בתקופה מורכבת זו בה שרשראות האספקה מאותגרות בכל אזור בעולם כתוצאה משינויים אקלימיים קיצוניים, מגמות גאו פוליטיות משתנות וצרכים משתנים אל מול התקדמויות טכנולוגיות מרובות חשוב מאוד ההון האנושי המניע את הגלגלים בשרשרת הלוגיסטית והתפעולית. במאמר זה אני מנסה לגעת במספר תפקידי מפתח והאחריות שלהם.
- מנהל שרשרת אספקה
- מנהל מחסן וצוות המנהלים במחסן.
מנהל שרשרת אספקה : תפקידים ואחריות
בשנים האחרונות, פרופיל מקצועי אחד רכש יותר אחריות ניהולית והשפעה רבה יותר על הכיוון האסטרטגי של ארגונים. האירועים והשיבושים האחרונים הדגישו את היתרונות של מנהל שרשרת אספקה.
מהו תפקידו של מנהל שרשרת אספקה ?
מנהל שרשרת אספקה, או CSCO, הוא האדם האחראי לפיקוח ולאספקת ערך לאורך שרשרת האספקה של החברה. אדם זה חייב להבטיח זרימה יעילה של סחורות על ידי חיזוי והתמודדות עם שינויים בהיצע ובביקוש, הסרת אילוצים כגון צווארי בקבוק ולהישאר מעודכן בטכנולוגיות חדשות.
מנהל שרשרת האספקה – נוכח יותר ויותר בעסקים – מפקח על כל דבר, החל מרכישת חומרי גלם ועד משלוחים ללקוחות, ומקיים אינטראקציה עם כל חוליה בשרשרת. לכן, מלבד חזון אסטרטגי, פרופיל זה דורש מיומנויות תקשורת, משא ומתן וניהול. אין לבלבל אותו עם מנהל המחסן, דמות מפתח במחלקות הלוגיסטיקה של החברות, שתופס מקום אחר בתרשים הארגוני של המחסן.
תחומי האחריות של מנהל שרשרת אספקה
האחריות של מנהל שרשרת אספקה מקיפה מספר היבטים של תהליכי ייצור ויחסים מסחריים. אלה הם חלק מהם:
- להשיג את המחיר הטוב ביותר עבור רכישות חומרי גלם, לחזות במדויק את הביקוש ולהימנע ממלאים. כדי להשיג זאת, מנהל שרשרת האספקה יכול להשתמש בכלים כגון כמות ההזמנה הכלכלית (EOQ) ולבנות ולתחזק קשרים טובים עם ספקים.
- לנהל הפצה והובלה של מוצרים כך שהסחורה תגיע למקום הנכון, בזמן הנכון ובהתאם לתנאים המוסכמים.
- לקבוע אינדיקטורים מרכזיים לבקרת שרשרת האספקה.
- לתכנן את האסטרטגיה הלוגיסטית שהחברה תעקוב אחריה, למקסם את המשאבים שלה ולפקח על המלאי שלה. לשם כך, תוכנות כגון מערכות לניהול מחסן יהיו שימושיות.
- לזהות מגמות חדשות, להניע טרנספורמציה של תהליכים, להוביל את יישום ההתקדמות הטכנולוגית ולהשיג שרשראות אספקה בנות קיימא יותר.
- לשתף פעולה עם מחלקות אחרות כדי למטב את התפעול, לבסס תהליך תכנון מכירות ולספק ניראות של פעילויות ברחבי הארגון כולו.
תחומי האחריות של מנהל שרשרת האספקה משתרעים על פני תחומים שונים של תהליכי ייצור ויחסים מסחריים
מאפיינים של מנהל שרשרת אספקה טוב
מנהלי שרשרת אספקה מובילים חולקים בדרך כלל את התכונות הבאות:
- אסטרטגיות וחדשנות. אנשים צופים פני עתיד אלה צופים שינוי ומחפשים פתרונות חדשים לבעיות.
