מאת: ריקי אביבי*
מה מבדיל מנהל רכש ממנהל רכש טוב? האם המבנה הארגוני משפיע על תפקוד הרכש? מהם אתגרי העתיד של מחלקות הרכש? וגם…על מיקור חוץ של רכש כבר חשבתם?!
"לטעמי, אם כי אני משוחד, רכש הוא המקצוע המעניין ביותר בארגון. אבל הוא מצריך הרבה סבלנות, הרבה רגישות ולא פחות מכך, הרבה נחישות. מי שבחר להיכנס למקצוע המרתק הזה, צריך להבין שאינו פועל בחלל ריק ושהצלחתו היא הצלחת הארגון ולהיפך", כך אומר שרון צרפתי, איש רכש ותיק שצבר עד כה 25 שנות ניסיון מקצועי בעולם הרכש.
שרון, הוא מסוג האנשים שכאשר פוגשים אותם אי אפשר לטעות ולאחר 2-3 משפטים מפיו, מיד מבינים כמה ידע, ניסיון, חריפות ואותנטיות יש באיש הזה. זו בדיוק הסיבה שהפעם חרגתי ממנהגי בכתיבה מקצועית על רכש ובחרתי להאיר את הזרקור על מקצוען ברכש.
שרון צרפתי
לפניכם הריאיון המלא עם שרון:
שרון, ספר קצת על עצמך וכיצד הגעת לעסוק ברכש
ראשית, שמח על קיומו של הריאיון הזה. אני שרון צרפתי, בן 50 מת"א. לעולם הרכש התגלגלתי די במקרה, כשנעניתי למודעת דרושים של סלקום, לפני כ-25 שנה. אז, חברת הסלולר השנייה בישראל, בתחילת דרכה, כבר בשלב שהיא מעצמה בקנה מידה לאומי אך עדיין חושבת ומתנהלת כמו סטארטאפ צעיר. היה לי הכבוד להצטרף לצוות מקימי מחלקת הרכש, חיל חלוץ אמיץ. מרכש קטן של כ-5 איש, גדלנו לרכש גדול, מקצועי, משפיע ומתקדם של כ-30 איש בשיא. בתום 8 שנים מעניינות ביותר, עזבתי את סלקום לטובת ניהול אגף הרכש של קבוצת סונול, ולאחר מספר שנים שם ולאחר שנוכחתי בוואקום הקיים בתחום זה, החלטתי לפרוש ולהקים את חברת RFP פתרונות רכש, אותה אני מנהל ב-14 השנים האחרונות. החברה מספקת שירותי ייעוץ, ניהול פרויקטים, רכש כמיקור חוץ וגם שירותי השמה לרכש.
רכש במיקור חוץ, נשמע לי קצת מאתגר. מהם היתרונות של רכש במתכונת הזו לעומת רכש In House? האם יש קשיים? כיצד אתם מתגברים עליהם?
לרכש במיקור חוץ ישנם יתרונות רבים, ובכללם:
- מיקור חוץ מאפשר מדידה אמיתית של עלות מול תועלת
- מיקור חוץ מאפשר מיטוב מצבת כח האדם והעמסת עלויות יחידת הרכש על תקציב ההוצאות
- מיקור חוץ ממנף ידע וניסיון נצברים ומשמרם לאורך זמן
- מיקור חוץ חוסך בעלויות ניהול אדמיניסטרטיבי יקרות של אנשי הרכש (גיוס, הכשרה, ניהול, הדרכה, תחלופה וכיו"ב).
- בניגוד לעובדי חברה, פעילות מיקור החוץ נמדדת על ביצועיה ובעלת אינטרס לעמוד בסטנדרטים גבוהים.
- מיקור חוץ מאפשר גמישות בכמות העובדים בהתאם לעומס העבודה
- מיקור חוץ מתגבר על מחסומי קיבעון ואמוציות האופייניות לרכש
כאן המקום להדגיש שכדאי לארגון לשקול רכש במיקור חוץ בעיקר כאשר אין מדובר ברכש הליבה, אותו כן כדאי להמשיך ולבצע בתוך הבית. מצב נוסף בו מיקור חוץ נחוץ, הינו במקרים של ארגונים קטנים שטרם השכילו לבנות יחידות רכש מקצועיות, או כאלה שהם בתחילת דרכם.
