מאת משה שלו, כתב ראשי לאתר "שרשרת האספקה"
ענף הלוגיסטיקה-שרשרת האספקה הוא מן המורכבים והמסובכים ביותר. ומכאן – גם הרבה סיכונים כמו גם "סיכויים" לנזקים ולתביעות. אפילו התוכניות הטובות ביותר של שולחים חכמים עלולות להתערער על ידי הבלבול הגדול של המשלוח – אובדן, גניבות, נזקים ותביעות לכל אורך הדרך משלב הספק, האחסון, השילוח, התובלה, ועוד.
לא רק שנזק, אובדן ותביעות מגדילים את עלויות ההובלה הכוללות הם גם יכולים לתקוע טריז בין שותפי המשלוח שלך. "למרבה המזל", אתה יכול לנקוט בצעדים רבים כדי להפחית סיכונים אלה.
הדרך הטובה ביותר למזער את הסיכון עבור כל הצדדים המעורבים היא להתעקש על שותפויות חזקות בינך לבין הספק שלך וספק התחבורה. כשכולם עובדים יחד, תהליך האריזה, המשלוח והקבלה הופך להיות יעיל ומבטיח שהמשלוח שלך יגיע בזמן, בתקציב ובמצב הנכון.
הספרות המקצועית מביאה כמה צעדים יזומים שהארגון יכול לנקוט הן חיצונית והן פנימית כדי למנוע נזקי שילוח הובלה, אחסון ותביעות.
בצד הספק: הצעד הבסיסי ביותר שאתה יכול לעשות מתחיל באופן שבו הספק שלך מכין את ההובלה. לרוב, ההנחיות הפשוטות ביותר הן שעושות את ההבדל הגדול ביותר. עליך לבדוק באופן עקבי עד כמה הספקים שלך מקפידים על נהלים נאותים בעת אריזת המשלוחים שלך.
כמה דברים שצריך לבדוק כוללים:
- האריזה. המשלוחים צריכים להיות במכולה המתאימה לתכולתה. לעולם אל תחרוג מהמשקל הכולל המרבי של המיכל, אשר מזוהה בתעודת יצרן הקופסאות המודפסת על הדש התחתון של הקופסה.
מיכלים או קופסאות צריכים להיות גדולים מספיק כדי לאפשר מקום לחומר ריפוד הולם בכל צידי התוכן. הם צריכים להיות במצב טוב ונוקשה ללא פנצ'רים, קרעים, או נזק בפינות. כל הדשים צריכים להיות שלמים.
כל פריט בתוך המיכל צריך להיות עטוף בנפרד. פריטים שבירים צריכים גם הפרדה נאותה זה מזה וגם מרווח מהפינות והצדדים של הקופסה. אסור לפריטי זכוכית לגעת בפריטי זכוכית אחרים. חומר ריפוד מתאים, בשילוב מיכל חיצוני חזק, יגן על המשלוח.
סגירה נכונה ורצועה של המיכל חשובה לא פחות מריפוד הולם. יש לסגור את הקופסאות היטב עם סרט חזק – כגון פלסטיק רגיש ללחץ, סרט נייר מופעל במים או סרט מחוזק המופעל במים – ברוחב שני אינצ'ים או יותר. לעולם אל תשתמש במסקינטייפ, סלוטייפ, חוט או נייר מעל עטיפה.
- תיוג משלוח. כדי להבטיח אספקה מדויקת, המשלוח צריך להיות מסומן כראוי. פעל תמיד לפי ההנחיות הבאות:
- הסר או כסה לחלוטין תוויות ישנות.
- הנח תוויות על החלק העליון של הקופסה.
- השתמש רק בתווית כתובת אחת כדי למנוע בלבול.
- אל תניח תוויות על תפר או סגירה על גבי סרט איטום.
- הצב טופס כפול של פרטי כתובת בתוך המיכל להגנה נוספת.
- אתה תמיד אמור להיות מסוגל לאתר כתובת החזרה מלאה על תווית המשלוח.
בצד הנכנס/הקבלה: שינוי משמורת הוא רגע קריטי בתהליך הלוגיסטי, והוא אולי השיקול החשוב ביותר כאשר המשלוח שלך מגיע. זה הכרחי שיהיו לך עובדים מוסמכים ומאומנים כדי לבדוק ביסודיות את ההובלה.
יש להשוות כל משלוח לחשבון האוויר או המשאית. האם המספר הנכון של קופסאות נחשב? האם הקופסאות פגומות? אם הרצועות שבורות או אם קופסאות פתוחות, האם כל התכולה נחשבת? והכי חשוב, האם הבדיקות הללו נעשות ביסודיות לפני החתימה על המשלוח?
המרכיב הקריטי הבא הוא לוודא שכל המטענים מועברים ומאוחסנים כראוי. אם הוא פורק, הקפידו על תוויות הטיפול במטען, כמו גם על נהלי הערימה והפלטות הנכונים.
הדרך הטובה ביותר להבטיח שאתה נוקט בכל האמצעים כדי למנוע אובדן ונזק מצדך היא לבחור אנשים מוסמכים לנהל את התהליך. אתה גם צריך לספק כיוון ברור באמצעות מדריכי הדרכה ומדריכי עזר.
