טיפים מנצחים למנהל רכש להכנת מצגת אפקטיבית

מנהלי רכש מתבקשים לעיתים קרובות מאוד לעשות פרזנטציה מול ועדות מקצועיות וההנהלה הבכירה. ההצגה יכולה להיות דיווח על פרויקטים קיימים, עדכון על הצעות מחיר של ספקים וכו'.
מצגת  אפקטיבית דורשת יכולת לצפות מראש את הקשיים ולהתאימה לסביבה הרלוונטית. ואם ננסה לדייק את זה יותר:

• המצגת חייבת להתחשב ביעדי התקשורת, בנושא ובקהל היעד.
• המצגת חייבת לזהות את הגורמים המשפיעים על הסביבה בה מתקיימת התקשורת ומה לעשות בכדי להתגבר על ההפרעות.
• המצגת חייבת לזהות את החשיבות של בחירת האמצעי הראוי לתקשורת הנכונה.

היתרון במצגת הינה בכך שהיא מאפשרת איסוף  של  כל המשתתפים הרלוונטיים לתהליך קבלת ההחלטות. שימוש נכון במצגת יאפשר לנו:

• הבטחת חשיבה אחידה.
• עזרה בהגעה להסכמה קבוצתית.
• זיהוי או פתרון בעיה.
• השגת אישור על רעיון או תכנית עבודה.
• פתרון קונפליקטים.
• הטלת אחריות.

אז איך עושים את זה נכון? ניתן לחלק את התהליך של בניית מצגת אפקטיבית לשבעה צעדים עיקריים:

• הגדרת היעד
• באיזה נושא הייתם רוצים שהמצגת תתמקד?
• מה הייתם שואפים שהקהל ידע, יאמין בו או יעשה כתוצאה מהמצגת?

• ניתוח קהל היעד
• בדקו מהו הרקע של הקהל ומה רמת ההבנה שלו לגבי הנושא.
• בדקו מהי נטיית הקהל. הדבר מתייחס לגישת הקהל כלפי המציג והנושא.
• נסו להשים את עצמכם בעמדת הקהל בכדי להבין אותו טוב יותר.

• תכננו את טקטיקות ההצגה
• החליטו אם יש צורך במצגת אחת או בכמה מצגות.
• קבעו את אורך המצגת ולוח הזמנים.
• קבעו מי צריך להשתתף .
• תכננו מראש כיצד להתגבר על מכשולים שניתנים לזיהוי.

• ארגנו את המצגת
• מומלץ מאוד כי הפתיח של המצגת יהיה חזק וסוחף והוא צריך לכלול מידע בסיסי שלקהל הזכות לדעת, כולל: זיהוי המציג, הרקע המקצועי שלו; הנושא והיעד של המציג; היקף המצגת; הקריטריונים שעל פיהם יוחלט הנושא ומה מצופה מהקהל.
• חשוב כי הנושא המרכזי של המצגת יכלול מידע בסיסי שהמציג רוצה להעביר לקהל.
• סיום המצגת יהיה תלוי בדרך כלל במורכבות הנושא והיעד של המצגת.

• הכנת תסריט
• הימנעו מז'רגון לא נחוץ.
• אם יש צורך במונחים לא מוכרים, הגדירו אותם במהלך הדרך.
• אל תשתמשו בראשי תיבות. הם צורה מקוצרת של ז'רגון.
• שקלו את כמות הפרטים. מעט פרטים יבלבלו; ריבוי מופרז של פרטים יהיו משעממים.
• הגיעו מהר לתכלית.
• אל תדגישו את ההבדלים ביניכם לבין הקהל.
• שמרו על אחדות. תדגישו נקודה אחת לכל עזר חזותי.
• שמרו על פשטות העזרים החזותיים.
• השתדלו לצמצם פרטים ועזרים חזותיים במצגת ולספק אותם בעל פה.
• שמרו על עיצוב עקבי של כל העזרים החזותיים הקשורים למצגת אחת.
• שמרו על העזרים החזותיים קריאים על ידי שימוש בגופן בולט וגדול.
• שלבו שמע ועזרים חזותיים. תנו לכל ערוץ לעשות חלק מהעבודה.

• התחשבו בגורמים הפיזיים העלולים להשפיע על הקהל בחדר

ישנם לא מעט גורמים פיזיים בחדר העלולים להשפיע על הקהל ויש לקחת אותם בחשבון כגון: טמפרטורה, גודל, צורה, אקוסטיקה, מיזוג , תאורה, סידורי ישיבה, הגברה וכו'.

• הצגת המצגת
• זכרו שזה בסדר לא להיות מושלם ולכן חשוב מאוד להיות עצמכם.
• משכו את הקהל על ידי יצירת קשר עין ומעורבות.
• תהיו אנרגטיים ואמפתיים לקהל.
• תהיו מודעים להסחות דעת. תנועות גוף יכולות להסיח את הדעת ויש למנוע אותן כגון משחק בחפצים או התאמת המיקרופון.
• גם כאשר דברים אינם מסתדרים, אל תפסיקו לדבר והמשיכו עם העברת המסר.