הכתבה תורגמה מהבלוג של made4net.com באתר האמריקאי ומתפרסמת באישור הסניף הישראלי
כאשר מנהל נדרש לקבלת החלטה בנוגע לתוכנת ניהול המחסנים הנכונה לארגון (WMS), ישנם שיקולים רבים הדורשים התייחסות ולחץ רב מבעלי עניין שונים בתוך הארגון ומחוצה לו. בחירה והטמעה מוצלחת של תוכנת ניהול מחסן ממוחשב (WMS) אשר תהיה מותאמת היטב לצרכים השונים של הארגון, תהפוך את האחראי לפרויקט הבחירה של המערכת לגיבור אירגוני. לעומת זאת, בחירה של מערכת באופן לא מתאים יכולה לגרום לפיטורי מקבל ההחלטה. מציאת הפתרון הנכון הינו המרכיב הראשון להצלחת המרכיב השני, דהיינו הטמעה של המערכת ובלוח זמנים הרצוי. השהייה ועיכובים ארוכים בהטמעה עלולים להביא לכישלון הפרויקט, לפגוע ברווחיות ובאובדן הזדמנויות עסקיות. על מנת למצוא את תכונת ניהול המחסנים המתאימה לארגונך, עליך למצוא את האיזון הנכון אשר מתאים בדיוק למידה – כמו חייט שתופר חליפה בהתאמה אישית. בחירת תוכנה לניהול מחסנים אשר תהיה גדולה מדי – עלולה לגרום להוצאות גדולות על מותג יוקרתי ועל מאפיינים לא נדרשים. בחירת תוכנת ניהול מחסנים אשר תהיה קטנה מדי – הפתרון עלול לא לתת מענה לצרכים התפעוליים, או שייתן מענה מספיק כיום אך לא מספיק עבור צרכים עתידיים. לכן, מציאת תוכנת ניהול המחסנים המתאימה לארגון שלך לייעול שרשרת האספקה תדרוש מחקר מקדים .
להלן השלבים הנדרשים על מנת לבחור את תוכנת ניהול המחסנים המתאימה לשרשרת האספקה של ארגונך:
כתוב – למה נדרשת לארגון תוכנת ניהול מחסנים חדשה
הדרך הכי טובה להתחיל את המחקר עבור מציאת תוכנת ניהול המחסנים המתאימה לארגונך הינה להבין את הסיבות השורשיות של הארגון אשר יצרו את הצורך בהשקעה מסוג זה האם : קיימים פערים תפעוליים בין התכנון לביצוע, לא נשאר נפח לאחסון, אי עמידה ברמת השרות הנדרשת לכל פריט Service Level Agreement SLA, התמודדות עם דרישות חדשות מהלקוח, האם עלויות שכר העבודה והשעות הנוספות פוגעות ברווחיות הארגון.
כמה מהסיבות הנפוצות להשקעה בתוכנת ניהול מחסנים בדרך כלל הינן :
- טכנולוגיה המאפשרת לשפר את הרווח הנקי בשורה התחתונה על ידי סילוק חוסר יעילות וצמצום עלויות כוח אדם.
- בעיות בניהול מחסנים קיימות, אשר ניתנות לפתרון על ידי תוכנת ניהול מחסנים, לדוגמה, הקלדה לא נכונה של נתונים הפוגעת באמינות המלאי.
- הארגון גדל ונדרשת התאמה לקצב הגידול על ידי תכנון עתידי נכון של קיבולת באמצעות תהליכים וטכנולוגיה כדי לשמר את קצב הגידול והצלחה הארגונית.
- מעבר לסחר אלקטרוני או שימוש במודל עסקי חדש להפצה אשר דורש שינוי בדרך זרימת החומרים ברשת העסקית של הארגון.
- לקוחות או ספקי הארגון דורשים מעבר, ומעלים את רף הדרישות לטכנולוגיה ויכולות מודרניות עדכניות.
- נראות המלאי הינה מאבק, ואין לך יכולת לראות את המלאי העכשווי. חוסר מידע זה גורם לך קושי בהבנת יכולת העמידה של הארגון במילוי דרישות של ההזמנות הפתוחות.
- שדרוג תוכנת ניהול המחסנים הקיימת שלך תעלה הון, לכן למה לא לבצע סקר שוק על מנת לבדוק היתכנות למערכת חדשה.
כל אחת מהסיבות הללו תגרום לך להסתכל על התהליך בצורה קצת שונה, חברה אשר נמצאת בצמיחה ומשקיעה תהיה בעלת צרכים שונים מחברה אשר מבקשת להגדיל יעילות תפעולית בסיסית.
