רכש: הזמנה בדיעבד – יש דבר כזה?

מאת: ריקי אביבי*

מי מביננו שצבר כמה שנות ניסיון ברכש ארגוני, מכיר היטב ויודע שישנם מצבים בהם המציאות חזקה יותר ותהליך הרכש לא מתקיים בסדר הנכון שלו. כלומר, הזמנת הרכש מופקת לאחר שהתקבל השירות או הטובין ולאחר שכבר הגיעה חשבונית חיוב. הזמנה כזו נקראת הזמנה בדיעבד או הזמנת "כיסוי".

לכאורה, לא מדובר במשהו בעייתי. בסה"כ ההזמנה נשלחה לספק לאחר שהשירות ניתן. זה באמת מצדיק לכתוב כתבה על הנושא הזה?

בעיני, בהחלט!

בואו נדבר קצת על משמעות ההזמנה ומהי הבעיה בהזמנה בדיעבד.

ראשית, ראוי לציין וראוי להדגיש שהזמנה הנה מסמך בעל היבטים משפטיים לכל דבר ודינה כדין חוזה. הזמנה מאגדת את ההסכמות והתנאים בין 2 צדדים, בדיוק כמו שכל הסכם מקיים. לכן, התקשרות עסקית עם ספק ללא הזמנה, נוטלת בחובה סיכונים.

מתי זה קורה? זה יכול לקרות בכל ארגון, מקטן ועד גדול כאשר משתמש הקצה נכנס לנעליו של איש הרכש בארגון, פונה לקבלת הצעות, בוחר את הספק ומקבל את המוצר או השירות. יח' הרכש תגלה את העניין כאשר תגיע החשבונית או בדרך אחרת אבל מה שבטוח, תגלה לאחר שכל השלבים שציינתי כבר בוצעו.

אז מה הבעיה?

יש כמה היבטים –

• בהיבט התהליכי, נמנעת האפשרות מיח' הרכש לאתר ספק ולבדוק את כשירותו, לנהל מו"מ ולסכם את תנאי התשלום והאחריות.
• בהיבט התקציבי, הארגון נשאר כמעט ללא יכולת לומר מילה ויידרש לשלם לספק גם אם המחיר גבוה מאוד.
• בהיבט התדמיתי, פעולה כזו משאירה רושם בעינו של הספק כארגון לא מסודר שבו "יד ימין לא יודעת מיד שמאל" וזהו גם פתח לא טוב להמשך.

כמו בכל תחום, יכולים להיות מצבים בהם הזמנה תצא בדיעבד, והכל ימשיך כרגיל וללא כל בעיות. אך מה במצב שבו מדובר על פריט טובין שערכו גבוה או שחשיבותו קריטית לארגון, והוא נפגע או מסופק בתנאים ירודים, כלומר נפגע במהלך אספקתו בארגון.

אמנם, יש אחריות יצרן אך עבור מה היא תקפה, ובאילו מצבים? יש ביטוח, אין ביטוח, וגם, הלא רצינו שהמוצר יסופק לנו וכעת הוא צריך להילקח לתיקון. אין לנו שום מסמך להישען עליו, מלבד הצעת המחיר שנשלחה אלינו או מה שסוכם בע"פ. זוהי רק דוגמא של פריט טובין אבל גם שירות שמוזמן כחד פעמי יכול להיות בעייתי משום שייתכן והיה צורך להחתים את הספק על הצהרת סודיות?! אולי נדרש ביטוח אחריות מקצועית וכן הלאה.

הזמנה מאפשרת הסדרת כל התנאים וההסכמות כמו גם בחירת ספק, בדיקת כשירותו המקצועית, עסקית, חשבונאית ולעיתים גם החוקית ולכן, חשוב עד מאוד שתהליך הרכש יתקיים כסדרו. בעניין זה, לא אוריד מאחריותו של הספק משום שגם לו צריך להיות חשוב לקבל הזמנה טרם אספקה והוא זה שצריך להתעקש לשוחח עם איש הרכש במידה ופנה אליו משתמש הקצה כי הרי מי מבטיח לו, שישלמו לו אם ההתנהלות לא מעוגנת בהזמנה רשמית?!

מה נפקא מינה?

קשה יותר להוציא אבן מהבאר לאחר שהיא נזרקה לתוכה ולכן חשוב לסכור שההזמנה אינה  טופס אדמיניסטרטיבי ממערכת ה-ERP. הזמנה חשובה במגוון היבטים ואין לוותר על הפקתה טרם התקשרות עם הספק. זה נכון הן עבור אנשי רכש והן עבור ספקים. באחריות הארגון ליידע אודות התנהלות הרכש בארגון אך באחריות יח' הרכש לאכוף את הנוהל. היה ומתרחש מצב שבו נדרש רכש דחוף ואין יכולת להפיק הזמנה, משתמש הקצה צריך לפנות ליח' הרכש וזו תייצר עבורו פתרון הולם.

אני משוכנעת שפתרונות יצירתיים בידי יח' הרכש בכדי לדאוג לטובת הארגון ולא פחות מכך  גם לשותפיו העסקיים.

************************

*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר:  [email protected]

*************

מקור התמונה הראשית: https://dfountain.co.uk/retrospective-additional-pension-purchase