מאת: ריקי אביבי*
בנוף העסקי והתחרותי של ימינו, ארגונים מכל סוג שהוא, שואפים ללא הרף לייעל את פעילותם ולשפר את רווחיותם.
ישנן 2 אסטרטגיות בסיסיות להשגת מטרה זו:
- הפחתת עלויות
- מניעת עלויות
בקריאה ראשונה, ייתכן שמתקבל הרושם שמונחים אלה דומים. אך למעשה, הם כוללים גישות שונות לניהול הוצאות ודורשים התייחסות של גורמים שונים.
מהי הפחתת עלויות?
הפחתת עלויות מתייחסת ליוזמות ארגוניות אשר נועדות למזער הוצאות מבלי לפגוע באיכות המוצרים או השירותים. אסטרטגיה זו כוללת זיהוי וביטול התנהלות "בזבזנית" , ייעול תהליכים, ניהול משא ומתן מחדש על חוזים, טיוב הקצאת משאבים והטמעת טכנולוגיות יעילות. המטרה העיקרית של הפחתת עלויות היא להשיג מבנה עלויות רזה יותר ולשפר את היעילות התפעולית.
במשפט אחד – הפחתת עלויות משקפת את הכסף שלא צריך להוציא על משהו כעת.
היכן צפוי שניווכח בהשפעה של תהליכי הפחתת עלויות?
- ניהול שרשרת אספקה: ניתוח ומיקסום של תהליכי רכש, ניהול מלאי, לוגיסטיקה והפצה במטרה להפחית עלויות הקשורות לאספקת טובין ושירותים.
- אופטימיזציה של תהליכים: זיהוי ושינוי של תהליכים עסקיים פחות יעילים בתחום הייצור, מימוש הזמנות ושירות לקוחות במטרה להפחית עלויות תפעול.
- אופטימיזציה של כוח אדם: אופטימיזציה של תכנון כוח אדם, ניהול ביצועים ותפוקת עובדים כדי להפחית עלויות הקשורות לעבודה מבלי לפגוע בשביעות הרצון ובמעורבות העובדים.
- טכנולוגיה ואוטומציה: אימוץ והטמעה של טכנולוגיה ואוטומציה כדי לייעל את התפעול, להפחית מאמצים ידניים ולשפר את הפרודוקטיביות, ובכך למזער עלויות.
- עלויות תקורה: הערכה ומזעור עלויות שאינן הליבה העסקית כגון שכירות משרדים וכדומה.
מהי מניעת עלויות?
מניעת עלויות, מתמקדת במניעת תרחישי הוצאות מלכתחילה. תהליכים אלו כרוכים בתכנון ובקרה ותלויים באמצעים יזומים לזיהוי עלויות פוטנציאליות ויישום אסטרטגיות להפחתתם או לביטולם. באופן זה, ארגונים יכולים להימנע מהוצאות נוספות.
במניעת עלויות, כל הפעולות ננקטות כדי להפחית עלויות עתידיות. לדוגמה, הוצאת כסף באופן קבוע כדי לעמוד כראוי בלוחות הזמנים של תחזוקה על כלי רכב וציוד של צי היא אסטרטגיית הימנעות עלויות. אי טיפול בתחזוקה ושמירה על הכל במצב תקין עלול להוביל לצורך לבצע תיקונים או החלפות יקרים יותר בעתיד. מתן אפשרות לעובדים להפעיל כלי רכב וציוד בתנאים גרועים עלול גם להגדיל את הסיכוי לתאונה.
למעשה, כל דבר שהוא פעולת מנע כדי למנוע עליות פוטנציאליות בעתיד הוא מניעת עלויות. זה לא משהו שניתן לראות או למדוד בתקציב או בדוחות הכספיים של ארגון. זה תהליך ארגוני חשוב שדורש מודעות, תכנון וניהול סיכונים.
במשפט אחד – מניעת עלויות פירושה – לא להוציא כסף בעתיד.
אחרי שהעמקנו ב-2 התהליכים החשובים האלו, אני מאמינה שבפעם הבאה שתנהלו משא ומתן או כאשר תבצעו אחזקה מונעת של תהליך כלשהוא, כבר תוכלו לקרוא לזה בשם הנכון 😊
—————–
*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשייה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר [email protected]
—————-
מקור תמונת האווירה: https://www.sydle.com/blog/cost-reduction-652581033715666b16b1c8a3