חשיבות המעורבות המוקדמת של הספק בתהליך הייצור של מוצר חדש

חשיבות המעורבות המוקדמת של הספק בתהליך הייצור של מוצר חדש

ארגון יתפקד בצורה היעילה ביותר בעת ייצור מוצר חדש לשוק כאשר כל חברי הצוות מכירים את התוכנית הארגונית, לרבות הספקים התומכים. מכיוון שמנהלי הרכש הם אלה שאחראים על ניהול ההתקשרות עם ספקי הארגון, הרי זו אחריותם לוודא כי הספקים מעודכנים, עד כמה שאפשר, לגבי הצרכים העתידיים של הארגון.
ארגון יתפקד בצורה היעילה ביותר בעת ייצור מוצר חדש לשוק כאשר כל חברי הצוות מכירים את התוכנית הארגונית, לרבות הספקים התומכים. מכיוון שמנהלי הרכש הם אלה שאחראים על ניהול ההתקשרות עם ספקי הארגון, הרי זו אחריותם לוודא כי הספקים מעודכנים, עד כמה שאפשר, לגבי הצרכים העתידיים של הארגון.
בדרך זו, ניתן לנצל בצורה מקסימלית את המומחיות הטכנולוגית של הספקים ובכך לתמוך במטרות הארגון.
מעורבות מוקדמת של הספק היא למעשה מהלך אשר מפגיש את הספק עם הצוות המתכנן של המוצר או השירות בארגון, בשלב מוקדם של תהליך פיתוח המוצר. המטרה היא להיעזר במומחיות והניסיון של הספק בפיתוח מפרט מוצר או שירות, שיאפשר ייצור, הרכבה ו/או אספקה אפקטיבית ויעילה.
להלן התחומים בהם מעורבות מוקדמת של הספק יכולה להיות בעלת השפעה מועילה על תהליך ניהול שרשרת האספקה​​:

• תהליך הייצור – הידע לגבי תהליכי הייצור, הן של הספק והן של הלקוח, חשוב לפיתוח תהליך ייצור מוצר יעיל במיוחד. מנהלי הרכש והספקים העובדים יחד, יכולים למנוע כפילויות רבות בעלויות.

לדוגמא, הארגון יכול לרכוש את מוצר מוכן באופן חלקי ולהכניס אותו לתהליך בשלב מוקדם יחסית. דוגמא נוספת היא, כאשר הספק לוקח על עצמו חלק מן הפעילות של הלקוח במידה והדבר מוביל לעלויות נמוכות יותר ולאיכות משופרת.
לארגון יש הזדמנות גדולה להתייעל מבחינת עלויות, במידה והוא מבין את התהליכים של הספק. ניתן לחסוך זמן וכסף באופן משמעותי, כאשר הספק הוא חלק מצוות העבודה כבר משלב מוקדם של פיתוח תהליך הייצור. הספקים יכולים להמליץ על סוג מסוים של ציוד שעשוי להיות תואם יותר לתהליכי הייצור שלהם.  הליך זה מטפח מערכת יחסים אסטרטגית עם הספק.

• תקציב לרכישת ציוד ו/או מתקנים – מנהל הרכש ​​יכול לתרום באופן משמעותי ביותר לתהליך בניית התקציב ו/או אישורו, במידה והוא מעורב בתהליך מהשלב המוקדם של ייצור המוצר החדש.

הליך זה נקרא מעורבות מוקדמת ברכישה (EPI – Early purchasing involvement). מנהל הרכש המכיר את הצורך ברכישת ציוד ו/או מתקנים, יכול להרכיב רשימה של ספקים אשר מסוגלים לספק את הצורך הזה. מעבר לכך שהדבר מאיץ את קבלת ההחלטה על גובה התקציב הנדרש לפרויקט, הוא אף מקצר את תהליך הרכישה בשלב מאוחר יותר. צפי של צורך בציוד או במתקנים יאפשר לספקים פוטנציאליים להקצות את הייצור ו/או כוח אדם עוד לפני שעולה הצורך בהם. הדבר יסייע גם ברכישה של מוצרים בעלי טווח אספקה ארוך. זמינות התקציב שאושר מראש יכולה לספק יתרון תחרותי במקרה של מוצר חדש.

• פיתוח מוצר חדש – ספקים יכולים להיות לעזר בשלבים המוקדמים של פיתוח מוצר, ע"י אספקת אבי טיפוס, מודלים או דוגמאות קדם-ייצור עבור בדיקות ו/או לשימוש במחזור הפיתוח של המוצר. תקשורת טובה ומשוב בין הלקוח לבין הספק חשובים במיוחד כאשר מעוניינים בהפקת ערכים מקסימליים מהמאמצים המוקדמים של פיתוח המוצר.

• עלות – ספקים יכולים לספק תובנה שימושית לגבי העלויות של ייצור מוצר וכן הערכות מציאותיות בנוגע למה שיהיה כרוך בפיתוח המוצר. זאת עוד לפני שהמוצר יוחדר לשוק או יירכש ע"י ארגון אחר.

