מאת: ריקי אביבי*
בין אם הגיע לידנו כרטיס ביקור, קראנו במודעות דרושים, התעניינו בקורס מקצועי או מתוך היכרות אישית של אדם קרוב העוסק בתחום, רובנו נתקלנו לא פעם בכותרות תפקיד (Title) מגוונות ושונות, המייצגות את מקצוע הרכש. "קניין" , "איש/ת רכש" ולעיתים אף קיימת הכלאה של 2 המילים גם יחד "איש קניינות ורכש". כולם נשמעים לנו טוב באוזן ואת כולם אנו יודעים לשייך מיד לתפקיד ולפעולת הרכישה והקנייה בארגון עסקי. אך האם קיים ביניהם הבדל מקצועי או שאולי אלו מילים נרדפות? ואם יש הבדל ביניהם, איזה שם היינו רוצים לשאת בעבורנו או עבור הצוות שאנו מנהלים?
ברוב המקרים של השוואת השפה העברית לאנגלית, נמצא שבאנגלית יש יותר תרגומים ואפשרויות אבל במקרה הזה דווקא קל יותר. קניין קרוי Buyer כאשר רמת הבכירות שלו תתבטא בתוספת מילה Senior או Strategic או Specialist. לעומת זאת, ברמת שם המקצוע קיימות 2 מילים המקבילות לאלו שבשפה העברית מייצגות את שם התפקיד: Purchasing = קניינות, ו- Procurement = רכש. אמנם אנשים משתמשים בהם ללא אבחנה אך למעשה, לכל אחת מהן יש משמעות שונה. אם תשאלו אדם שלא מהמקצוע, הוא יאמר שהן זהות אך אם תשאלו מנהל רכש הוא יסביר ששתי המילים מצביעות על תהליכים נפרדים הקשורים לאיתור ספקים, רכישה של טובין ושירותים.
Procurement או בהקבלה לעברית – רכש, הוא תהליך של רכישת טובין ושירותים מנותני שירות וספקים, הכולל בתוכו פעולות כמו זיהוי הצורך, איתור ומיון ספקים פוטנציאליים, ניהול מו"מ, כריתת הסכמים וחוזים, בניית מחירונים, הפקת הזמנה, מעקב אחר האספקה עד להגעתה למחסן וסגירת התהליך עם אישור לביצוע התשלום.
Purchasing או בהקבלה לעברית – קניינות, הינו חלק מתוך תהליך הרכש הכולל, והוא מתמקד בצד של הטרנזקציות,
הפקת ההזמנה לספקים איתם יש הסכמים ומחירונים, מעקב אחר האספקה טיפול בהחזרות ובפגומים וטיפול בתשלום לספק.
ואם נרד לרזולוציה נמוכה יותר, נוכל לומר שההבדלים העיקריים בין רכש לקניינות הם:
- המטרה המרכזית של רכש היא לזהות את צרכי הארגון ולפעול למען מילוי הדרישות המספקות את הצורך בעוד שבקניינות, המטרה היא לארגן את הוצאות הארגון לצורך רכישת טובין ושירותים.
- רכש הוא תהליך אסטרטגי פרו-אקטיבי ובו שלבי תהליך הכוללים השקעת זמן ומשאבים
ואילו קניינות הוא תהליך ריאקטיבי, פחות מורכב ובעל מספר צעדים.
- רכש מקנה חשיבות גבוהה יותר לערך של הפריט לארגון בעוד שקניינות מתמקדת יותר בעלות של הפריט
- תהליך הרכש מתמקד בפיתוח קשר ארוך-טווח ו- WIN-WIN עם ספקים ואילו קניינות מתמקדת ביעילות עסקאות בנקודת זמן עכשווית או לטווח קצר.
בפועל, תחומי האחריות של הקניין יכולים להיות דומים עד זהים לזה של איש רכש , תלוי בארגון, בתרבות הארגונית, מבנה מחלקת הרכש ובסמכויות התפקידים שבמחלקת הרכש.
ישנם ארגונים שמבחינת סמכויות הקניין הוא גם איש הרכש בתחומי הרכש עליהם הוא אמון ובארגונים אחרים, יהיו קניינים אסטרטגיים שהם לענייננו, אנשי הרכש שסוגרים את העסקאות הגדולות ולאחריהם יבצעו את ההזמנות קניינים טקטיים.
אחרי שמבינים את ההבדלים בין שמות המקצוע לתפקידים במקצוע, נוכל להעניק את השמות הנכונים והמתאימים לתפקידים השונים שבארגון בתוך מחלקת הרכש ובכך, לייצב טרמינולוגיה שמקיימת הלימה עם תהליך הרכש ועם העוסקים במלאכה.
אז מה תבחרו להיות, קניין או איש רכש?!
————-
*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר: [email protected]
מקור התמונה: https://procurement.lbl.gov/