כמובן, שכמו כל שירות מיקור חוץ, גם רכש במיקור חוץ אינו חף מקשיים. מרבית הקשיים אינם אובייקטיביים, אלא סובייקטיביים ונובעים מתפישות שגויות של עובדים ומנהלים. לעיתים מדובר בהתנגדות של ועדי עובדים לרכש חיצוני, קיבעון של עובדים ומנהלים אשר מונע קבלת רעיונות חדשים ושיטות התייעלות וקיים גם חשש להפקיד סודות מסחריים, מחירים ומערכות מידע של הארגון בידיים חיצוניות וכפועל יוצא, חוסר שיתוף פעולה עם מספקי השירותים מטעמנו.
לשמחתי, במרבית הארגונים, החשש נמוג בתחילת הדרך, לאחר שההנהלה מכירה בתועלת הרבה של הרכש. החששות יורדים, שיתוף הפעולה גדל ושביעות הרצון הכוללת מוכיחה את נחיצות העניין. כמו בכל נושא, ישנם מצבים בהם יש איי התנגדות עקשניים יותר שלוקח הרבה יותר זמן להרגיע, ומנסיוני, השיטה הטובה ביותר להתמודד עם הקשיים, היא שיתוף פעולה הדוק מול הלקוח, מדידה רציפה של יעדים ומדדים והוכחה שוטפת של היתרונות וההישגים.
בחזרה לרכש In House, האם המבנה הארגוני משפיע על תפקודה של מחלקת הרכש? האם יש אבחנה בביצועים בין יח' הכפופות לסמנכ"ל הכספים לעומת יח' הכפופות לסמנכ"ל תפעול?
אכן במרבית הארגונים, יחידת הרכש כפופה או לסמנכ"ל התפעול או לסמנכ"ל הכספים. לעיתים נדירות, היא עשויה להיות כפופה גם ישירות למנכ"ל. לרוב, אך לא תמיד, חברות בתחום השירות יכפיפו את הרכש לסמנכ"ל כספים, היות ואין אצלם רכש ליבה אמיתי. חברות יצרניות, לעומת זאת, יעדיפו להכפיף את הרכש לסמנכ"ל התפעול, היות ושם הרכש הוא חלק בלתי נפרד ממערך שרשרת האספקה, וקיים רכש ליבה בלעדיו הארגון יחדל להתקיים. אך כאמור, מדובר בכלל אצבע בלבד.
רכש הכפוף לסמנכ"ל כספים, יהיה מונע יותר מהפריזמה הכלכלית- חתירה לחסכונות, ריבוי בקרות ויותר ביורוקרטיה, לעומת רכש הכפוף לסמנכ"ל תפעול, אשר יתמקד יותר בפן המקצועי, ישים דגש על שירות, לוחות זמנים, חיבור ליחידות אחרות בארגון כגון הנדסה, מחסן, תפ"י ועוד. בנימה אישית, אומר שרכש הכפוף לכספים, על פי רוב, יהיה נטע זר באגף הכספים, היות ואינו דומה ליתר המחלקות באגף, שהן כלכליות או חשבונאיות נטו. הרבה סמנכ"לי כספים פחות מכירים את מקצוע הרכש ולכן, יתקשו לנהל אותו באופן מיטבי, בעוד שסמנכ"לי תפעול, בהיותם אנשי ייצור, בעלי רקע בהנדסת תעשייה וניהול, מבינים יותר את מבנה הרכש וכנראה שיידעו לנהל אותו באופן הדוק יותר, לרבות הצבת יעדים ומדדים שוטפים.
מהן לדעתך התכונות שכל איש רכש צריך שיהיו לו?
אני חושב על 4 תכונות עיקריות וחשובות – יכולת הבחנה בין עיקר לטפל, סקרנות ואוטודידקטיות, יכולת חשיבה של כמה צעדים קדימה וכמובן אוריינטציה שירותית
וכמי שעבד ועובד מול מגוון מנהלי רכש, מה לדעתך הופך מנהל רכש למנהל רכש איכותי וטוב?
