מאת: גלי כץ*
מחזור החיים של הזמנת רכש כולל שלבים רבים ומערב גורמים פנימיים וחיצוניים שונים ושימוש במקורות נתונים מגוונים. בשלב הדרישה ואישור הזמנת הרכש, מעורבים בעיקר בעלי עניין פנים ארגוניים, ומשולבות מערכות פנימיות שונות, כאשר העיקרית שבהן היא מערכת ה- .ERP לעיתים חברות מחזיקות ביותר ממערכת ERP אחת, בשל רכישות ומיזוגים שביצעו בעבר. בנוסף, ישנן מערכות נוספות ביניהן ניתן למנות מערכות מידע פיננסיות, מערכות איכות, אקסלים המנוהלים על ידי משתמשי הקצה ומערכות נתונים נוספות.
לאחר אישור הזמנת הרכש, הנתונים מתחילים לזרום מחוץ לארגון אל השותפים החיצוניים ובתהליך מעורבים גורמים מגוונים הכוללים ספקים, קבלני משנה, משלחים, עמילים ועוד. על כן, תהליכי הרכש עשויים להיות מורכבים ובעיקר גוזלים זמן יקר של תיאומים ידניים אין סופיים. מעבר לכך, כמות הנתונים והתהליכים המערבים את גורמי הפנים ואת גורמי החוץ היא עצומה, דבר המקשה על התיאום, הניהול והשקיפות בזמן אמת של הזמנות הרכש.
על כן וכדי להבטיח שיתוף פעולה חלק עם ספקיהן, מחלקות הרכש ושרשרת האספקה, נדרשות להבטיח זרימה חלקה ובזמן אמת של המידע הארגוני אל כלל השותפים החיצוניים ומכלל השותפים בחזרה לארגון.
מיזוג וניהול נתונים (Data Orchestration) בזמן אמת בתהליך הרכש מאפשר לשלב ולאחד את המידע המגיע מהמערכות הפנים ארגוניות השונות ומגורמי החוץ המגוונים, לכלל תהליך מערכתי אחיד ומתואם, שמבטיח תפעול חלק ויעיל של הספקים והזמנות הרכש. מיזוג וניהול נתונים בזמן אמת מאפשר למחלקות הרכש ושרשרת האספקה הארגוניות לייצר תמונה אחת ואחידה שעל פיה ניתן לקבל החלטות מבוססות מידע ממגוון ממקורות שונים – ספקים, מערכות מלאי, פלטפורמות פיננסיות ומערכות ERP –. גישה זו מאפשרת נראות ונגישות בזמן אמת, אוטומציה ושיפור שיתוף הפעולה בין כל הגורמים המעורבים במחזור החיים של הזמנות הרכש.
מרכיבים עיקריים במיזוג וניהול נתונים בתהליך הרכש:
- שילוב נתונים: איחוד ואימות נתונים ממערכות מידע שונות כדי לספק תמונה כוללת של פעילויות הרכש. לדוגמה, איחוד קודי ספקים בין מפעלים שונים של אותו הארגון מאפשר לספקים גישה לכל ההזמנות הפתוחות דרך פורטל יחיד, מה שמייעל את התהליך ומשפר את התובנות בשרשרת האספקה.
- אוטומציה: יישום תהליכי עבודה אוטומטיים לניהול משימות מחזוריות, הפחתת התערבות ידנית וצמצום טעויות. הדבר כולל לא רק תהליכים פנימיים כמו אישורי הזמנות רכש, אלא גם אינטראקציות חיצוניות עם ספקים, לשיפור התקשורת והנראות.
- עדכונים בזמן אמת: הבטחת עדכון שוטף של נתונים בכל המערכות מאפשר לשמור על דיוק ואמינות הנתונים. לדוגמה, קבלת עדכונים בזמן אמת מהספקים על מצב המלאי שלהם או כמויות הנמצאות בשלבי הייצור השונים במפעל שלהם, יכול למנוע מחסור בלתי צפוי במהלך הייצור.
- אימות נתונים ואחידות: אימות אוטומאטי של כלל הנתונים הזורמים מכלל הגורמים ושמירה על אחידות הנתונים בין כלל המערכות, תמנע אי-התאמות שעלולות להוביל לטעויות קריטיות בתהליך הרכש.
- כלים לניתוח ודיווח: מתן אפשרות לניטור, ניתוח ודיווח על נתוני ספקים והזמנות, במטרה לתמוך בקבלת החלטות אסטרטגיות. אנליטיקה מתקדמת באמצעות בינה מלאכותית מאפשרת לצוותי רכש לנהל את התהליך בצורה פרואקטיבית, לזהות בעיות פוטנציאליות מראש ולמנוע השפעות שליליות.
היתרונות של מיזוג וניהול נתונים במחזור החיים של הזמנות הרכש
- שיפור בנראות: פלטפורמת נתונים מאוחדת מספקת תובנות בזמן אמת על כל שלב במחזור החיים של הזמנות הרכש – מהבקשה ועד התשלום – ומאפשרת זיהוי מהיר של צווארי בקבוק.
- שיפור בשיתוף הפעולה עם גורמי חוץ : באמצעות שילוב מערכות ונתונים, כל הצדדים – החל ממחלקות הרכש ושרשרת האספקה ועד הספקים – יכולים לפעול על בסיס אותם נתונים, מה שמשפר את התקשורת והתיאום.
- הגברת היעילות: אוטומציה של משימות שגרתיות מאיצה את תהליך הרכש, מצמצמת טעויות ומשחררת משאבים לעיסוק בפעילויות רכש אסטרטגיות.
- קבלת החלטות פרואקטיבית: זרימת נתונים בזמן אמת מאפשרת לצוותי הרכש לצפות שיבושים אפשריים, לנהל סיכונים בצורה יעילה יותר ולקבל החלטות המותאמות למטרות הארגון.
לסיכום, מיזוג וניהול נתונים בתהליכי הרכש מאפשר זרימה חלקה של נתונים בין כלל השותפים ויכול לשפר משמעותית את היעילות, הדיוק ושיתוף הפעולה עם כל השותפים החיצוניים לאורך כל חיי הזמנת הרכש ובכך להבטיח הצלחה תפעולית!
————————————————————————————-
*גלי כץ – סמנכ"ל טכנולוגיות בחברת פרואקטיב 4 אס.סי.אמ., לגלי ניסיון של 30 שנה ביישום מערכות ניהול ספקים ושרשרת אספקה בסביבה מקוונת. בשנת 2005 הקים את חברת פרואקטיב המציעה למגוון לקוחות בארץ ובעולם פתרונות לניהול ספקים ואוטומציה עסקית.
מעוניינים לדעת כיצד מניפת פתרונות הרכש של Proactive 4 SCM יכולה לעזור גם לכם לנהל את הרכש בתקופה מאתגרת שכזאת?
לפרטים נוספים מוזמנים לבקר באתר שלנו www.proactive4.com
או ליצור קשר במייל: [email protected] או בטלפון: 050–6716297
————————————————————————————–
מקור התמונה: https://www.getorchestra.io/guides/data-orchestration-tools-comparison