מרלו"ג- להתאים את המבנה לארגון או להתאים את הארגון למבנה
רכשתם קרקע והתחלתם לתכנן את המרכז הלוגיסטי שיצעיד את החברה שלכם קדימה. יאפשר לכם לגדול, לצמוח ולהמשיך להתחרות . בקיצור, להעביר את העסק שלכם לרמה אחרת. אחת השאלות הגדולות שצריכות לעלות בשלב זה של טרום תיכנון היא "האם לתכנן את המבנה עבור הארגון הקיים (אותו דבר רק יותר גדול) או שזו ההזדמנות לעשות את הדברים אחרת?"
בשעה טובה, רכשתם קרקע והתחלתם לתכנן את המרכז הלוגיסטי שיצעיד את החברה שלכם קדימה. יאפשר לכם לגדול, לצמוח ולהמשיך להתחרות . בקיצור, להעביר את העסק שלכם לרמה אחרת.
אחת השאלות הגדולות שצריכות לעלות בשלב זה של טרום תיכנון היא "האם לתכנן את המבנה עבור הארגון הקיים (אותו דבר רק יותר גדול) או שזו ההזדמנות לעשות את הדברים אחרת?"
התלבטות לא פשוטה, אבל מבחינתי, אין שאלה. ארגון שבונה מרלו"ג חדש צריך לנצל את ההזדמנות לחשוב את עצמו מחדש תוך ניצול כל הניסיון, הידע והיכולות שצבר עד כה .
ולכן על הארגון לפנות במקביל לשני הנתיבים. להתאים את המבנה לארגון ולהתאים את הארגון למבנה. שני נתיבים שונים שיוצאים מנקודות מרוחקות אך מוצאים נקודות השקה במהלך הפרוייקט.
במאמר זה אסקור מספר דוגמאות שימחישו את הדילמה, בתקווה שיסייעו לכם בדרככם הארוכה אך מסעירה, בדרך אל משכנכם החדש.
הקמת מבנה לוגיסטי מבוסס אוטומציה היא דוגמא טובה להתקדמות בשני הנתיבים.
מצד אחד, הכנסת אוטומציה לתהליך הלוגיסטי מאפשרת חשיבה חדשה על דרכי הפעולה. מערכות אוטומטיות מאפשרות ללוגיסטיקה שלנו יכולות שלא היו זמינות לה בעבר כגון: ניהול מדויק יותר של המלאי, החלטות מיקום של משטחים מתבססות על מתודולוגיה ולא על החלטת מלגזן, ערך המלאי שנשמר ואינו נתון לחוסר ניסיונו או מצב רוחו של העובד, היכולות לעבוד בכמויות קטנות יותר ולפנות שטח רצפה שהיה תפוס ע"י מלאי איטי, לאפשר למערכות לעבוד ברקע ולהביא עבורכם את המשטח המלא בדיוק בזמן שאתם צריכים אותו, ואפילו לקחת אותו מיד בחזרה.
מצד שני, מערך אוטומטי דורש שיטתיות ודיוק מכל המקורות שמעבירים את המלאים שלהם לניהול המרלו"ג: מטען על משטח צריך להיבנות כך שלא יחרוג מגבולות המשטח. משטחי העץ צריכים להיות תקינים אחידים ומדויקים כדי שלא יפלטו לנתיב החריגים במערכת הקבלה. הקרטונים צריכים להיות חזקים ומלאים כך שהמלאי לא יצבור נטייה על צידו במהלך שהייתו על המדף. מדבקות זיהוי צריכות להיות מודבקות בדיוק במקום הנכון כדי להיקרא בעת הפריקה והאחסון בציוד אוטומטי.
אם לא נדע להתאים את הארגון שלנו לעבודה מדויקת כמו שדורשת מערכת האוטומציה, המערכת לא תעבוד ביעילות הנדרשת.
במקרה זה התאמת הארגון למבנה דורשת בדיקה עצמית והשקעת משאבים, כספיים, ניהוליים והנדסיים כאחד. יש לבחון את יכולת הארגון שלנו לעמוד בכל אחת משיטות האוטומציה המוצעות ולהחליט על החלופה המועדפת בכפוף ליכולות הארגון לאמץ אותה. יש לתקצב את ההתארגנות החדשה ולהקצות את משאבי הניהול הדרושים כדי ליישם אותה למועד הנכון בפרוייקט.
דוגמא שניה היא הצורך בשמירה על המשאב האנושי. כארגון יצרני ויעיל, השאיפה שלנו היא שעובדים, שעשו אתנו כברת דרך ומהווים את הליבה בעלת הניסיון שמניעה את הארגון, יעברו אתנו למרלו"ג החדש. חלק מהעובדים עשויים לתפוס את המעבר למיקום חדש ומרוחק, כשינוי שלא יוכלו לעמוד בו. התארגנות של נסיעה מהבית לעבודה וחזרה, התארגנות מחודשת מול מסגרות החינוך של הילדים, התארגנות מחדש מול סדר היום של בן/בת הזוג, ואפילו שאלת זמינות קווי תחבורה באזור חדש. כל אלו אינם מוכרים לעובד ולכן מאיימים עליו עד למצב בו יהיה מוכן לעזוב את הארגון ולחפש מקום עבודה חדש קרוב לבית.