בצד המוביל או השותף להובלה: אולי ההיבט האחרון והחשוב ביותר בניהול נזקים ותביעות הוא שיתוף פעולה עם מוביל אמין. אתה צריך לבדוק לעתים קרובות את כלי הרכב של המוביל שלך. בקביעת מצבם ניתן להסיק מסקנות לגבי פעולתם באופן כללי. כמו כן, בצעו בדיקה באתר של הפעילות והמתקן של המוביל שלכם. ראה, ממקור ראשון, איך הוא משלב ומערבב את המשא שלו.
כאשר שוקלים שותף לתחבורה, הנה כמה שאלות שכדאי לשאול:
- האם המוביל עורך בדיקות רקע על האנשים האחראים על הקבלה, האחסנה והאחסון?
- מהו שיעור התביעות הנוכחי?
- באילו תקני איכות, כמו ISO9000, הוא עומד?
- כיצד מעבירים מטען בתוך מתקן המוביל?
- האם מתקן המוביל מאובטח?
- האם המוביל מקיים פעולות משלוח וקבלה נפרדות לצורך אבטחה?
- האם הציוד של המוביל מתקדם?
- האם המוביל עורך בדיקות רציף?
- האם הספק TAPA מוסמך?
ומכאן "עשרת הדברות" למניעת נזקים וכל הכרוך בהם:
לפניך מסלול בקרה נוסף ולא פשוט:
- להעריך ולזהות סיכונים נוכחיים. הסתכלו בצורה ביקורתית על העסק שלכם ותזהו אזורים עם חשיפה לסיכונים. זיהוי והערכת תרחישי שיבוש פוטנציאליים בשרשרת האספקה.
- תעדוף לפי הסתברות והשפעה. כיסוי כל תרחיש הוא בלתי אפשרי, אז תעדוף סיכונים פוטנציאליים לפי הסבירות שהם יכולים להתרחש בפועל. לאחר מכן העריכו את ההשפעה הפיננסית והמותגית של כל אירוע. פתח תוכניות מגירה לצמצום, החל מתרחישי הסיכון הסבירים והמשפיעים ביותר.
- ודא איכות הספק. ספקים יכולים להשפיע על המוניטין של החברה שלך. בנוסף להבטחת איכות הסחורה של הספקים, היו מודעים לאופן שבו הם מתייחסים לעובדים, לחומרי מקור ולאינטראקציה עם שותפים אחרים. ביצוע בדיקת נאותות פיננסית כדי להבטיח כדאיות ספקים לטווח ארוך.
- גיוון ספקים. אל תסתמך על מקור אחד עבור חומרים או מוצרים. רצוי להשיג ממקומות בעלות נמוכה ברחבי העולם, אם לא ניתן לספק סחורה בזמן, שרשרת האספקה שלך הופכת לפגיעה ורצוי להיות בקשר עם ספקים משניים אמינים באזורים שונים כדי למזער סיכון זה.
- היו מודעים לסיכונים של הספקים. היו מודעים לסיכונים שעלולים לעמוד בפני הספקים שלכם, כולל ציות לתקנות, סיכוני מדינה, תנאים כלכליים ופוליטיים או כל דבר שעשוי להשפיע על יכולתם לשרת אתכם.
- כלול שותפים בתכנון סיכונים. עבוד עם ספקים, ספקי תחבורה, מרכזי ניהול נתונים ולקוחות כדי להבטיח שיש להם תוכניות התאוששות מאסון והמשכיות עסקית שתואמות את שלך. שילובם בתכנון ניהול סיכונים מחזק את חשיבותם כשותפים ומעלה את תפקידם בהפחתת סיכונים.
- רכישת ביטוח מטען. ביטוח חשוב בהיבטים רבים של החיים. זה צריך להיות חשוב באותה מידה בשרשרת האספקה שלך. התחל בהבנה שחבות המוביל אינה ביטוח. לאחר מכן מצא ספק ביטוח מטענים שיכול להגן על משלוחים במעבר, כמו גם סחורות מאוחסנות, מפני אובדן או נזק בכל מקום בעולם, לא משנה המוביל או אופן ההובלה.
- היו שקופים עם שותפים. שתף מידע, כגון תחזיות מכירות מוגברות, וכלול שותפים בשינויים בעיצוב המוצר. זה עוזר לספקים לקבל את המוצר הנכון זמין בעת הצורך. באופן דומה, אם תחזיות המכירות יורדות, יידעו זאת גם לשותפים. הם יעריכו את תשומת הלב, וזה יחזק את מערכת היחסים שלכם.
- שקול ביטוח אשראי מסחרי. לקוחות המשלמים לאט או לא משלמים יכולים באמת להשפיע על ההון החוזר. ביטוח אשראי למסחר יכול להגן על השורה התחתונה שלך, לפנות הון ולעזור להבטיח אפשרויות מימון טובות יותר מהמלווים.
- סקור סיכונים מעת לעת. סקור את תרחישי הסיכון באופן קבוע וזיהוי שינויים בשרשרת האספקה שלך. הכנה היא הדרך הטובה ביותר להגן על החברה שלך מפני הפרעה בשרשרת האספקה.
זכרו, גרם של מניעה שווה קילו של תרופה.
——————–
מקור התמונות:
https://www.jaggaer.com/blog/supply-chain-risk-management/