מאת: ריקי אביבי*
מטרות ואסטרטגיות רכישה מונחות מדי יום על שולחנו של מנהל הרכש, ובעוד אנשי הרכש, מנהלים וקניינים עמלים על תהליך הרכש, לעיתים נדמה שאחרים בארגון מתייחסים לחלק הפקת ההזמנה כפעולה אדמיניסטרטיבית. אולם, לא כך הדבר.
בכתבה זו, ניתן להזמנת הרכש, את הכבוד הראוי לה ואסביר על סוגים שונים של הזמנות והתרומה שלהן לארגון.
ראשית, מהי הזמנת רכש?
הזמנת רכש היא טופס שבו ארגונים משתמשים מול ספקים כדי לתקשר את הקשרים העסקיים שלהם. זהו הסכם בין לקוח לספק שבו צד אחד מספק לשני סחורות או שירותים בתמורה לתשלום.
בהיבט המשפטי, הזמנה היא דרך לעגן "הצעה וקיבול" (חוק החוזים תשל"ג 1973), כלומר, הסכמה על עסקה ועל תנאיה ולכן, ההזמנה משמשת כחוזה לכל דבר. מכאן, חשיבותה הרבה בדיוק המידע והפרטים שהיא מכילה. בנוסף לכך, הזמנת רכש משמשת כתיעוד למעקב אודות התכולה, תנאי ההסכם, מועדי האספקה ומתן המידע הדרוש לחיוב. כלומר, עצם קיומה של הזמנה מסייע לבקרה אחר התהליך ומשמשת לבקרה אחר ההוצאות והתשלומים.
מה הקשר בין הזמנה ובקרה על תשלום? תחשבו לרגע על מצב שבו מתקבלות חשבוניות ללא הזמנה, כיצד ניתן לדעת בודאות שלא מדובר בכפילות חיובים על אותה פעולת רכש?!
אף מנכ"ל או מנהל כספים לא רוצה שתרחיש כזה יקרה. היכרות טובה של מהותה של ההזמנה וסוגיה, תתרום ותגדיל את היעילות ושביעות הרצון של כלל המעורבים בארגון.
זהו השלב שבו נוכל להעמיק בנושא ולהכיר 4 סוגים של הזמנות שמשמשים את אנשי הרכש בעבודתם:
- הזמנה סטנדרטית- PO (Purchase Order), הזמנות מהסוג השכיח והמוכר. לרוב משתמשים בהזמנות אלו לרכישות חד פעמיות. מאופיינות בד"כ בפנייה לספקים חדשים ופחות מוכרים.
- הזמנה מסגרת – BPO ( Blanket Purchase Order) – כינוי נוסף להזמנה מסוג זה היא "הזמנה עומדת". בהזמנה מסוג זה, משתמשים כאשר מעמידים סכום להתקשרות עם ספק כאשר כמות הפריטים, אינה ידועה מראש. לדוג' – רכישת נייר למדפסות
- הזמנה מתוכננת – (Planned Purchase Order) PPO – כוללת רמת פירוט דומה לזו של הזמנת רכש רגילה, אך מועד האספקה (ולעיתים מקום האספקה) אינו נקבע מראש.
- הזמנה חוזית – CPO (Contract Purchase Order) – הזמנה שמבוססת על חוזה ובה תנאים והגבלות שהוסכמו, הנחיות ומידע לגבי מסגרת הזמן.
לרוב, הזמנה זו אינה מכילה מועדי אספקה ומחירים ועשויה להיות שימושית בעת התקשרות עם משווק תוכנה למשל. ההזמנה תספק סקירה כללית של מידע העסקאות החיוני אך הפרטים יימסרו במועד מאוחר יותר, כאשר נתונים נוספים יהיו זמינים.
עכשיו משסקרנו את סוגי ההזמנות, אפשר להבין עד כמה ההזמנה היא כלי חשוב לארגון ועד כמה רצוי וחשוב לדייק את סוגי ההזמנות ולהתאימן לתהליכי הרכש המגוונים שמתרחשים בכל ארגון.
אני מאמינה שאם קראתם את שורותיי עד כאן, בפעם הבאה שתקבלו לידכם הזמנה או כשתפיקו הזמנה בעצמכם, היא כבר תתפס במלוא הדרה וכטקטיקה עסקית-מקצועית של העוסקים ברכש.
************************
*ריקי אביבי – מנהלת קניינות ורכש עם ותק של 20 שנה בתחום וניסיון עשיר בניהול רכש ישיר ורכש עקיף בתעשיה היצרנית והמוסדית. מנוסה בתהליכי משא ומתן, ייבוא, שיטות, הסדרת נהלי עבודה לצורך שיפור יעדי רכש, מיצוב הרכש והעלאת היעילות ארגונית. בעלת תעודת יועצת ארגונית ותואר שני במנהל עסקים. ליצירת קשר: [email protected]
*************
מקור התמונה: https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/purchase-order/