מאת: אבי קרוטמן*
בפרויקט ארוך ויקר כמו הקמת מרכז לוגיסטי גדול, מגדל משרדים או מפעל, התקציב עלול לקבל חיים משלו, אם לא ננהל אותו נכון. פרק הזמן הדרוש להקמה של מבנה כזה יכול לארוך 5-8 שנים מרגע שהארגון הכריז על כוונתו לצאת לדרך. הידע שלנו בתחילת הפרויקט אינו מספק לצורך הקמת תקציב אמיתי וסופי. חסר לנו הרבה מאוד מידע בשלב הזה כדי לבנות תקציב עליו ניתן יהיה להסתמך לאורך כל חיי הפרויקט
לפרויקט מסוג זה צריך למנות מנהל תקציב. איש כספים מטעם הארגון שיהיה יד ימינו של מנהל הפרוייקט. הנהלת הארגון תרצה לדעת, כבר בתחילת הדרך, כמה כסף נדרש להקצות לפרוייקט, לכמה שנים ואיך נוציא את הכסף לאורך שנות הפרוייקט. מנהל התקציב יסייע למנהל הפרוייקט לחשב ולהציג בפני ההנהלה את דרישת התקציב ופרישתו לאורך חיי הפרוייקט.
כדי לאמוד את התקציב הראשוני, אפשר ללמוד מפרויקטים דומים ועלויותיהם. מקור הידע לנתון זה נמצא בחברת הניהול שנשכרה לסייע למנהל הפרוייקט להוביל את הפרוייקט.
צריך להקצות מספר חודשים ללימוד ותכנון ראשוני לפני שמציגים תקציב ראשון. התיכנון הראשוני יכלול בד"כ למידת צרכים, הגדרת פרוגרמה וקבלת החלטות מעצבות שיעצבו את פני הבניין ואת פני הארגון לשנים הבאות (תקופת הבניה ועוד 15 שנה קדימה)
כמו בכל תקציב הקמה, במיוחד בשלבים המוקדמים של התיכנון, רב הנסתר על הגלוי. לכן עלינו להעמיד תקציב עבור הבלתי צפוי מראש (בצ"מ). בשלב הראשון הבצ"מ צריך להיות גדול. ניסיון מפרויקטים דומים מלמד כי החריגה מהתקציב שתוכנן בתחילת הדרך, נעה בין 15% ל 25%. אלו הסכומים שצריך להקצות לטובת הבלתי ידוע.
ככל שנתעמק ונתקדם בתכנון אפשר יהיה לדייק בתקציב. בהמשך הדרך כבר נחתום על הסכמים עם קבלנים ואז נוכל לדייק אותו שוב. בשלב בו מאשרים תוכניות והפרויקט מקבל אישורי עליה על הקרקע אפשר לבחון שוב את התקציב בכלל ואת הבצ"מ בפרט. אפשר לעדכן אותו אך אסור לרדת מתחת ל 15%. הסכום הזה יישאר על הנייר עד סוף הפרוייקט וישמש אתכם לכל ההפתעות שתגלו בתהליך ההקמה.
הסכום שאותו יש לשים בצד לטובת הבלתי ידוע ,מורכב למעשה משתי קטגוריות עיקריות:
שינויים שיהיו בהסכמים ידועים – שינויים במפרטים או בכמויות ביוזמת הלקוח, עליות מחיר (עברתם משנת תקציב לשנת תקציב אחרת ולא מימשתם הזמנה מספק, המחיר עשוי להשתנות), עיכובים בלוחות הזמנים שגורמים לקבלנים להציג דרישות לתוספת תשלום או עלויות אחסנה לציוד שהגיע והשטח איננו מוכן לקליטתו ועוד. מנהל הכספים יהיה שם לצידכם כדי לסייע לכם להתמודד עם הבקשות החריגות והשינויים.
תוספות בלתי צפויות – נושאים שלא ידענו על קיומם מראש כגון תקנות חדשות, צרכים שמעלה הארגון עם התקדמות הפרוייקט, טכנולוגיות חדשות שנכנסות לשימוש וראינו לנכון לאמצם כבר בפרוייקט הזה, דרישות כיבוי אש ורשות מקומית שמגיעות תמיד ברגע האחרון לפני קבלת אישור האכלוס ועוד ועוד.
זיכרו כי מנהלי הכספים, של הפרוייקט ושל הארגון, ינשפו בעורפכם במהלך כל הפרוייקט כדי לצמצם את התקציב בכלל ובפרט בתקציב הבצ"מ. מנהל הפרוייקט צריך לדעת כי מרבית הדרישות הלא צפויות, יגיעו אליו לקראת סוף הפרוייקט. כדאי מאוד להיערך לשלב הזה עם מרווח נשימה תקציבי, כדי לאפשר את סיום הפרוייקט בכלל ואת עמידתו בתקציב בפרט.
עימדו על דעתכם ואל תשחררו את תקציב הבצ"מ. תשאירו משהו גם לשלב ההתפשרות מול בקשות הקבלנים לתוספות וגם לשלב התביעות שלצערי מגיע כמעט בסוף כל פרוייקט שכזה.
אני מקווה שהמידע במאמר זה היה רלוונטי עבורכם. בכל מקרה אודה לכם על תגובות ועל שיתופים. בבקשה העבירו אותו לכאלו שיכולים להסתייע בו.
—————————————–
*אבי קרוטמן – יעוץ וניהול פרויקטים, 052-8288732
מקור התמונה: https://www.datarails.com/business-budgeting/