הפעם אשיב לפי סדר החשיבות כפי שאני מוצא לנכון. בראש ובראשונה, היכולת להבדיל בין עיקר לטפל ולאחר מכן, יכולת הקשבה מצד אחד, ויכולת לשאול את השאלות הנכונות מצד שני, רגישות ונחישות מול לקוחות הפנים ושיתוף פעולה אמיתי עם כל מחלקות הארגון והבנה שגם יתר המנהלים בארגון עצמו וגם הספקים, אינם אויבים אלא שותפים אסטרטגיים.
קיימת תפיסה שרכש זה תחום קשה ושוחק, הן בשל לו"ז שיש לעמוד בו והן בשל הדינמיות הרבה בענפים השונים, כבעלים של חברת ייעוץ, מה דעתך בעניין?
עבודת הרכש אכן מתאפיינת לרוב בעבודה קשה, סיזיפית ולעיתים גם ביורוקרטית. לצערי אין לי יותר מדי בשורה בעניין זה, שכן מדובר ביחידה אשר אמונה על ניהול פרטים רבים ונדרשת לדיוק מירבי ועבודת תיאום מרובה מול מחלקות הארגון. הרכש נתון למכבש לוחות זמנים, מספק שירות למרבית מחלקות הארגון ונתון ללחצים הן מבית והן מבחוץ. מצד שני, מדובר בעבודה מתגמלת ומעניינת, בעיקר למי שבנוי באישיותו לעבודה תחת לחץ ובעבודה מול ממשקים רבים. כמובן שלא כולם אוהבים זאת ובנויים לכך, ולכן יש לשקול היטב לפני שנכנסים תחום זה.
עפ"י אילו מדדים צריך או מומלץ להעריך ולמדוד את ביצועי מחלקת הרכש?
הייתי מחלק את המדדים ל-3 קטגוריות עיקריות:
- מדדים כלכליים- מדידות חיסכון בשיטות שונות (חיסכון מול היסטוריה, חיסכון לאחר מו"מ, חיסכון מול אומדן וכדומה)
- מדדים תפעוליים- סיווג וניהול ספקים, הצלחת מכרזים, שמירה על רצף הייצור ועמידה בלוחות זמנים וכדומה
- מדדי שירות- משך טיפול בדרישות רכש, רמת השירות לצוות הארגון, אספקה באיכות הנדרשת ועוד.
מהם לדעתך האתגרים העתידיים אשר אנשי הרכש יצטרכו להתמודד עמם?
לדעתי מחלקות הרכש בעתיד יידרשו לשפר את סטנדרט השירות ולהפוך לגוף שירותי לפני הכל. בנוסף, תהליכי הגלובליזציה יחייבו את אנשי הרכש לשלוט יותר בחוקי סחר בינלאומי, להכיר מגוון רחב יותר של נושאים ולהתמקצע בתחומים חדשים. עם זאת, מהפיכת ה-AI שחודרת במהירות לחיינו, עשויה גם להקל על עבודת הרכש ולהכניס כלים חדשים שיקלו את עבודת אנשי הרכש.
ולסיום, האם יש לך טיפ לתת לאנשי הרכש שיקראו את הכתבה הזו?
לטעמי, אם כי אני משוחד, רכש הוא המקצוע המעניין ביותר בארגון. אבל הוא מצריך הרבה סבלנות, הרבה רגישות ולא פחות מכך, הרבה נחישות. מי שבחר להיכנס למקצוע המרתק הזה, צריך להבין שאינו פועל בחלל ריק ושהצלחתו היא הצלחת הארגון ולהיפך. לקוחות הפנים, הם לפני הכל לקוחות, וכך יש להתייחס אליהם. הספקים הם שותפים אסטרטגיים ולא אויבים. הצלחה של הרכש אפשרית רק בשיתוף פעולה של כל הגורמים, הן מבית והן מבחוץ.
————
*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר:
———–
מקור התמונה הראשית: https://whatfix.com/blog/procurement-process/