בצע סקירה של צוותי העבודה שלך ובנה את הצוותים שלך
לאחר שחקרת את הארגון שלך, התבונן באנשים אשר יעבדו עם תוכנת ניהול המחסנים, בצע סקירה רחבה של מחלקות מחסנים, תפעול, מערכות מידע, כספים אשר יהיו בממשק וישענו על הנתונים לצורך קבלת החלטות ופתרון בעיות.
קח בחשבון את הידע והכישורים שלהם עם הטכנולוגיה הקיימת, על מנת לבחון עד כמה הם יוכלו להתמודד עם אוטומציה חדשה. בחן את פערי הידע של עובדי הארגון באופן מוחשי וסמוי, פערי הידע התפעוליים עם הסתכלות כיצד הטכנולוגיה תוכל לסייע והיכן נדרשת תמיכה נוספת.
בצע ישיבות עם צוות מערכות המידע הארגוני כדי להבין עד כמה הם יכולים לתמוך, ובחן את הבנתם לפני המעבר לאוטומציה במחסנים של הארגון. הטכנולוגיה יכולה לגשר על פערי מידע ולספק נתונים למקבלי ההחלטות אשר תאפשר להם לקבל תובנות באופן מהיר וגמיש. עם זאת נדרש להקים מערכת אשר תיתן למנהיגים ולעובדי השטח תחושה של קלות ונוחות ארגונית.
בסוף תהליך זה בנה רשימה של צוותים אשר יהיו מעורבים הן ברמת הנהגה והן ברמת התוכנה
דאג כי יהיה נציג לכל צוות בעת בניית מסמך האפיון והחקר על מנת לבנות את מסמך הבקשה להצעת מחיר עבור התוכנה, וכן הנציגים יהיו חלק מתהליך ההטמעה על מנת שכל הצדדים יהיו חלק מהתהליך, קבלת ההחלטות והצלחת המערכת.
בחן את מערכי החומרה והתוכנה
תוכנה לניהול מחסנים יכולה להיות כלי מדהים כאשר היא פעולת בחיבור עם – תוכנה ה – ERP Enterprise Resource Planning System הארגונית, פלטפורמות הסחר האלקטרוני, מערכת לבקרת המחסן, מערכת ניהול צוותי העבודה, מערכת ניהול התעבורה, משלוחים ופתרונות אחרים. אם ישנן מערכות אחרות שנדרש להתממשק אליהן, שתף זאת עם הספקים הפוטנציאליים שלך ושאל אותם על ניסיונם בתחום.
אך אל תעצור רק במערכות התוכנה, בחן את יתר מערכות החומרה אשר נמצאות בשימוש כיום, כולל מסופונים, סורקי ברקוד, מדפסות בר קוד, מערכות זיהוי קולי, רובוטיקה, אוטומציה, מחשבים, צגים ושאר הנכסים במחסני הארגון. הבטח כי תוכנת ניהול המחסנים אשר תבחר תוכל לתמוך בכל המערכות וכמו כן תשמש ככלי לגדילה עבור הארגון.
צור את רשימת הדרישות שלך
כעת לאחר שבחנת את הטכנולוגיה והצוותים שלך, הגיע הזמן להסתכלות על מרחב הזמן בארגון, לבחון התרחשויות ברמה יומית, חודשית ורבעונית בזירה התפעולית, חשוב על תהליכים שמבוצעים באופן ידני וגוזלים זמן רב, תעד את התהליכים לרשימת משימות הדורשות תמיכה, בנה רשימה עבור תהליכי קבלה, הנחה במיקום, ליקוט, אריזה וחידוש מלאי, ספירות מלאי, ומשימות שונות בעלות דרישות נוספות.
בניית רשימת דרישות של פעילויות הליבה במחסנים תאפשר בחינת השלבים בכל משימה שבהם תוכנת ניהול המחסנים תייעל את התהליך ותתמוך בצוותי העבודה ובכלים שהם משתמשים בהם. חשוב על צרכים העלולים להתעורר בעתיד הקרוב, הוסף את היכולות הנדרשות עבור צרכים אלו לרשימת הדרישות שלך.
