מאת אלעד ארם *
קשה להמעיט בערכה של מחלקת אחזקה במפעל תעשייתי. ככל שערך הציוד עולה והמורכבות הטכנית מעמיקה, התחושה הזאת רק מתחדדת. מי שלא מצליח לקיים מערך אחזקה הולם, סופג אובדנים גדולים – ירידת הערך של המערכת מואצת, מחזור החיים מתקצר, והאובדנים בתפוקה ובאיכות, הולכים וגדלים .
נדירים המקרים שבהם יש לבנות מערך כזה ממש מאפס, אבל ננסה לתאר תהליך מלא וכל אחד יכול לקחת את הרכיבים הרלוונטיים אליו. למעשה התהליך שנתאר כאן הוא תהליך שיפור שעובר על מרכיבי הניהול הבסיסיים של מחלקת אחזקה .
איש חכם ( Christer Idhammer חפשו בגוגל( אמר פעם ש- "90% מהמורכבות באחזקה זה האנשים. לגרום לאנשים לעבוד בצורה ממושמעת זה האתגר האמיתי". ולכן, הדבר הראשון שכדאי לעשות, לפניי שמדברים על דברים טכניים, זה לחשוב קצת על ניהול, על תחומי אחריות ועל אופן הניהול של המחלקה.
בזמן שאנחנו חושבים, בואו נתחיל לשים את הדברים על הנייר, ונכתוב נוהל אחזקה. אז נכון שחלק לא קטן ממנהלי האחזקה קצת נבהלים מהצליל ומהמילה הזאת (נוהל), אבל לפני שנדבר על מכונות כדאי להקדיש לנושא פיסקה או שתיים ולדבר על ניהול המחלקה, ניהול הצוות והאופן שבו אנחנו רוצים לנהל את שגרת העבודה שלנו. חשוב גם לומר – הדרך הנכונה היא לנהל פעילות ולתאר אותה בנוהל במקביל. אצל רבים מאיתנו הנוהל רחוק מהמתרחש בשטח והפער הזה גורם לבעיות ניהוליות עמוקות שלא את כולן אנחנו מבינים. זה קורה הרבה פעמים כאשר גורם אחר בארגון כותב את הנוהל כחלק מהכנה לביקורת כלשהי, באופן שאינו קרוב למתרחש בשטח .
בזמן שאנחנו כותבים נוהל חשוב לזכור את הטכנאי/חשמלאי/מסגר שלנו…. לא רק על הצוות הניהולי אלא על עובדי השטח. וצריך לזכור שהנוהל מדבר על אופן העבודה שלהם, אנשי השטח, והשינויים אצלם הם איטיים, ודורשים הרבה עבודת הדרכה והטמעה.
בקיצור – מצד אחד חשוב לבנות נוהל שהוא האופן שבו אנחנו רוצים לנהל את הפעילות שלנו, ומצד שני לא לשכוח את המציאות והאילוצים .
לעיתים קרובות מדובר בתהליך שינוי ארגוני משמעותי. חשוב לשקול עם מי אנחנו מובילים את התהליך (למשל עם מחלקת משאבי אנוש) ולמי חשוב לתקשר את התהליך (הנהלה וצוות האחזקה(.
ועוד מילה לפני שנמשיך… תהליך שינוי כלשהו במערך האחזקה, דורש סבלנות, וחשיבה. משך התהליך תלוי בעומק השינוי שיידרש, אבל כמעט תמיד יהיה מדובר בטכנאים וותיקים וטובים שלא תמיד קל להם עם שינויים. חשוב לשתף אותם ככל שניתן ולחשוב עליהם כל הזמן בתהליך השינוי.
נתקלתי לא מעט פעמים במנהלים שאמרו לי "את זה אל תרשום, אם תרשום את זה, זה יחייב אותי ועדיף שלא….." אז תראו – בתהליך בניית הנהלים נשקול היטב מה הכרחי ומה לא, ובניגוד לאמירה "אם יש ספק אין ספק", אני דווקא ממליץ שכאשר יש ספק – לא להתחייב. חשוב לייצר נוהל קצר, פשוט, ברור ומוסכם. כזה שמתאר בצורה מהימנה את הפעילות בשטח. גם אם רק את חלקה. אם זה יעבוד היטב נוכל לחזור ולהרחיב את הנוהל. ודבר נוסף, התהליך הזה דורש מחויבות. ניהול אחזקה כפי שרובכם יודעים הוא ביצוע תהליכים אפרוריים שחוזרים על עצמם אבל הם קריטיים לצורך טיפול בציוד שאותו אנחנו מתחזקים.
נתקדם אל הנוהל עצמו – נוהל אחזקה צריך כמובן להשתלב מבחינת פורמט, מספור ושפה, בתוך סט הנהלים של הארגון וזה גם המקום לחשוב על תחומי אחריות חופפים כגון אנרגיה, בטיחות, רכש
טכני, הנדסה, משק, בינוי, וכיו"ב. בגוף הנוהל נפרט בכמה מילים לגביי האופן שבו אנחנו פועלים בכמה תחומים :
- מטרה – בדרך כלל מורכבת ממשהו כמו "אמינות וזמינות תוך בקרת ביצועים ועלויות ",ההגדרה המדויקת שמתאימה עבורכם דורשת מחשבה.. .
- מבנה ארגוני ותחומי אחריות – כאן נפרט את תרשים המבנה הארגוני, ונגדיר את תחומי האחריות של הגורמים העיקריים במחלקה .
- קליטה והסמכה – סעיף זה מתאר איך אנחנו קולטים ומסמיכים עבדים מקצועיים.
- פגישות צוות ניהולי ופגישות המחלקה כולה – זה המקום להזכיר לרשום דברים שתוכלו לעמוד בהם .
- בטיחות בעבודה טכנית – מה האופן שבו אנחנו מבטיחים עבודה בטוחה ואילו תהליכי הדרכה שוטפים אנחנו מנהלים.
- אופן המספור והניהול של רשימת המערכות והאופן שבו ציוד חדש נגרע או מתווסף לרשימת הציוד שלנו.
- אחזקת שבר – זהו למעשה אחד משני הסעיפים החשובים ביותר בנוהל, חשוב להגדיר איך מנהלים תהליכי טיפול בתקלת שבר, כיצד מתעדים, מנתחים, ופועלים .
- אחזקה מונעת – זהו הסעיף השני החשוב בנוהל כולו. כאן נגדיר כיצד מתבצע תהליך האחזקה המונעת – לפי מה נקבעים הטיפולים והתדירויות, איך מתעדים? איך דוחים או משנים? ואיך מבקרים ומציגים באופן קבוע .
- ניהול שינויים ופרויקטים – איך אנחנו מנהלים תהליכי שינוי טכניים, מי מעורב, מה המתודולוגיה, איך מתחיל התהליך וכיצד הוא מסתיים .
- ניהול חלפים ורכש טכני – מה אופן הניהול של הרכש והמחסן הטכני
- בקרה – אילו מנגנוני בקרה תקופתיים יש לנו. מרבית הסעיפים הרשומים כאן מעל, אמורים להיות מתועדים ומנוטרים ומנותחים באופן קבוע ומחייב.
- תוכנת אחזקה – מי שמנהל את התהליכים הללו באמצעות תוכנה, חשוב שיתייחס לאופן ההפעלה שלה, מי מפעיל את המערכת ומה אופן התיעוד, מה מותר ומה אסור .
במאמרים הבאים נתייחס פרטנית לכל סעיף ברשימה שלמעלה, לעת עתה ננסה להקיף את הנוהל הכולל .
הנושאים הטכניים למעשה משניים. אם יש לנו מנגנון שמנהל את תהליכי העבודה בצורה נכונה ,הצוות הטכני ילמד ויבין, יטפל, יתקדם וישתפר. האנשים הטכניים בדרך כלל מבינים היטב את המכונות ואת הבעיות הטכניות ומוטרדים הרבה יותר מההחלטות הניהוליות שמשפיעות על עבודתם .
הם מודאגים מזה שלא נותנים להם זמן לטפל במכונה, לא נותנים להם כח אדם או תקציב בכדי לטפל במכונות, הם מוטרדים מחוסר הדרכה ופיתוח הידע שלהם, מגיוס של אנשים לא מקצועיים, ומדברים נוספים שמרביתם ניהוליים .
למרבית הארגונים יש את הידע הטכני אבל הקושי הוא בניהול נכון של הצוות. בנייה והטמעה של נוהל נכון, הוא צעד חשוב בתהליך. בהצלחה…
——————–
*אלעד ארם, מהנדס מכונות עם למעלה מ-20 שנים של טיפול בממשק שבין מכונות וצוותים טכניים. מספק שירות ניהול טכני בתעשייה, אחזקה והנדסת מפעל, מסייע לארגונים להעלות את אמינות הציוד שלהם. 054-3314018, [email protected]