מנהלי רכש, למה אתם מחכים?! נכון שכולם מדברים על AI , אבל BI הייתה פה קודם

מאת: ריקי אביבי*

העולם צועד קדימה, את זה כולנו חווים ויודעים. הטכנולוגיה מתפתחת בקצב מהיר ובזמן שמישהו מתמהמה בהטמעת כלים חדשים שעשויים לסייע לעסק שלו, מישהו אחר כבר מיישם ומשתמש בה לטובתו.

BI  – בינה עסקית (ובאנגלית Business Intelligence) קיימת ומוכרת מזה זמן אך עדיין לא נפוצה מספיק בארגונים או שקיימת במחלקות שתשומת הלב הארגונית מופנית אליהם כמו מכירות, תפעול אך לצערי, פחות ביחידות הרכש. מדוע היא חשובה דווקא ברכש וכיצד היא עשויה לתרום לפעילות העסקית של הארגון? על כך בשורות הבאות.

בינה עסקית היא תחום טכנולוגי שעוסק באיסוף נתונים והצגתם בצורה ויזואלית נגישה וברורה לצורך ניתוח הפעילות העסקית. בעידן ה- BIG DATA, הצורך בבינה העסקית עלה ככל שכמות הנתונים הלכה וגדלה באופן טבעי מעצם הפעילות העסקית.

מכאן למדים שלכל ארגון יש את נקודת המבט שלו ולכן חשוב לאפיין את ה-BI עם מנהלי היחידה שיצטרכו לעשות שימוש ב- BI  ויחד עמם, להגיע להחלטה אילו פרמטרים וקטגוריות מידע חשובים להם ואותם להציג.

לדוגמא ניקח יח' רכש שכל הנתונים שהיא מייצרת נערמים ב- ERP ואמנם, ניתן להפיק דו"ח ייעודי בכל רגע נתון, אך הפקת הדו"ח באופן יזום לא תמיד מקבלת סדר עדיפות גבוה. לרוב זה קורה משום שרכש הוא תחום תפעולי המאופיין כבעל קצב מהיר ורווי בבלת"מ מה גורם לדחיקת הטיפול בדברים החשובים והפניית משאבי זמן ואנרגיה לדברים דחופים.

רובנו כבר מכירים את מודל "דחוף-חשוב" של סטיבן קובי (מתוך הספר "שבעת ההרגלים לאנשים אפקטיביים במיוחד") ואנו יודעים שעלינו לפנות זמן ולעסוק גם בפעולות תכנון ומנע. הטמעה של מודול BI  עונה בדיוק לצורך בניהול הזמן ובקיצור משמעותי של זמני הפקת דוחות ודליית הנתונים מהם ולא רק זה, אלא שמודול זה מעניק גם את האפשרות לתכנן ולקבוע יעדים ואסטרטגיות על סמך נתונים. כך יוצא שתופסים 2 ציפורים במכה אחת.

מידע רב ערך מוצג פלטפורמת BI. בכל רגע ורגע, המנהל עם גישה למידע מדויק וקטגורי על הפעילות העסקית של היחידה שלו. זה יכול להיות מרמת הפריט הכי פשוט עד להשוואת היקפים כספיים בין שנות פעילות, רזולוציה ברמת יומית, חודשית או שבועית, ניתוח הוצאות לפי ענפי רכש, גידול או קיטון במספר הספקים וכיוצ"ב.

איך עושים את זה בפועל? מחליטים על פלטפורמה טכנולוגית מתאימה מאלו הקיימות בשוק. בכל ארגון בינוני ומעלה המחזיק מערכת ERP כגון Oracle  / Sap יכול לבחון את מודול ה-BI שמוצע מטעם החברה ולהחליט אם לרכוש או לא. מי שלא מעונין ברכישת מודולים אלה, יכול לבנות מודול BI בעזרת פלטפורמות אחרות אשר מתממשקות ל-ERP כדוגמת Tableau/ Microsoft Power BI וכיוצ"ב. כמובן שזהו עניין שמצריך בחינה טכנולוגית וכלכלית.

השלב הבא, לאחר שכבר קיים מודל BI הוא האפיון של הנתונים והצגתם. מה שיפה בשלב הזה הוא שהרצונות והצרכים של הארגון ושל מנהל הרכש בפרט יכולים לבוא לידי ביטוי במלוא עוצמתם. ניתן לאפיין תצוגות מגוונות ובפילוחים שונים ולקבל תמונה מדוייקת לארגון.

בסיום תהליך האפיון ולאחר הטמעה פשוטה, המשתמשים זוכים בזמינות של תמונה עדכנית, ויזואלית פשוטה ונוחה לתפעול, תוך ניתוח והצגת נתונים בצורה יעילה ונבונה  המאפשרת קבלת החלטות ניהוליות לשיפור ביצועי הארגון.

מנהל היח' יוכל לקבוע אסטרטגיות עסקיות לטיפול מול ספקים מסויימים, הרחבה של התקשרות, הוזלה ואף ביטול התקשרויות מסוימות במקרה של זיהוי דפוס שפחות רצוי מבחינה עסקית. בנוסף, אפשר לזהות גם תהליכי עבודה פחות יעילים עפ"י משך הזמן שהם אורכים ולבחון אם יש צורך בשינוי שלהם מה שיוביל בהכרח להתייעלות והפחתת תקורות ועומסים.

 

מנהלי רכש, למה אתם מחכים?! בעולם של AI כשכולם מדברים על טכנולוגיות מתקדמות, לפני שתגיע סוג של בינה חדשה, הגיע הזמן ליישם – BI.

*******************

*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר:

[email protected]

———–

מקור התמונה הראשית: /www.hypergene.com/resources/blog/what-is-business-intelligence