תתארו לכם סיטואציה. סיימתם להקים מרכז לוגיסטי חדש. עבדתם עם מיטב המוחות בתיכנון ועם מיטב הקבלנים בהקמה. הכל גדול ומרווח ונקי ומתוחכם. עכשיו הזמן לאכלס ולהפעיל את המרלו"ג. העברתם את העובדים וכל מה שאתם שומעים זה טענות ותלונות. "מדוע לא חשבתם על…", "יש כאן צוואר בקבוק", "מדוע הכל חדש ואני ממשיך לעבוד כמו קודם". מוכר לכם? חלקכם יודעים על מה אני מדבר.
מדוע זה קורה? הסיבות לכך רבות ומגוונות.
למשל מפער שנוצר בין הידע של בעל העסק מהימים שהוא הקים את העסק והיה נוכח על רצפת המחסן, ועד היום שיש עובדים רבים שעושים את העבודה עבורו.
למשל מהנחיה של מתכנן פונקציונאלי שחושב רק תפעול. ומה עם קצת תיאום עם הייצור או רווחת העובד?
למשל מאי שיתופם של העובדים הותיקים, שקצת כועסים שלא נעזרו בידע שלהם.
במאמר זה רציתי לשתף בסיפור הרצתו של פרויקט "חלומות". שלב ראשון בתיכנון מרכז לוגיסטי חדש תוך שימוש בידע פנים ארגוני ושותפות של עובדים ומנהלים בתהליך הלוגיסטי.
מדובר בפרויקט שניהלתי והיווה את הפתיח לתהליך תיכנון של מרכז לוגיסטי גדול ומשוכלל.
מספר חודשים לפני ההכרזה על פתיחת פרויקט הקמת המרלו"ג הבעתי את רצוני לבצע פרויקט של למידת צרכים אותו אציג בפני מתכנני המרלו"ג. קראתי לו "פרויקט חלומות". באותה עת שימשתי בתפקיד מנהל הנדסה של שרשרת אספקה. יכולתי ליזום ולהניע פרויקטי שיפור תהליכים. הצגתי את הפרויקט למנהלי עם הרציונל שעומד מאחוריו וקיבלתי את ברכתו לצאת לדרך.
לצורך התנעת ההפרויקט ריכזתי את צוות החלומות. עובדים ותיקים, עובדים בעמדות מפתח ומובילי דיעה ביחידת הלוגיסטיקה, מנהלי צוותים ומנהלים בדרגים שונים עד דרגה של מנהל תחום. (מקביל לדרג שלי באותה עת)
ריכזתי את כולם לישיבת התנעה והצגתי למשתתפים את דרך העבודה המקובלת בתיכנון והקמה של מרכזים לוגיסטים. הסברתי את חשיבות הבעת הדעה המקצועית של כל אחד מאיתנו, בשלבים המוקדמים של הפרויקט ואת החשש שלי שאם לא נגיע לשלב פתיחת הפרויקט עם מסמך דעה מקצועי, הסיכוי שישאלו אותנו בהמשך לדעתנו, הוא נמוך עד לא קיים.
הצלחתי לרכז קשב וליצור התרגשות. הרי לא בכל יום ניתנת הזדמנות לעובדים מן השורה לסייע בעיצוב עתידו של ארגון.
בחלקה השני של הישיבה עברתי עם המשתתפים על כללי ישיבת "סיעור מוחות". לחלקם זו הייתה התקלות ראשונה עם הרעיון. בסיכום קיבלו המשתתפים שעורי בית. לחלום על הסביבה המקצועית שלהם ולבוא עם רעיונות לשיפור וליישום במרלו"ג החדש.
ביקשתי מהם לבוא מוכנים להצגת הרעיונות ובמידת האפשר להציג חומר כתוב, דפי אינטרנט, מצגות, סרטונים ועוד. כיד הדמיון הטובה.
מייד לאחר ישיבת ההתנעה, זימנתי ישיבות בצוותים מצומצמים. מבוססים על תחומי מקצוע משותפים. לישיבות אלו לא זומנו מנהלי התחומים. הסברתי למנהלים כי אני מבקש לתת חופש ליצירתיות של העובדים והמנהלים הזוטרים וישיבה בצוות אחד, עם מנהלים בכירים, עלולה לחסום אותם מלהעלות רעיונות.
במהלך השבועיים הבאים פגשתי והנחיתי את הצוותים בישיבות סיעור מוחות. בתחילה היה קשה לשחרר את השדים והרעיונות שעלו היו פשוטים וברורים מאליהם. לא פסלנו אף רעיון. רשמנו את כולם ברשימה גדולה ומסודרת. רשמנו ליד כל רעיון את הממשקים בארגון שקשורים למימוש הרעיון. אם בתוך הלוגיסטיקה ואם מול המפעלים או הלקוחות.