- נוטה לפעול. סמנכ"לי שרשרת האספקה מאמצים את השינוי ונמנעים מעודף ביורוקרטיה.
- מתמיד ונחוש. אנשי מקצוע אלה בדרך כלל לוקחים את היוזמה, מספקים הוראות ברורות ומקבלים את ההחלטות הדרושות כדי להשיג את המטרות שלהם.
- מבט שיטתי. מנהלי שרשרת אספקה ים מודעים לכך שהם חלק ממערכת אקולוגית מקושרת ובעלת תלות הדדית עמוקה. כתוצאה מכך, הם חייבים להישאר אובייקטיביים והגיוניים, ללא קשר לנסיבות.
איזה רקע אקדמי צריך מנהל שרשרת אספקה?
מנהלי שרשרת אספקה ים מפקחים ומתאמים כל תהליך שעלול לעכב כל נקודה בשרשרת האספקה ולגרום לעצירת הייצור או ההפצה. הם שומרים על קשר עם ספקים ומובילים, כמו גם צוותי ייצור ומכירות.
זו הסיבה, שהם נדרשים להיות בעל תכונות מנהיגות ומיומנויות מסחריות, לאנשי מקצוע אלה לעתים קרובות יש תואר באוניברסיטה. עם זאת, הרקע האקדמי שלהם יכול לבוא גם מתחומי ההנדסה הקשורים לניהול, כגון מנהל עסקים. כיום, יש יותר ויותר אפשרויות לתואר שני, כגון תוכניות מאסטר ספציפיות. חיוני שתהיה ראייה ביקורתית ואנליטית של השוק וצרכי העסק.
היכן עובד מנהל שרשרת אספקה?
בדרך כלל, ארגונים שיש להם מנהל שרשרת אספקה בצוות הם חברות ייצור, שבהן אדם זה מנהל רכש, רכש, מכירות וכל שלבי הייצור. עם זאת, אנשי מקצוע אלה נמצאים גם במסחר אלקטרוני ובעסקים מסחריים הקשורים לשירותים, סיטונאים וקמעונאים.
מנהלי שרשרת אספקה ים יכולים למטב את המשימות שלהם על ידי השקעה בטכנולוגיות חדשות.
100 הימים הראשונים של מנהל שרשרת האספקה
מנהלי שרשרת אספקה המתחילים את תפקידם החדש צריכים להקדיש את 100 הימים הראשונים שלהם (שלושה חודשים) לארבעה היבטים שינחו את היסודות להמשך פעילותם ולהצלחתם:
- לפתח קשרים אסטרטגיים.
- לחזק את ניהול הסיכונים של החברה.
- לתמוך בכישרון ולפתח את יכולותיו.
- ליזום תוכניות לצמיחה ארוכת טווח
כיצד בינה מלאכותית יכולה לייעל את שרשרת האספקה?
מנהלי שרשרת אספקה יכולים לשנות את פעילותם על ידי השקעה בטכנולוגיות חדשות, שיפור העמידות שלהם וחוויית הלקוח. בהקשר זה, הם יכולים להשתמש בכלים המונעים על ידי בינה מלאכותית (AI), ביג דאטה ולמידת מכונה כדי להקל על משימות ניטור ודיווח. אנשי מקצוע אלה יכולים גם לייעל את תהליכי הלוגיסטיקה של החברות שלהם בטווח הקצר, הבינוני והארוך על ידי יצירת אסטרטגיות המשלבות אותם.
ישנן מספר אפשרויות, כולל מודרניזציה של פעולות על ידי שילוב מערכות אחסון ואחזור אוטומטיות (AS/RS) או משאבים כדי לזרז את איסוף ההזמנות (למשל, ליקוט על ידי רובוטים). יתר על כן, שליטה מלאה של תהליכים יכולה להיות מושגת על ידי יישום מערכת ניהול מחסן כמו WMS. אסטרטגיות אחרות כוללות הרחבת המתקן של החברה או בניית מרכזים אזוריים חדשים.