במקרה המתואר בדוגמא זו, הארגון צריך לבחון את הסיכון שבאיבוד עובדים ולהציע מגוון פתרונות שיסייעו לעובדים הוותיקים לאמץ את ההזדמנות שבמרלו"ג חדש ולהתקדם עם הארגון לדור הבא.
אחד הפתרונות הוא הקמת מערך הסעות לעובדים. פתרון מורכב ויקר. פתרון יקר – משום שהוא לא נמצא כיום ברשימת ההוצאות של חלק מהארגונים. פתרון מורכב – כי יש צורך בתיכנון קווי ההסעה כך שיהיו קרובים מספיק לביתו של העובד, שלא יצריכו ממנו זמן רב להגעה לנקודת ההסעה וימשכו זמן סביר עד הגעתו לעבודה.
התאמת המבנה לארגון תדרוש מאתנו, במקרה זה, לתכנן את דרכי הגישה של רכבי ההסעה, היכן ימתינו עד יציאת העובדים מהמשמרת, איך נשלט את הרציפים של הקווים הממתינים ליציאה, מה גודל רכבי ההסעות וכו'. שאלה אמיתית שעלתה באחד הפרוייקטים היא היכולת להשתמש במקלחות שהקצה הארגון לעובדים אם העובד צריך למהר בסיום המשמרת ולהספיק לרכב ההסעה שממתין לו.
במקרה של דוגמא זו, יהיה צורך גם להתאים את הארגון למבנה. לאשר את הצורך בהסעות, לתקצב אותו, להגדיר מי זכאי להסעה ומי לא ועוד.
דוגמא שלישית היא תיכנון משרדי המרלו"ג ו/או בניין משרדים הצמוד אליו
אם אתם בונים מרכז לוגיסטי חדש, כנראה שאתם יושבים במרכז הישן במשך תקופה ארוכה. עם חלוף השנים מאז הקמת המבנה הישן, הארגון שלכם עבר לא מעט שינויים שאילצו אתכם לאמץ שינויים פיזיים כגון תוספת משרדים, התאמת שטחים קיימים כדי לאכלס יותר עובדים ועוד.
כאשר מתכננים מבנה חדש יש חשיבות להגדרת העקרונות על פיהם נתכנן את המשרדים ועל פיהם נושיב את העובדים והמנהלים במקומם החדש. העקרונות המנחים יהיו למשל דרג המנהל או העובד וגודל המשרד הנכון לדרג, האם המנהל מנהל עובדים או מבצע תפקיד פונקציונאלי שדורש הקצאת מקום ישיבה לאורחים, כמה עובדים יושבים בחדר אחד, האם ישבו פנים מול פנים או בסידור אחר, האם מקובל לשבת עם הגב לדלת הכניסה למשרד, האם אנחנו רוצים לאמץ גישה של עבודה ב OPEN SPACE. ועוד ועוד . במקרה זה נצטרך לקבל החלטה היכן להתאים את המבנה לארגון והיכן להתעקש ולהתאים את הארגון למבנה. בכל מקרה יהיה עלינו לשווק את העקרונות עליהם החליט הארגון למנהלים ולעובדים. תמיד יהיו כאלו שישמחו בעקרונות החדשים ויהיו כאלו שירגישו נפגעים משינוי התנאים אליהם הורגלו.
עד כמה שנרצה לרצות את כולם, בסופו של דבר עלות הפרוייקט היא שקובעת. תהליך זה הוא אחד המאתגרים בתהליך תיכנון המרלו"ג החדש. בהתנהלות נכונה של מנהל הפרוייקט בשיתוף משאבי אנוש, אפשר יהיה לצלוח את האתגר.
הדילמות שעומדות בפנינו אינן מסתכמות בשלוש הדוגמאות שפרשתי בפניכם, מבלי לפרט אציין גם את נושא העבודה מול ספקים על דרישות אספקה חדשות, עבודה מול המפיצים בתיכנון קווי ההפצה מחדש ואולי אף הצורך לפצות אותם על תוספת ק"מ והוצאות דלק, עבודה מול הרשות המקומית וקבלת רישיון עסק חדש לנושאים שלא נדרשנו להם בעבר, עבודה מול משרדי ממשלה והכרות עם תקנות וחוקים שלא חלו עלינו באתר הישן. ועוד, ועוד.
תיכנון והקמה של מרלו"ג חדש פורש בפנינו אתגרים רבים שאינם בהכרח קשורים להתנהלות הלוגיסטית. שיתוף של בעלי עניין שונים כבר בתחילת שלב התיכנון וקבלת ההחלטות משותפת יאפשרו לנו לתכנן ולהקים מרלו"ג שמתאים לארגון ויאפשרו לנו להתאים את הארגון לעבודה יעילה במרלו"ג החדש.
——————-
*אבי קרוטמן – מהנדס תעשיה וניהול בעל ותק של 22 שנה. בעל ניסיון עשיר בתיכנון הטמעה ושיפור תהליכים בלוגיסטיקה, תפעול וייצור והקמת מערכות ניהול איכות במגוון ארגונים. שימש בשנים האחרונות כנציג היזם ומהנדס ראשי מטעם הלקוח בפרוייקטי הקמה בהיקפים של 500 מיליון ₪ כל אחד. עצמאי ומייעץ לחברות בתהליכי תיכנון הקמה ומעבר למרכזים לוגיסטיים, בניני משרדים ומפעלים.