כדי לחדד את היצירתיות ולהעלות את הרמה של הרעיונות והחדשנות הצגתי למשתתפים קטע מהסרט "מפלצות בע"מ" מי שמכיר את הסרט בוודאי זוכר מרדף שמתנהל בתוך מחסן אוטומטי של דלתות שמתניידות על MONO RAIL. במסגרת הדיון שהתפתח ניסינו לחשוב על רעיונות חדשנים ואחד הרעיונות שעלה היה להחזיק את כל מהשטחי העץ הדרושים לצורך ליקוט, בגובה המחסן כך שנוכל לקבל בכל פעם משטח אחד על הרצפה לטובת פעילות הליקוט.
אני חושב שהפעולה הזו שחררה את מחסום היצירתיות בקרב צוותי העבודה והרעיונות שאספתי היו נהדרים. קיבלתי הצעות לשיפורים טכנולוגים, רעיונות לשיפורים בשיטות עבודה, וגם לבקשות בתחום הרווחה והפרט.
לא פסלנו אף רעיון. בשלב זה הכל היה מקובל.
ריכזתי את ההצעות של כל צוות והצגתי משימה נוספת לחברי כל צוות. לקרוא ולעבד את הרעיונות שעלו ולחזור עם תובנות הנידרשות ליישום הרעיונות. התנאי היחיד שהוצג לחברי הצוות היה שאי אפשר לשלול רעיון מבלי לתת משוב חיובי על אותו רעיון.
דוגמאות מהרעיונות שעלו בצוות:
- קירבת משרדי מנהלי צוות לאזורי העבודה
- עמדות עבודה על רמפות ההפצה לצורך מתן שירות למפיצים
- לאפשר יציאות של מפיצים מהרמפה , כמה שיותר קרוב למשאיות ההפצה
- שיפוע האספלט באזור עמידת המשאיות ירחיק מים וגשם מהמבנה כלפי חוץ
- משווה גובה יתאים לכל סוגי המשאיות ורמפות אחוריות
- הפרדת תהליך החזרות וזיכוי משטחים מתהליך העמסת סחורה להפצה
- מחסן תפעולי שישמש את ראש הצוות בכל מחסן
- שימוש במגנטים עבור קוד אימות בעמדות ליקוט לאפשר החלפת קודי אימות
- שימוש במצלמות לצורך תחקור חוסרי מלאי
- דרכי פריקה של משאיות טריילר ברמפת הקבלה
רשימת החלומות הוצגה בהנהלת הלוגיסטיקה . כל רעיון סווג לפי אחת משלוש אפשרויות: לביצוע, לבדיקה כלכלית, דחיית הרעיון.
עד התנעת פרויקט המרלו"ג הספקנו לבצע בחינה כלכלית בהתאם להנחיית ההנהלה ולהציג טבלת חלומות ליישום.
טבלת החלומות המאושרים לביצוע הופצה לחברי צוותי החשיבה ונוהלה לאורך כל הפרויקט.
במהלך תיכנון המרלו"ג, טבלת החלומות הוצגה למתכננים כדרישת לקוח. מתפקידי היה לוודא כי החלומות מיושמים בתוכניות.
במהלך הפרויקט, אם בתקופת התיכנון ואם בתקופת הבניה, העברתי דיווח תקופתי לחברי צוותי החשיבה ובו הצגתי את כל ההישגים שהצלחנו ליישם.
כדי לחבר את העובדים לפרויקט, דאגנו לבצע מספר סיורים של כלל העובדים באתר הבניה. חברי הצוות התענינו במיוחד וביקשו לראות בעין כיצד מיישמים את הרעיונות שלהם. החיבור שלהם לפרויקט היה מדהים והשיחה שהם יצרו בתוך סביבת העבודה שלהם, יצרה ציפייה גדולה להשלמת הפרויקט ולתחילת העבודה במרלו"ג החדש.
המרלו"ג נבנה. הפרויקט הסתיים והאכלוס התחיל. לשמחתי יכולתי להציג מעל 90% יישום של חלומות בפרויקט.
את הסיטואציות שפרטתי בתחילת המאמר, הצלחנו לצמצם למינימום בזכות מספר פעולות:
- שיתופם של עובדים ומנהלים בכל הדרגים בתיכנון המרלו"ג
- יצירת הרגשת שייכות של העובדים השותפים באמצעות דיווח שוטף על הישגים בתהליכי התיכנן וקיום סיורים באתר הבניה לאורך כל הפרויקט
- בחירת חברי צוות מובילי דעה שהעבירו מידע לשאר העובדים ויצרו אצלם ציפייה חיובית למעבר
ההצלחה איננה רק של פרויקט החלומות. ההצלחה שייכת לגורמים רבים בארגון בכל תהליך התיכנון, ההקמה והאכלוס.
אולם לי ברור כי התנעה נכונה של תהליך התיכנון והגעה לתחילת הפרויקט עם רשימת חלומות מגובשת, יכולה להוביל למוצר שמתאים בדיוק ולשביעות רצון גדולה של העובדים באתר החדש.
*אבי קרוטמן, מהנדס תעשיה וניהול בעל ניסיון עשיר בתכנון, הטמעה ושיפור תהליכים בלוגיסטיקה. ליצירת קשר 054-7107477