מערכות מידע בשילוח בינלאומי – טיפים וסטטוסים
תקציר: מענה מהיר ומקצועי של חברת שילוח מחייבת שיפור שוטף של תהליכי עבודה ומערכות המידע בהתאם לדרישות הלקוחות וזאת באמצעות שיפור מתמיד של רמת הדיווחים והעדכונים הנשלחים ללקוח, ובניית תהליכי עבודה המשלבים התראות לפי ניהול חריגים, בשפה פשוטה דגלים או התראות שמדווחים ללקוח בזמן אמת על אי התאמה לנתוני המשלוח או ללו"ז המתוכנן.
הכותב: אייל סלע מנהל בחברת ישליין שירותי שילוח, 054-2280300, [email protected]
הכתבה: התחרות בענף השילוח גדולה מאוד ולקוחות בדרך כלל ירצו לעבוד עם חברת שילוח שנותנת מענה מהיר ומקצועי הן ברמת הצעת מחיר והן ברמת עדכונים שוטפים לאורך כל תהליך השילוח, החל מרגע קבלת הזמנה עד מסירת המטען ביעד.
על מנת לתת מענה מהיר ומקצועי חברת שילוח נדרשת לשפר באופן שוטף את תהליכי עבודה ומערכות המידע שלה בהתאם לדרישות הלקוחות במטרה להעניק שירות יותר טוב, וזאת ע"י שיפור מתמיד של רמת הדיווחים והעדכונים הנשלחים ללקוח, וכן באמצעות בניית תהליכי עבודה המשלבים התראות לפי ניהול חריגים, בשפה פשוטה דגלים או התראות שמדווחים ללקוח בזמן אמת על אי התאמה לנתוני המשלוח או ללו"ז המתוכנן.
כיום ניתן לקבל את העדכונים ולעקוב אחר המשלוח באמצעות עדכונים הנשלחים בדואר האלקטרוני, SMS אוWhatsApp , וכן קבלת עדכוני מעקב באתר האינטרנט ואפילו באפליקציית סמארטפון. לקוחות בעלי נפח פעילות גדול דורשים לעיתים עדכונים באמצעות ממשקי תקשורת (קבלת קבצים במבנה מוגדר המאפשר ניתוח המידע והטמעתו במערכות הלקוח/משלח).
בחברת השילוח מצטברים נתונים רבים על פעילות הסחר של הלקוח, החל מפילוח ספקים, סוגי הסחורות, ערכים, סוגי המשלוח, מיסים, מע"מ וכיום חברות השילוח מאפשרות לקבל דוחות מתקדמים בהתאמה אישית בהתאם לצרכים של כל בעל תפקיד בחברה (כספים, שיווק, מכירות).
בנוסף חברות השילוח מנהלות גם ארכיון דיגיטלי חכם המאפשר שיתוף קבצים וחתימה דיגיטלית בצורה קלה ונוחה למערכת שער עולמי.
בכתבה זו התמקדתי במידע המתקבל מחברת השילוח בתהליך השילוח בלבד עד הגעה לארץ לפני שחרור, בכתבות הבאות ארחיב נושאים נוספים ואיך מערכות המידע משולבות בתהליך.
כתבה זו תאפשר לכם להבין טוב יותר את תהליך השילוח ולבחון אם אתם מקבלים מהמשלח את כל המידע הקיים בתהליך.
ראשית לא קיים סטנדרט קבוע לקבלת עדכונים בתהליך השילוח וכל חברת שילוח מנהלת לפי שיקול דעתה את אופן השליחה ותזמון העדכונים ללקוח, מומלץ לבקש תהליך עבודה לכל הזמנה SOP – STANDART OPERATION PROCEDURE, לדוגמא במכולות מלאות חברות הספנות מפרסמות מועדים קבועים מראש, קבלת בוקיניג (הזמנה), מועד אחרון לדיווח מספר מכולה (מתי יש למשוך מכולה) ומועד הכנסת המכולה לנמל.
ניתן לחלק את תהליך השילוח למספר שלבים כאשר בכל שלב יש עדכונים שניתן לקבל:
- פתיחת הזמנה ועדכונים על מועד איסוף ולו"ז יציאה – חברות העוסקות ביבוא מחו"ל או שליחת מטענים מחו"ל ליעדים אחרים בעולם חוץ מלישראל (משלוחי דרופ) בדרך כלל מעבירות למשלח רשימת הזמנות עם צפי תאריכים למוכנות הסחורות אצל הספקים, חשוב לעדכן את המשלח במידות ופרטים של המשלוח אם יש לדוגמא סוג מכולה ואם מדובר במכולות מלאות מה משקל המכולה, או במידה ומדובר במשלוח חלקי או אווירי יש לעדכן את המשלח במידות ומשקל המשלוח.
המשלח פותח הזמנה במערכת, הלקוח מקבל מספר הזמנה/מעקב שמלווה את כל העדכונים שנשלחים אליו.
העדכונים המתקבלים בשלב זה:
- אישור יצירת קשר עם הספק
- עדכונים על מצב ההזמנה כולל תאריך מוכנות הסחורה – המשלח נמצא בקשר עם הספק ומעדכן את הלקוח (פרטי המשלוח מידות, סוג אריזה, משקל / נפח, צפי מועד איסוף).
- תיאום איסוף עתידי בהתאם לצפי מוכנות הסחורה ולסוג המשלוח (מטען חלקי או מכולה) וללו"ז יציאה והגעה.