חשוב לנקוט בגישת מחשבה מערכתית בבניית רשימת הדרישות לטיפול, יש לבצע הסתכלות רשתית רחבה ולא להתמקד באופן מקומי רק במחסנים, יש לבחון כיצד הזמנות המכירה והרכש נכנסות לשרשרת האספקה הארגונית, מי נדרש לאשר חידוש מלאי נוסף הנחוץ לאספקה, כיצד נוצרות האינטראקציות בין הארגון לספקים מצד האספקה וללקוחות מצד ההפצה, בין הארגון לנותני שירות אחרים אשר מעורבים בתהליך שרשרת האספקה. חשוב על תוכנת ניהול המחסנים ככלי לגישור על פערים, בייחוד בתחום המידע שהתוכנה מאפשרת לאסוף ולשתף, חשוב על הנראות הווירטואלית של שרשרת האספקה בארגונך.
הסתכל על צרכים ועל תנועות מלאי ייחודיות לארגונך
תחומים הדורשים תשומת לב ייחודית הינם ייעודי מלאי מוגדרים עבור לקוחות או מספקים, יכולות נדירות של הארגון שלך שהן לא נורמטיביות לענף שבו הארגון פועל, יתכן ותקבל דרישות לא סטנדרטיות מהלקוחות שלך למהירות או גמישות בייחוד בעידן הסחר האלקטרוני המתרחב, עבודה עם אמזון או קמעונאים המבצעים משלוחי דרופשיפינג, יש לבדוק היתכנות כיצד תוכנת ניהול המחסנים מאפשרת טיפול בצרכים אלו.
ישנן תוכנות לניהול מחסנים אשר מתייחסות להחזרות לספקים כתנועה לא סטנדרטית מכיוון שהמלאי נדרש לנוע חזרה מהארגון אל היצרן המקורי. עוד בעיה נפוצה קשורה לפקודות עבודה ומנות ייצור מפוצלות במשלוח כמויות שונות, ביחוד כאשר נדרש ליקוט עבור קבוצת מוצרים חדשה. מצבים נוספים הדורשים התייחסות הנם : דרישות לקיבולת אחסון משתנה, דרישות בקרת איכות והבטחת איכות ייעודיות לפני משלוח עבור פריטים מסוימים ללקוחות בסקטורים טכנולוגיים שונים.
הוסף דרישות אלו לרשימה שלך על מנת לבחור בתוכנת ניהול המחסנים המתאימה עבורך.
בחן את הצעות המחיר שהתקבלו מהספקים ובנה קריטריונים לבחירת הפתרון האופטימלי
הקריטריונים לבחירת הספק של תוכנת ניהול המחסנים הנם ייחודיים לך, אין חליפה יחידה על המדף של הקריטריונים, אתה נדרש לתפור חליפה ייחודית עבורך של קריטריונים המותאמים לארגונך. על הפתרון לתת מענה לצרכים תפעוליים צפויים, להיות גמיש וניתן להרחבה.
רק פתרון שכזה יהווה מענה לצרכים העתידיים של הארגון בצפייה אל המחר עתיר השינויים.
להלן מספר קריטריונים אשר יאפשרו לדרג את הפתרונות השונים ולקבל את ההחלטה המיטבית :
- התאמה פונקציונאלית – כיצד היכולות של תוכנת ניהול המחסנים נותנות מענה לצרכים שלך, לרוב תוכנות ניהול המחסנים הנן בעלות פתרון מובנה לצרכים בסיסיים, לכן ייחס תשומת לב יתרה כיצד הפתרונות ייתנו מענה לצרכים והתהליכים הייחודיים לארגונך, וקח בחשבון צמיחה לשנים הבאות, האם הפתרון יעמוד בצרכים התפעוליים הללו.
יותר חשוב, הבטח מראש כי כל עבודה הנדרשת להתווסף כדי לעמוד בצרכים שלך, מושגת על ידי התצורה הקיימת של התוכנה ולא עבודת תכנות נוספת. המפתח לחסכון בעלויות הינו הטמעה והבטחה להרחבות עתידיות מותאמות על מנת להשיג עלות בעלות כוללת – מחיר לאורך כל חיי התוכנה – עדיף.
- אינטגרציה לטכנולוגיה קיימת ועתידית – על המערכות הקיימות בשטח המורכבות מרובוטיקה, תוכנת ERP, אוטומציה אחרת ומערכות שרשרת אספקה אחרות להיות חלק אינטגרלי מהטמעה הן בהיבט הזמן והן בהיבט הפיננסי, עליך להתחשב בגורמים רבים כאשר אתה מתכנן את לוח הזמנים והתקציב של פרויקט ההטמעה, תחילה בארכיטקטורת המערכת וניהול הקונפיגורציה – התצורה של הפתרון, היכולת לכוונן מערכת באופן מהיר ונח ישפיעו על עלויות ההטמעה בתחילה, ולבסוף אף על עלות הבעלות הכוללת בטווח הרחוק.