קבלת תחזיות עלות לגבי המוצר מהספק, עשויה למנוע מהארגון מלעשות טעויות יקרות בשיקול הדעת ולשפר את יכולת קבלת ההחלטות.

• איכות – מעורבות מוקדמת של ספקים בפיתוח של מפרטי מוצרים ותהליכים, יועיל בהפחתת עלויות האיכות של המוצר. הספקים יכולים לעזור בפיתוח דרישות איכות אשר ישרתו את הלקוח באופן היעיל ביותר. כאשר הספקים מודעים לצרכים של הלקוח, הם יכולים להכין את הארגון שלהם באופן שיספק את הצרכים הללו באמצעות פיתוח המשאב האנושי והכשרתו, פיתוח תהליכים ומחקרי יכולות, רכישת ציוד וכו'.

איכות היא תוצאה של תכנון מוקדם והכנה מראש. ספקים בעלי ידע לגבי דרישות האיכות, יכולים למנוע בעיות שיובילו לדחיות או החזרות בשלבים מאוחרים יותר.

• זמינות – ספקים צריכים להיות בעלי יכולת לשרת את הצרכים של הלקוח. כאשר ספק מודע לצרכים הצפויים, הוא יכול ליידע את הלקוח לגבי התמיכה אותה הוא יכול לספק. מנהלי הרכש הם אלו שאחראים לספק תחזית נתונים אמינה לספקים. הליך זה יעזור במניעת בעיות עתידיות הנוגעות לאספקתו של המוצר לצרכן.

• טכנולוגיה – מיומנויותיו של הספק בתחום הטכנולוגי יכולות להגדיל את הסיכויים לייצור מוצר איכותי וחסכוני בשלב המוקדם של מחזור התכנון. ההבנה הטכנולוגית של הספק עשויה להשפיע על בחירת חומרים וכן בתחומים רבים אחרים, במיוחד כאשר לארגון אין מספיק ידע לגבי חידושים טכנולוגיים המתרחשים בשוק. מערך הרכש ​​יכול לסייע בהעברת מידע, ע"י צירוף של הצוות הטכני של הארגון עם איש מקצוע מוסמך מבחינה טכנולוגית מטעם הספק. יחד עם זאת, שיתופי פעולה כאלה יכולים להתרחש רק במידה והספק מאמין כי קיים סיכוי סביר לפיתוחים עסקיים עתידיים נוספים.

בשלב מוקדם של תהליך, מנהל הרכש יחד עם קבוצת בעלי העניין מתחום התכנון בארגון, צריכים לבחור קבוצה של ספקים איתם הם רוצים לעבוד. מנהלי הרכש חייבים להבין, כי הספקים מספקים מידע לגבי פיתוחים טכנולוגיים ומודיעין רלוונטי, בצורה סלקטיבית.

• תכנון ועיצוב המוצר- ספקים יכולים לספק מרכיבים מרכזיים הקשורים לתכנון המוצר, בהתבסס על הניסיון שלהם בשוק מסוים. לעיתים קרובות מנהלי הרכש, המנהלים יחסי עבודה ארוכי טווח עם הספקים שלהם, יכולים להפנות את אנשי התכנון שלהם לייעוץ עם אותם ספקים, מתוך הבנה כי הטכנולוגיות ועיצובים של הספק מוגנים. בד"כ נחתם הסכם לשמירת סודיות (NDA – non-disclosure agreement) ע"י שני הצדדים כדי להבטיח סודיות. כמו כן, חשוב כי תיתנן לספק הזדמנות סבירה להרוויח מעסקה זו.

• שיתוף פעולה בפיתוח מוצר – שילובם של ספקים כשיתוף פעולה בפיתוח של מוצר מספק שיתוף של עלויות הפיתוח. שיתוף זה בד"כ מרמז על קיום הסכמה פורמלית לגבי עסקים עתידיים שעשויים לנבוע מהפיתוח הנ"ל. ישנם כמה אופנים להסכם מסוג זה. לדוגמא, הארגון יכול לשלם לספק עבור עלויות הפיתוח, לשלם תמלוגים על כל פריט שיימכר או להבטיח המשך שיתוף פעולה עסקית בעתיד.

שיתוף פעולה בפיתוח מרחיב את הסיכון ליותר מארגון אחד והוא בעצם קובע  כי הרווחים יחולקו בהתאם. לעיתים קרובות זו הדרך היחידה שבה הספק ישתף בטכנולוגיה הקניינית שלו.
לסיכום,  ניתן לקצר את תהליך  הייצור של המוצר עד לאספקתו ללקוח באמצעות פיתוח מערכת יחסים מקדימה עם הספקים ושיתופם בתהליך. יחסים אלה יכולים לסייע במניעת כפילויות בתהליכי הפיתוח, הייצור וההפצה של המוצר ובכך לייעל את תהליך הייצור ולשפרו באופן שוטף.
——————-
*לבנת קיזנר, מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל  40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה  בתחום: סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, ניהול כללי, לוגיסטיקה ומחסנים, ניהול פרויקטים, יעוץ עסקי, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים והפקת אירועים .