מאת: ריקי אביבי*
איזה מנהל רכש מצליח לשבת בכסא, לשמוע את המשפט הזה מבלי לזוז באי נוחות?!
העולם הדיגיטלי והרכש הגלובלי צובר יותר ויותר תאוצה, וכמות הרכישות באשראי וההיקף הכספי גדלים ומתרחבים וכפועל יוצא, גדלה גם העבודה הארגונית הנדרשת לצורך בקרה וניהול הפעילות הזו.
רכש באשראי יכול להיות מגוון מאוד, הוא יכול להיות עבור שירות SaaS, תוכנות ורישיונות המתחדשים מידי שנה או כאלו המיועדים לתקופה קצרה של מס' חודשים בלבד, אך גם רישום לכנסים, כרטיסי טיסה לעובדים וגם רכש כללי בסכומים קטנים, שלרוב נדרש בעבורם תשלומים מידיים. כך או כך, עולם התשלומים הארגוני והשימוש בכרטיס אשראי תאגידי יכולים להפוך מורכב ולפעילות שגוזלת זמן רב.
אתם שואלים – מהן התשומות הארגוניות הכרוכות בתשלומי אשראי?
אני עונה – זה מתחיל ממרדף אחר קבלות חודש בחודשו ממשתמשי הקצה, מעקב אחר רישיונות וחידושים אוטומטיים משום שבהרבה מקרים, ברגע שמוזן כרטיס האשראי, כל עוד לא נאמר או בוצע אחרת, החיוב ימשיך. בנוסף, חיוב התקציב הנכון והמעקב אחר פירוט התשלומים כפי שמופיעים בחברת האשראי דורשים תשומות זמן וניהול ובארגונים בינוניים וגדולים, לרוב מדובר במספר גורמים ארגוניים שמעורבים בתהליך ומכאן גם משך הזמן שמתארך לצורך הבירורים.
אתם שואלים – מהם הסיכונים בכרטיסי אשראי ארגוניים?
אני עונה – ללא אוטומציה ובקרות נאותות, שימוש בכרטיסי אשראי ארגוניים עלול להוביל להוצאות לא מאושרות וליצור טעויות חשבונאיות. אם ניהול כרטיס האשראי אינו אוטומטי, ייתכן שעסקאות רבות לא ייבדקו עד לקבלת פירוט כרטיס האשראי. גרוע מכך, חברה עם בקרות גרועות עשויה לאשר תשלום עסקה בכרטיס אשראי מזויף.
אז מה עושים?
מי שמכיר את הכתבות שלי יודע שאני אוהבת לחפש פתרונות לבעיות, לסקור אותם ולהציגם. אז חיפשתי ומצאתי שיש פתרונות ואף שמחתי לגלות שיש פתרון מתוצרת ישראלית. כלל הכלים שסקרתי מאפשרים ניהול התשלומים במקום אחד. אציין 3 כלים מובילים ששווים בדיקה: Rho, Navan ו- Brex.
אך בנוסף לכלים הללו, ובמיוחד בימים אלו אתן מקום מורחב לכלי הישראלי – Mesh. כאמור, מדובר בפיתוח ישראלי מוצר המאפשר לחברות לשלוט על התשלומים שהן מבצעות עם כרטיס האשראי העסקי של הארגון ולנהל אותם בקלות.
הפתרון מבוסס על הנפקת כרטיס אשראי וירטואלי עם אפשרות לתשלומים אונליין ואופליין, חיבור לארנקים דיגיטליים כמו Apple Pay ו-Google Pay ועוד. באופן הזה, לא נדרש שיהיה כרטיס אשראי פיזי, וארגנים יכולים לשלם פר עסקה, לנהל את כל התשלומים במקום אחד, לעשות אוטומציה לכל הקבלות, כך שאנשי הכספים או הרכש של החברה לא יצטרכו לרדוף אחרי קבלות. כמו-כן באמצעות שימוש בכלי ניתן לבטל תשלומים בלחיצה אחת, לאשר תשלום ולעדכן באופן אוטומטי את מערכת ה-ERP ועוד. בנוסף החברה מספקת דשבורד נתונים ותובנות על התשלומים שנעשו וייעשו.
עכשיו, משאתם מצוידים בכל המידע הזה, אולי כדאי שהרכישה הבאה שתעשו באשראי, תהיה עבור כלי לניהול תשלומי האשראי…
************************
*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר: [email protected]
*************
מקור התמונה: https://innoviti.com/blog/how-to-accept-credit-card-payments/