מאת: ריקי אביבי*
בהרבה ארגונים, תהליכי רכש שופעים פעולות ואבני דרך. החל מכתיבת נהלים והוראות עבודה דרך בקרה תקציבית, חוזים, תכנון וקליטה של מלאי וגם לבסוף מעקב ובקרה חשבונאית. אך מה קורה בסיומם של כל אלו? האם הארגון מבצע מעקב ובקרה על איכות השירות והמוצר שהארגון קיבל?
היום יותר ויותר ארגונים ומנהלי רכש מקדישים משאבים של זמן וניהול של כלי המיועד למדידה ולהערכת ביצועי הספקים שלהם וזוהי ללא ספק, פעולה אסטרטגית וחשובה מאין כמוה. מדוע? מעבר לכל המעלות שתיכף אמנה, מטרת העל היא העלאת איכות הרכש בארגון, ואיזה מנהל רכש מקצועי לא ישאף לכך?!
הערכה ודירוג ביצועי ספקים היא פעולה עסקית שמונחת על כתפו של מנהל/ת הרכש ואם היא נעשית נכון, היא תסייע בתהליכי בחירת הספקים, לשיפור ביצועים של ספקים אסטרטגיים ותעניק ערך מוסף הן לארגון והן לספק כך יוצא שקיימת הדדיות מסויימת בתהליך הזה ואפשרות ל-Win-Win.
תהליך הערכת ביצועי הספקים, מתכנס בסופו של דבר כהשפעה על יעילות תפעולית ומסחרית והלא זו עשויה להיות דרך אלגנטית לצמצום הוצאות או הגדלת הרווח הארגוני.
כיצד מייצרים תהליך כזה?
חשוב לציין שכל פעולות שאציין כאן הן משתנות מארגון לארגון, בהתאם למבנה הארגוני, המדיניות וכן הלאה.
- מגדירים עבור איזו אוכלוסיית ספקים נרצה לבצע הערכה. בארגונים גדולים בהם יש כמות גדולה מאוד של ספקים ולכן, אין טעם לבצע את ההערכה על כל ספק וספק. ייתכן ונרצה להקדיש משאבים רק לספקים האסטרטגיים שלנו או אולי נרצה לקחת מקבץ ספקים ממגוון של תחומים
- נגדיר מי יהיו אלו שידרגו את הספק. האם זהו הקניין ומשתמש הקצה או אולי זה יהיה גורם יחיד בלבד
- מגדירים את הקריטריונים החשובים בתהליך הרכש ואשר נכונים לארגון. זה יכול להיות עמידה בזמני אספקה, תחרותיות במחיר, שירות, זמינות, מענה לדרישות ובקשות וכן הלאה
- לנקוב במשקולות עבור כל קריטריון, על מנת שנדע לתת לכל רכיב את היחסיות הנכונה מתוך הציון הכולל
- הגדרת מדרג להענקת ציון, זה יכול להיות דירוג בין 1 עד 5 או 1 עד 100 וכיוצ"ב. זה בעיקר עניין של טעם אישי
- קביעת תדירות למילוי השאלון – חודשי/ רבעוני/ חצי שנתי, גם כאן ההגדרה היא תלוי ארגון וצורך.
אחרי שהגדרנו את כל הפרמטרים הנ"ל, למעשה, הצלחנו להרכיב תבנית של שאלון לניקוד. כעת, נותר לקבוע את מדיניות הטיפול במידע שיתקבל מניתוח הנתונים –
מה ייחשב בעיני מנהל/ת הרכש כציון נמוך לספק? ומה הפעולה שתתבצע עבור ספק כזה? פגישת ספק-לקוח עם הגדרת לו"ז לשיפור היא אופציה טובה, לפעמים אף שיחה קצרה מיישרת ומכוונת ולעיתים מגיעים למסקנה שזה הזמן להיפרד מספק מסוים. גם כאן כאמור, כל החלטה כזו היא לגופו של עניין ולגופו של ארגון.
להתרשמות כללית, הנה דוגמא בטבלה שלהלן, אשר לפיה הוגדרו קריטריונים שונים והציון שהוגדר כציון "עובר" לספק, הוא הציון 7 ומעלה.
*ציון עובר – 7 ומעלה
אפשר לראות שמבין 2 הספקים המוצגים, ספק א' קיבל ציון עובר, ואילו ספק ב' לא קיבל את הציון המינימלי ולכן, יהיה צורך לבדוק יותר לעומק היכן הבעיה מול ספק ב' והאם יש רצון או צורך לשפר ולהמשיך לעבוד יחד. באותו אופן, ניתן לבצע הערכה עבור ספקים והתקשרויות נוספות ולקבל תמונה מלאה על ביצועי הספקים שלנו.
עד כאן עסקתי בנושא רק מהצד של הארגון, אך הפעולה הזו נכונה והוגנת גם מבחינת הספק שכן, במצב שאין שביעות רצון ממנו, העניין מתגלה מהר יחסית כאשר עוד ניתן לתקן ולשפר וגם לזה יש ערך בשותפות שיש לארגונים מול ספקים. הספק זוכה לקבל חוות דעת ואפשרות לטייב את הרכיבים שדורשים התייחסות. הרבה פעמים, פעולות אלו משפרות את מערכת היחסים ספק-לקוח, וזהו עוד סוג של רווח.
אם כך, אוכל לסכם ולומר שמכיוון שהתקשרות עם ספקים אמינים ואיכותיים הם בגדר חובה ליעילותו ולרווחיותו של ארגון, משתלם ביותר להשקיע משאבי ניהול וזמן תוך שימוש בכלי הפשוט יחסית שהוצג כאן, במטרה לצמצם סיכונים ולהעלות את האיכות והרוחיות. מעבר לכל אלה, זהו היבט חשוב ומשמעותי בניהול ספקים והתקשרויות, כך שזה הולך יד ביד עם מעקב ובקרה שוטפת, ומוסיף לנו רובד נוסף כמנהלי רכש גם ברמה המקצועית.
. ————
*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר:
מקור התמונה: www.vendorascmsoftware.com