- תצורה- קונפיגורציה וגמישות – האם תוכנת ניהול המחסנים שתבחר תצמח ותתפתח יחד עם השינויים בצורכי הארגון ? האם אתה יכול לבצע שינויים במערכת בעצמך, או שאתה נדרש לחזור לספק התוכנה על מנת לבצע שינויים, מה מבין האפשריות יהיה התמהיל הנכון של עלות וזמן עבורך ? התייחסות להיבט זה תשנה את עלות הבעלות הכוללת באופן דרמטי.
- נוחות השימוש – האם זה יהיה פשוט לחברי צוות המחסנאים ללמוד ולעבוד באופן קל וטבעי ? האם ממשק המשתמש הינו אינטואיטיבי וידידותי למשמש.
- ארכיטקטורה – הרבה מתוכנות ניהול המחסנים כיום נבנות על בסיס ארכיטקטורה מיושנת ולא עדכנית, שאינה מותאמת לטכנולוגיות החדישות כיום, והכי חשוב על מערכת הארכיטקטורה תוכנה וחומרה לאפשר הרחבות כך שהארגון שלך יצמח מעבר ליכולות שהמערכת שנבחרה מסוגלת לתת מענה. תוכנת ניהול מחסנים הינה השקעה לטווח ארוך, וכל עוד הארגון שלך משתנה וצומח, אתה מעוניין שהמערכת תסתגל לכך בהתאם, כדי שלא תצטרך להחליף מערכת כל 3 שנים. בנוסף, עם הארכיטקטורה הנכונה המאפשרת לך כלים גרפיים ליישום ללא שימוש בכתיבת קוד, תוכל להוריד את עלות התמיכה והתחזוקה של הארגון, על ידי בעלות מלאה על התוכנה, ולא תידרש להיות נתון לרחמים של ספקי תוכנת ניהול המחסנים שנבחרה
- החזר השקעהReturn On Investment ROI ועלות הבעלות הכוללת Total Cost of Ownership TCO – מחיר – הינו שיקול מפתח בהחלטות בסדר גדול משמעותי, ואף יותר חשוב מכך הינה עלות הבעלות הכוללת, זאת אומרת העלות של כל מחזור חיי התוכנה מכיוון שזוהי השקעה שיש לבחון אותה לטווח הארוך, האם הפתרון ידרוש הרבה התאמות על מנת למלא את צורכי הארגון ? מה הוא לוח הזמנים הטיפוסי עבור ההטמעה ? אם המערכת שלך עלתה ורצה מהר אתה תהיה בעל ערך מוסף גבוה יותר בשוק, איך מערך האפשרויות משפיע על העלות לאורך זמן ? כמה האינטגרציה למערכות האחרות תשפיע על העלות הכוללת ולוח הזמנים ? תאימות בתצורה, גמישות ומהירות של הפתרון מהווים קריטריון מפתח על מנת לבחון את עלות הבעלות הכוללת ואת החזר ההשקעה.
- מחויבות מספק תוכנת ניהול המחסנים – ההצלחה שלך תלויה במציאת הפתרון הנכון, תכנון והטמעה באמצעות מערכת יחסים עם ספק תוכנה אמין המושתת על שגשוג הדדי והסתכלות ארוכת טווח, האם אתה מרגיש רמת אמון ומחויבות הדדית כזאת מהספק התוכנה ? האם אתה מוערך כלקוח לטווח ארוך ? מומלץ עבורך להתבונן על הניסיון והכישורים של הארגונים אליהם אתה מעוניין להתקשר בברית ארוכת טווח, אתה ראוי לשותף אשר מחויב לשוק הספציפי שבו אתה פועל וכי לספק הפוטנציאלי יש רשימה ארוכה של לקוחות שבעי רצון, זה מקובל לגמרי לבקש המלצות מלקוחותיו של הספק הפוטנציאלי.
צוות Made4Net מקווים כי קריאת מאמר קצר זה תסייע לך בתהליך מציאת ספק עבור תוכנת ניהול המחסנים בארגונך, אתה מוזמן לשאול שאלות, לשתף ולבקש הדגמה על מנת לבחון מה יש לחברתנו להציע עבורך, יתכן ומאמר זה יעזור ויתרום לך בהבנה על האופציות הזמינות ויזרז את תהליך הבחירה שלך.
—————–