תרשים ארגוני של מחסן: מטרה ואלמנטים
אחד ההיבטים הקריטיים ביותר של ניהול מחסן קשור ליכולות ולארגון של כוח האדם האחראי על קבלת, אחסון ומשלוח סחורות מדי יום. איך כל זה מסודר?
מהו תרשים ארגוני של מחסן?
תרשים ארגוני של מחסן הוא ייצוג גרפי של מבנה מחלקה זו. הוא כולל בדרך כלל את התפקידים, תחומי האחריות והשמות של האנשים המרכיבים ומובילים אותו, וממחיש את היחסים ההיררכיים שלהם בדיאגרמה. כלי זה מספק דרך ברורה ומאורגנת להמחיש כיצד פונקציות ופעילויות מופצות בתוך המחסן.
מחסנים וניהולם הופכים חיוניים יותר ויותר לשרשרת האספקה ולתוצאות העסקיות. כתוצאה מכך, לתפקידים בתחום זה יש יותר אחריות ואוטונומיה. כמעט לכל החברות יש מחסן כלשהו, ללא קשר לגודלן, רמת הטכנולוגיה או המורכבות שלהן.
כיצד השתנה המבנה הארגוני של המחסנים בשנים האחרונות?
העלייה במכירות המקוונות אילצה מחסנים להתפתח – לעתים קרובות באמצעות אוטומציה – כדי לטפל במשלוחים מהירים וגמישים יותר מבלי להגדיל את העלויות.
ציפיות הלקוחות במונחים של איכות השירות מוגברות ללא הרף, ועיבוד הזמנות כרוך בהתאמה אישית רבה יותר. בסביבה המשתנה של היום, המחסן, התרשים הארגוני שלו והאופטימיזציה שלו חיוניים להצלחת הפעילות העסקית.
כיצד משפיע התרשים הארגוני של המחסן על הניהול?
באופן מסורתי, ניהול מחסן תלוי במחלקות הכוללות גם משימות ועובדים אחרים, כגון רכש, ייצור ולוגיסטיקה. עם זאת, היא עשויה לשחק תפקיד בולט יותר בארגונים שעיקר פעילותם קשורה לאחסון, למשל ספקי לוגיסטיקה. לחלופין, היא עשויה ליפול לרמה נמוכה יותר בהיררכיה של סוגים אחרים של חברות.
להלן מספר דרכים שבהן התרשים הארגוני משפיע על ניהול המחסן:
- הגדרת אחריות
- תיאום פעילויות
- מיטוב תהליכים
- תקשורת פנימית משופרת
מה שיש לקחת בחשבון בעת יצירת תרשים ארגוני של מחסן
אין מודל תרשים ארגוני אחיד שחל על כל החברות. מבנה מתאים מאפשר לעסק שלך להשיג את מטרותיו באמצעות המשאבים החומריים והאנושיים שלו, בין אם קיימים או מאוגדים. הבסיס של תרשים ארגוני טוב של מחלקת מחסן הוא לקבוע את הפונקציות שיש לבצע, לעצב את עמדות העבודה, לקבץ אותם וליצור קשרים ביניהם.
תרשים ארגוני של מחסן צריך להיות מותאם לעסק שלך כדי לשפר את התקשורת הפנימית.
מנהלים ותפקידים שיש לכלול בתרשים ארגוני
אפשרות אחת להרכיב את התרשים הארגוני של המחסן שלך היא להתחיל עם התהליכים הלוגיסטיים שלך ולהקצות מנהל לכל אחד מהם. בדרך זו, למנהל המחסן תהיה סמכות קבלת ההחלטות הגדולה ביותר. ברמה הבאה יהיו האנשים האחראים על תהליכי משנה, כגון קבלה, אחסון והובלה פנימית.
- מנהל קבלה. אדם זה מפקח על נהלים עבור סחורות נכנסות, מהגעתן ועד לאחסון שלהן. התהליך כולל הקצאה או סריקה של קוד מזהה או תג RFID, המשולב לעתים קרובות על ידי היצרן. שיטה זו – יחד עם השימוש במערכת ניהול מחסן (WMS) – מבטיחה נראות מלאה של כל המוצרים במתקן.