- שלב התיאום מאוד קריטי ויש לפעול לפי דרישת הלקוח להגעת המשלוח לדוגמא לפעמים יש מועד הפלגה אך הספק מעדכן שהסחורה לא מוכנה או שממתין לתשלום או חסר מסמכים מתאימים, בנקודה זאת המשלח מעדכן את הלקוח בלו"ז יציאה והגעה לפי מועד מוכנות הסחורה, וכך הלקוח יכול ליצור קשר עם הספק ולהפעיל לחץ להקדים את הסחורה כדי לתפוס את ההפלגה הדרושה או את הטיסה הקרובה או לחילופין משלח צריך להציע אופציות /מסלולים נוספים להגעת המשלוח, לעיתים נדרש לשנות מסלול דרך נמל אחר, כך נמדדת המקצועיות של חברת השילוח למציאת פתרונות יצירתיים כדי לעמוד בדרישת הלקוח להגעת המשלוח.
כמובן לדבר משמעות גדולה יותר במקרה של מטענים מסוכנים או חריגים בגדול של אורך או משקל (שבהם נדרש ליווי או ציוד מיוחד) כל התהליך מתחיל הרבה לפני האיסוף כיוון שצריך לקבל מסמכים לשריין מוביל מתאים ולתאם מול חברת הספנות או תעופה את מועד המסירה מהספק בשביל לקבל אישור טעינה ורק לאחר מכן מתואם איסוף.
המשך סטטוסים המתקבלים לאחר התיאום
- איסוף בפועל וצפי תאריך כניסה למחסן
- תאריך אישור כניסה למחסן
- פרטי טיסה /הפלגה
- במשלוח ימי מעקב אחר אישור טעינה- ON BOARD.
ניהול חריגים – היתרון של איפיון חכם ומועיל של מערכות המידע של המשלח זה להתריע על חריגים בתהליך, דוגמאות:
- משלוח נאסף ולא התקבל אישור כניסה למחסן.
- המשקל שהתקבל בפועל נמוך או גבוה ממה שהספק עדכן
- כמות האריזות לא תואמת.
הגדרת וניהול אירועים חריגים דורשת הטמעת נהלים בחברת השילוח, ונדרש לימוד יומיומי של מחלקת מערכות המידע, להתאים לכל לקוח התראות, מכיוון שקיים שוני בתהליכי העבודה ביבוא או יצוא ממדינה אחת לשנייה.
- שלב עדכונים על משך ומסלול ההפלגה / טיסה – במטענים ימיים של מכולות או מטענים חלקיים חברת השילוח מדווחת צפי מועד יציאת האוניה/מטוס וצפי הגעה למדינת היעד, במקרה של החלפת כלי שייט או טיסה (שטעון) המשלח צריך לעקוב בדריכות אחר המשך המסלול של המטען.
כיום המשלח מקושר לחברת הספנות והתעופה ומקבל עדכונים שוטפים ישירות למערכות מידע, דבר המאפשר לשלוח עדכונים אוטומטיים.
- עדכונים על הגעה וזמינות הסחורה – כאשר הלקוח מקבל הודעת הגעה, המשמעות שהאוניה הגיעה ליעד אך בדרך כלל הסחורה לא זמינה לשחרור, הנמל צריך לקבל את האוניה ולפרוק את המכולות מהאוניה, מערכות המידע הקיימות היום מאפשרות לראות און-ליין באתר האינטרנט של הנמלים תוכנית עבודה ברציף כלומר מתי האוניה צפויה לעבוד, וניתן לקבל עדכון אונליין ברגע שמכולה פיזית נפרקה מהאוניה באמצעות הזנת מספר המכולה, כמו כן הנמל מציג גם פרטים על יציאת המכולה משער הנמל, המשלח מקושר למערכות המכס שמקבלות דיווח ממערכות המידע של הנמל ומאפשר לשחרר את הסחורה ללקוח.
כמו בים כך דומה התהליך גם למטען אווירי, כמובן שהמטוס נחת אין זה אומר שהסחורה נקלטה במסוף המטענים, בדרך כלל סחורה נקלטת במסוף תוך 4-8 שעות לאחר הנחיתה. כשמדובר במטוס מטען הזמן יכול להתארך גם עד ליממה, חברות התעופה משדרות לשדה תעופה מראש מניפסט של כל המטענים שעלו על הטיסה לפי מספר פאלט ולכן אם נדרש איתור מהיר, המסוף יכול לתעדף פירוק של פאלט עליו נמצא המטען, ניתן לעקוב באתרי מסופי המטען סוויסאייר וממן אחר התקדמות האיתור וכן ניתן לראות מתי מטען יצא.
לסיכום: מומלץ לקבל מחברת השילוח שאתם עובדים איתה או מתכוונים להתחיל לעבוד תהליך עבודה מסודר לאופן העדכונים המתקבלים עם הסבר לתהליך העבודה הממחיש כיצד יהיה הטיפול, מה הם ההתראות החריגות שחברת השילוח מדווחת ומטפלת, כך תוכלו להתרשם מרמת עדכונים ודוחות לדוגמא, ככל שתקבלו מחברת השילוח יותר אפשרויות וניתן להניח שיש להם לקוחות עם דרישות שונות וככל שיש לחברת השילוח לקוחות דרשנים יותר סביר להניח שתוכלו להנות מתהליכי עבודה מסודרים יותר.
