארגון הופכת תלויה ברמת האבטחה של אותם ספקים. בשגרה שיקולים עסקיים יכולים להוביל להחלטה לעבוד עם ספק שרמת האבטחה שלו נמוכה ובכך ליצר פשרות בתחום. בעתות משבר הנושא צריך להבחן מחדש על רקע תנאי העבודה המשתנים.

שרשרת האספקה הינה יישות קריטית להמשכיות הפעילות האופרטיבית

שרשרת האספקה הינה יישות קריטית להמשכיות הפעילות האופרטיבית של הארגון ולכן פגיעה בתפקודה התקין עשוי לעלות לארגון בהשבתת פעילויות. תפקוד תקין הינו בר השגה גם כאשר הנוכחות הפיזית של העובדים מצומצמת והעבודה מרחוק מתגברת בשל אילוצי משבר הקורונה. בעזרת טכנולוגיה מתקדמת ויישום שיטות לניהול אפקטיבי מרחוק, צוותים יכולים להמשיך את פועלם וארגונים מסוגלים לצלוח את המשבר ללא השפעות על הצד התפעולי ובכך להמשיך ולחזק את התפיסה המחודשת של המושג "עבודה".

——————

נועה אביגדור, B.Sc., MBA, מומחית לניהול עולמות התפעול. חברת הנהלה בכירה, מנהלת שרשרת אספקה, ואחראית על תחומי מערכות מידע ובקרת תהליך בחברת ביוטכנולוגיה כללית ע"מ (BTG), פרופיל לינדקאין: @Noa Avigdor