- מנהל אחסנה. איש מקצוע זה אחראי על הקצאת סחורות למיקומים אידיאליים, באופן ידני או עם כלי ניהול. מנהלי אחסון יכולים להקצות מיקומים קבועים מראש או להשתמש במיקומים אקראיים.
- מתאם לוגיסטי. אדם זה מוודא ציות לכללי הובלת סחורות, הן באופן פנימי והן עבור משלוחים יוצאים. רכז הלוגיסטיקה מפקח על שיטות הטיפול הנכונות בחומרים לכל פעולה, עוקב אחר מילוי הזמנות ומנהל את אספקת הייצור.
- מנהל המחסן איש מקצוע זה שולט ומתאם את כל פעולות המחסן האחרות. אלה כוללים טיפול באינטראקציות עם ספקים, פיקוח על דיווח תקין, ניהול הקשר עם הרכש, זיהוי צרכים חומריים, הכנת דוחות ומעקב אחר כל מה שממתין למסירה. מנהלי מחסנים חייבים להישאר מעודכנים לגבי כל חוליות שרשרת האספקה בעסק שלהם ולתקן תהליכים לא יעילים.
משימות אלה, הרלוונטיות לכל מתקן לוגיסטי, ניתן לחלק בין מנהל ושלוש עמדות ביניים. עם זאת, באפשרותך גם להקצות אותם לאדם אחד, לשני עובדים או לתצורות אחרות. אפשרות נוספת היא לחלק את עבודת המתקן לאזורים, בין אם לפי אזורי תפעול שונים, טמפרטורת ההפעלה, היעד הסופי של הסחורה או קריטריונים אחרים.
המטרה הסופית של התרשים הארגוני של המחסן היא שמידע, מוצרים וחומרי גלם יזרמו בצורה חלקה ככל האפשר במרחב זה בתוך החברה שלך. המבנה שלה יהיה תלוי בצרכים ובמאפיינים הספציפיים של העסק שלך.
מטרת התרשים הארגוני של המחסן היא שמידע, מוצרים וחומרי גלם יזרמו בצורה חלקה
משימה קריטית נוספת היא שמירה על המתקן נקי ומסודר. בנוסף לאכיפת תקני הבטיחות והבריאות התעסוקתית, סביבת העבודה תהיה נעימה יותר.
התאם את המחסן שלך לתרשים הארגוני שלו
יצירת תרשים ארגוני של צוות מחסן וחלוקת תפקידים בין עובדים ומפקחים חיוניים לפעולות לוגיסטיות מוצלחות. כפי שהוזכר לעיל, אין מודל ארגוני חד ערכי שחל על כל העסקים. למרות זאת, מומלץ להשתמש בכלי זה כדי לפתח תרשים ארגוני משלך. תוכל לייעל תהליכים, לתאם פעילויות ולשפר את התקשורת הפנימית במתקן שלך.
מעבר ליצירת התרשים הארגוני שלך, מחסן מודרני ואוטומטי המותאם לעומסי עבודה הוא גם חובה לאספקת קווי ייצור, משלוח הזמנות ועמידה מוצלחת בציפיות הלקוח.
אוטומציה ודיגיטציה של שרשרת האספקה שלך מעודדות לוגיסטיקה עסקית מוצלחת. ב– Best-Practice, אנו יוצרים פתרונות וחשיבה פרודוקטיבית לניהול מחסנים המניעים יעילות בכל סוגי המרכזים הלוגיסטיים. צור קשר גלה כיצד לקחת את ביצועי צוות המחסן שלך לשלב הבא.
—————
*איציק כהן, יועץ לוגיסטי בכיר, מתמחה מעל 20 שנים בהקמה ותכנון מערכים לוגיסטיים, שיפור תהליכים וניהול פרויקטים. טל. 055-9999559, מייל [email protected] , אתר best-practice.co.il
————–
מקור התמונה: