חסכון כספי בזכות מלאי אופטימלי… "בזמן הנכון, במקום הנכון, במחיר הנכון" ו……"בכמות הנכונה"

מאת: חי ברזילי*

רמות המלאי בכל נקודת זמן הוא אחד מהנושאים הקריטיים בארגונים בשל השפעתן על הוצאות הכספיות של החברה ועל תזרים המזומנים שלה, זאת לעומת חוסרי מלאי שיוצרים איבודי מכירה ואיבודי הכנסה לחברה.

מחקרים מראים כי עלות הישירה של המלאי מהווה בממוצע כ 15%-20% מהוצאות החברה ובנוסף לכך מתווספת עלות עקיפה המושקעת המלאי כגון :

• עלות העבודה המושקעת בתפעול והזמנת המלאי (order cost)
• עלות אחסנת המלאי (storage cost)
• הפסד הכנסה ממקורות אחרים בהם ניתן היה להשקיע את הכסף (opportunity cost)
• עלות ההון שמושקע במלאי (capital cost)
• עלות מלאי מת שהגיע לסוף מחזור החיים שלו (End of life)
• עלויות ביטוח המלאי

עלויות נזקים – ככל שהמלאי מאוחסן זמן רב יותר כך קיים סיכוי שיגרם לו נזק/יפוג תוקפולפיכך המלאי יכול להוות יתרון מסחרי תחרותי. אולם, הוא עלול להוות סיכון לעסק שלך כאשר הוא גבוה מהצריכה הצפויה. כדי להתמודד עם האתגר הקריטי הזה, מחקרים רבים מצביעים על כך שנכון ומומלץ, בין אם החברה יצרנית ובין אם עוסקת במסחר, לעתד את המלאי בשיטה אנליטית אשר תקטין עבורך את המלאי העודף, ותגדיל את זמינות המוצרים לתפעול שוטף.

מטרות העיתוד המלאי האנליטי יהיו:

• "הכמות הנכונה" – להפיק המלצה לרכש לכמות האופטימלית (Optimal quantity)
• "בזמן הנכון" – להפיק המלצה במועד הנכון לביצוע הרכישה (Order point)

בטרם אתה ממהר להטמיע מערכת לעיתוד מלאי, על הארגון שלך לעמוד בשני תנאי סף מהותיים:

• ניהול מלאי תקין ואחיד (Inventory management ):
• תשתית מידע למוצר –אחידות בתשתית המידע לכל מוצר תאפשר לנתח ולהסיק מסקנות מהתנהגות הפריט החל מתהליך הרכש, היבוא, אחסנה, ייצור/הרכבה ועד הפצתו ללקוח.
• רישום תנועות לוגיסטיות מדוייקות –הרישום המדוייק ישקף את הפעילות הפיזית שמתבצעת בכל מקטעי שרשרת האספקה, ויזין מידע אמין למערכת עיתוד המלאי.
• הילום מלאי (התאמת המלאי הפיזי למלאי הרשום במערכת) –במחקרים רבים נמצא שכאשר קיימת קורלציה גבוהה בין המלאי הרשום לבין המלאי המופיע פיזית במחסן, עיתוד המלאי מפיק המלצות מדויקות ואיכותיות יותר וכתוצאה מכך משפרת שרשרת האספקה כולה.

סקירת השיטות הנפוצות כיום לעיתוד מלאי

לאחר שבדקת את העמידה בתנאי הסף, מומלץ שתכיר לעומק את שיטות עיתוד המלאי האנליטיות הנפוצות כיום ורק לאחר מכן תבחר את השיטה המתאימה לארגון שלך, שכן לכל אחת מהשיטות ישנם יתרונות מהותיים אך גם חסרונות.

אז מהי השיטה הנכונה לעיתוד מלאי?

מחקר שנעשה לאחרונה ע"י מכון Cogent Business & Management מצביע על כך ששימוש בשיטות עיתוד מלאי אנליטיות משפרות את רמות המלאי בארגונים (כל שיטה משפיעה ברמה שונה), בזכות הקטנת מלאי עודף ושיפור הזמינות. עוד מומלץ לשלב בין מספר שיטות כדי להגיע לדיוק מירבי ולתוצאות אופטימליות.

בקרה מתמדת של מערכת עיתוד המלאי – KPI (Key performance indicator)

כמו בכל תהליך, כעת נותר לך לבנות מדדי בקרה אשר יראו לארגון אם הוא משיג את מטרותיו ויעדיו. ישנם כלי בקרה רבים לבחינת איכות המלאי אך אציין שני מדדים עיקריים השלובים יחד ומאפשרים לבקר באופן מאוזן את הביצועים:

• מדד סבב מלאי (Inventory turnover)– כמות הפעמים שהמלאי נמכר והתחלף בממוצע בשנה– נמדד ע"י מכירות המוצר וע"י המלאי של המוצר.
• מדד זמינות מוצרים (Availability rate)– מדד הבודק את אחוז המלאי הקיים לפריטים בעת הזמנתם

שני המדדים הללו מאזנים אחד את משנהו מכוון שאינטואיטיבית, השגת זמינות גבוהה מחייבת מלאי גבוה והשגת סבב מלאי גבוה דורש מלאי נמוך.

לסיכום, חשיבות רמות המלאי מחייבות אותנו להוסיף למשפט המוכר "בזמן הנכון, במקום הנכון ובמחיר הנכון" את התוספת "ובכמות הנכונה" שתחדד ותדגיש את חשיבות התוצאות של עיתוד המלאי לארגון שלך. בכך, תחסוך הוצאות רבות ומיותרות ואף תגדיל את ההכנסות כתוצאה משיפור זמינות המוצרים ללקוחות.

אם ברצונכם לצמצם את עלויות המלאי בארגון, לשפר את זמינות המוצרים ולהתייעל בניהול המלאי ושרשרת האספקה שלכם, נשמח אם תפנו אלינו! אנו בעלי ידע וניסיון רב שיתרום רבות לעסק שלכם! 

———————–

*חי ברזילי, מנכ"ל חברת CIRCLE ייעוץ תפעול ושרשרת אספקה

[email protected]  טלפון 050-7704059,www.circle-consultant.co.il

חברת CIRCLE ייעוץ תפעול ושרשרת אספקה מעניקה שירותי ייעוץ בתחום ניהול המלאי, בניית מנגנוני עיתודי מלאי, שיפור תהליכי עבודה תפעוליים ולוגיסטיים והטמעתם במערכות המידע

מקור התמונות:

www.orderhive.com

www.delante.com