כיצד נכון לנהל את נתוני המחיר במערכת הארגונית?

מאת: ריקי אביבי*

בניהול רכש מתקדם, איכות הנתונים חשובה לא פחות מהאסטרטגיה העסקית.

נתוני המחיר הנחשבים לאחד המרכיבים הקריטיים ביותר בקבלת החלטות רכש, צריכים להיות מנוהלים באופן עקבי, שקוף ומותאם למציאות הארגונית. אחת השאלות שחוזרת על עצמה בארגונים רבים היא – האם נכון לגלם את עלות ההובלה והוצאות נוספות במחיר ליחידה או שנכון יותר להציגם בשורה נפרדת בהזמנה?

ואולי לפני שרצים לענות על השאלה החשובה הזו, נדון בקצרה על החשיבות בניהול מדויק של נתוני מחיר.  הדיוק בנתוני המחיר משפיע באופן ישיר על כמה וכמה היבטים:

• תקצוב ורווחיות
• השוואות ספקים וניתוח עלויות
• ניתוח ביצועים מול תחזיות
• קבלת החלטות אסטרטגיות במו"מ וחוזים

כאשר הנתונים אינם מנוהלים בצורה עקבית, מתקבלות תובנות שגויות והנזק עלול להיות רחב היקף.

הנה דוגמא שיכולה להמחיש את העניין –

רשת קמעונאית גדולה רכשה מוצרי צריכה ממספר ספקים באסיה. המחיר שהוזן המערכת לכל מוצר, כלל את עלות המוצר ואת עלות השילוח, אשר חושבו לפי ממוצע שנתי של עלות מכולה מחולקת לפי נפח מוצרים. בתקופת חגים בה נרשם עומד גבוה, החברה עברה משלוחים מהירים באוויר, אך העלויות לא עודכנו בזמן אמת- מה שגרם לכך שהרווחיות האמיתית על חלק מהמוצרים הייתה שלילית, למרות שהמחיר במערכת עדיין הציג רווח גולמי חיובי.

מה היה הפתרון במקרה הזה?

המחיר ליחידה עודכן לשקף רק את מחיר המוצר מהספק ועלויות השילוח נרשמות בנפרד- לפי סוג משלוח, תאריך וספק שילוח. כך התקבלה תמונה מדויקת של עלות כוללת ורווחיות לפי קמפיין, סניף או קטגוריה.

אז מתי נכון להפריד ומתי לשלב?

הטמעת עלויות השילוח במחיר ליחידה עשויה להתאים כאשר מדובר במשלוחים בעלי אפיון אחיד וקבוע ברובו בתנאים או כאשר יש פרויקט מסוים שעבורו יש צורך  במחיר כולל פשוט ונגיש למשתמשים.

לעומת זאת, שמירת עלויות השילוח בשורה נפרדת מתאימה כאשר יש שונות גבוהה בעלויות השילוח וכאשר נדרש ניתוח רווחיות או תמחור מדויק לפי רכיב עלות

ההמלצה הפרקטית – מודל היברידי!

בפועל, רבים מהארגונים המובילים משלבים בין 2 הגישות : במערכות הפיננסיות מוצג הפיצול לצורך בקרה, ניתוח והשיקוף לספקים, אך בדיווחים למנהלים העסקיים מוצג מחיר כולל. סביר שעניין זה ידרוש תחשיב ועבודה נוספת על הנתונים אבל לעיתים זה הפתרון ההולם

לסיכומו של דבר, ניהול נכון של נתוני המחיר ובפרט השאלה כיצד לשקלל את עלויות השילוח תלוי באופי הארגון, ברמת השליטה ו הבקרה הלוגיסטית ובתנאים האנליטיים של הגורמים המעורבים. אין תשובה אחת נכונה, אך יש עקרון ברור: הבחירה צריכה להיות מושכלת, עקבית ומתועדת היטב במערכות.

*******************

*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר: [email protected]

******************

מקור התמונה: https://online.hbs.edu/blog/post/data-driven-decision-making