מאת: אבי קרוטמן *
תקציר
המאמר דן בחשיבותו של מסמך "מתווה לתכנון" כבסיס לכל פרויקט בנייה, מציג את הגורמים לקיומו של פער משמעותי בין הדרישות הראשוניות לתוצר הסופי ומציע פתרון לצמצום הפער.
הנקודות העיקריות והפתרון המוצע:
- המתווה לתיכנון כבסיס לתקצוב: המסמך מסכם את צורכי הארגון ואת חזונו, ומשמש כבסיס הבלעדי/ראשוני לתקצוב. מה שלא מוגדר בו לא יתוקצב.
- הפער התכנוני: תהליך התכנון חושף פערים בין התפיסה הראשונית לתוצר הסופי, ומצריך תוספות לתקציב.
- הפתרון – הרחבת מסמך "מתווה לתכנון" : כדי לצמצם את הפער, יש להרחיב את המסמך מעבר ל"תכנון הפונקציונלי" בלבד. יש לכלול פרמטרים מפורטים מכל בעלי העניין: בטיחות, ביטחון, תקשורת, אחזקה, איכות סביבה, סטנדרט עיצובי וכן דרישות הנוגעות לחוקי עזר מוניציפליים ודרישות גורמי חוץ (כיבוי אש, משרד הבריאות וכדומה).
- דרישות חיצוניות: יש לזהות מראש ולתקצב את דרישות הגורמים הרגולטוריים החיצוניים, שכן הן "מטפטפות" לאורך הפרויקט ומעמיסות את תקציב הפרוייקט בדרישות נוספות.
- תהליך העבודה המומלץ: יש לשתף כמה שיותר בעלי עניין בתהליך, לקיים דיונים עם אנשי השטח על שימור ושיפור תהליכים, לבחון טכנולוגיות חדשות, ולבסוף, להעריך את העלויות ואת החזר ההשקעה (ROI) של הדרישות ולקבל אישור הנהלה.
המאמר
הולדתו של כל מבנה – בין אם מדובר בבניין מגורים, מרכז לוגיסטי, בניין משרדים או מפעל – מתחילה בהגדרת הצרכים באמצעות מסמך הנקרא "מתווה לתכנון (פרוגרמה)".
בתחום שלי, הקמת מרכזים לוגיסטיים, מסמך ה"מתווה לתיכנון" מסכם עבודת למידה מעמיקה של המצב הקיים בארגון, החזון להתפתחות עתידית, מערכות אפשריות שיתנו מענה לצרכים תפעוליים (קיימים ועתידיים), וכן צורכי העובדים מבחינת משרדים, תפעול, תנאי עבודה ועוד. זוהי גם הזדמנות לבחינה מחודשת של תהליכי העבודה ולאימוץ שינויים שיבואו לידי ביטוי במבנה הפיזי ובמערכות שיותקנו בו, וישרתו את הארגון לשנים קדימה.
מסמך "מתווה לתיכנון" חיוני גם לגורמי התפעול וכן לגורם שיקים את המבנה. בין אם זה הארגון שמקים את המבנה לעצמו ובין אם זה יזם שמקים עבור הארגון תמורת דמי שכירות. היות שהמסמך מתכלל את כל רצונותיו וחלומותיו של הארגון, הוא משמשת בסיס לתקצוב הפרויקט, ובהכללה, מה שלא הוגדר בו לא יתוקצב.
כאן המקום להזכיר לכל בעלי העניין בארגון כי המסמך "מתווה לתיכנון" רק מתחיל את תהליך התכנון. ככל שאנחנו מתקדמים בתכנון ובתיאום בין המתכננים, אנחנו מבינים שמה שתוכנן בתחילת הדרך אינו זהה לתוצר שמתקבל בסוף התכנון, וכאן עולה הצורך להתאים את התקציב הראשוני של הפרויקט, תוך כדי התקדמות הפרוייקט ועד האכלוס.
הדרך לצמצום הפער: הרחבת המסמך "מתווה לתיכנון"
כדי לצמצם את הפער, בין התיכנון הראשוני לתוצר הסופי, יש להוסיף למסמך נושאים שבדרך כלל אינם כלולים במסמך "התכנון הפונקציונלי". כדאי וצריך להוסיף להגדרות הראשוניות כמה שיותר פרמטרים:
| תחום | תיאור ודוגמאות | הגורם המגדיר |
| תכנון פונקציונלי | הגדרות עקרוניות למבנה (גובה, עומסים על הרצפה, פתחי העמסה, פתחי כניסה למלגזות, קירור/מיזוג, סוג המאוחסן) ושיטת התפעול של העסק. | מתכנן פונקציונאלי + צוות התפעול |
| בטיחות | דרישות הבטיחות של העסק. | ממונה בטיחות |
| ביטחון | תפיסת הביטחון של הארגון, בתוך המבנה ומחוצה לו. | קב"ט או יועץ ביטחון |
| איכות | תפיסת האיכות של הארגון. | מנהל איכות |
| תקשורת | דרישות תקשורת (האם יידרש חדר שרתים, גודלו, רמת המיגון וכו'). | מתכנן תקשורת ואנשי מערכות המידע |
| אחזקה | תפיסת האחזקה של הארגון. | מנהל או יועץ אחזקה |
| איכות הסביבה | תפיסת איכות הסביבה של הארגון :מבנה ירוק, חיסכון באנרגיה, מיחזור, הצללה. | מנהל איכות סביבה |
| חוקי עזר | הכרת חוקי העזר המוניציפליים של המיקום והשפעתם על התכנון. | יועץ מתאים |
| סטנדרט עיצובי | סטנדרט קיים לעיצוב משרדים, מלתחות, שירותים ומטבחונים. | הנהלה / גורם עיצוב |
| ציוד מסורתי | ציוד ספציפי (דגם/ספק) שהארגון רוצה להמשיך להשתמש בו (שערים, משווה גובה, עובי פנל מבודד, מערכות מיזוג/קירור/חימום מועדפות). | צוות רכש / אחזקה |
| שכנות | מי יכול להיות שכן (הגנה מפני מפעל מזהם או מרעיש). | הנהלה / גורם רגולציה |
הערה חשובה: לאורך חיי הפרויקט, בעלי עניין חיצוניים (כגון רשות מקומית, כיבוי אש, משרד הבריאות, המשרד לאיכות הסביבה) יעלו דרישות נוספות שהפרויקט צריך לעמוד בהן. דרישות אלו "מטפטפות" בשלבים שונים לאורך חיי הפרוייקט (תנאים להיתר, בדיקת תוכניות, ביקורת לטופס אכלוס, רישיון עסק). כל דרישה כזו דורשת הקצאת תקציב נוסף שלא תוכנן מראש. ככל שמכירים את הדרישות הללו מראש ומכניסים אותן למסמך ה"מתווה לתיכנון", ניתן לתקצב נכון את הפרויקט ולמנוע דרישה לתוספות בהמשך.
גישה משוכללת להצגת דרישות בתהליך כתיבת המסמך "מתווה לתיכנון"
מתוך התמודדות רבת שנים עם פרויקטי הקמה, שכללתי את תהליך למידת הדרישות שישולבו במסמך "מתווה לתיכנון":
- שיתוף בעלי עניין: לשתף כמה שיותר גורמים בתהליך הגדרת הצורך – מנהלים מכל הדרגים, עובדים ותיקים, אנשי אחזקה ואנשי מקצוע מכל התחומים המוזכרים.
- דיונים מקדימים: לקיים דיונים שבסופם הארגון יציג לכותב המסמך את רצונות הארגון.
- שימור הקיים: לשאול את אנשי השטח מה ברצונם להעתיק, מהשיטה הקיימת , למבנה החדש.
- שיפור עתידי: לשאול את אנשי השטח, אילו תהליכים מקשים עליהם כיום וכיצד ירצו לראותם בעתיד.
- מפרטים: אם יש מפרטים ידועים, להציג אותם כנספח למסמך "מתווה לתיכנון".
- שילוב כלל ההגדרות: להכניס למסמך את כלל ההגדרות של בעלי העניין שפורטו לעיל.
- טכנולוגיות חדשות: לצאת ולראות כיצד טכנולוגיות חדשות יושמו בארגונים אחרים לפני קבלת החלטה.
- ספקים ותערוכות: לבקר בתערוכות ולפגוש ספקים.
- תקצוב וסדרי עדיפות: להעריך את עלות הבקשות של אנשי השטח ואת החזר ההשקעה (ROI) של כל בקשה, לקבוע סדרי עדיפות ולקבל את אישור ההנהלה למקסימום בקשות השיפור שהומלצו ליישום
סיכום
כאשר ארגון מתחיל לתכנן את המבנה אליו ייכנס בעתיד, עדיף לו שיתקצב את הפרוייקט וייתקשר חוזית עם הגורם שבונה, רק לאחר שבדק את כל מכלול הצרכים והשאיפות, ושיתף בבדיקה זו את מקסימום בעלי העניין בתוך הארגון , תוך התחשבות בכל תחומי העיסוק שפורטו במאמר .
**********************************
*אבי קרוטמן. מהנדס תעו"נ ותיק ואינטגרטור בפרוייקטי הקמה מזה 15 שנים (שותפות והובלה ב 9 פרוייקטים גדולים).
במסגרת תפקידי בפרוייקטים אני מפנה את הדרג הניהולי/מקצועי בארגון לעסוק בליבת העיסוק של הארגון , מקצר את הזמן לקבלת החלטות מול יזם/מתכננים/קבלנים ומגדיל את הסיכוי לעמוד ביעדי הזמן של הפרוייקט, מונע עיכובים בפרוייקט ומצמצם עלויות הנובעות מעיכובים אלו, מצמצם עלויות הנובעות מחוסר ניסיון וביצוע בפעם הראשונה, מביא הסתכלות כוללת לפרוייקט כולל תהליכי עבודה, הבטחת איכות, בטיחות והתמצאות בכל תחומי התכנון והבניה של הפרוייקט.
