חשיבות ההכנה מראש לפני תחילת משא ומתן מול ספקים
אתם עומדים לפני משא ומתן משמעותי מול מספר ספקים בכדי לרכוש חומר גלם קרדינאלי לארגון. האם ערכתם מחקר מקיף על אותם ספקים לפני תחילת הדיונים?
איסוף חומר על העוצמות והחולשות של הספקים טרם כניסה למשא ומתן אומנם יכולה לקחת שבועות, אך מדובר בהשקעת זמן חשובה והכרחית להצלחת המשא ומתן. מנהל רכש שיעשה את שיעורי הבית הטובים ביותר לפני תחילת המשא ומתן, ישיג בדרך כלל את התוצאות הטובות ביותר.
הנה 10 פרמטרים שחשוב לבדוק טרם תחילת משא ומתן:
- עד כמה הספק מעוניין למכור לכם ובאילו תנאים – משתנה חשוב להערכה לפני הכניסה למו"מ הוא עד כמה הספק מעוניין למכור לארגון הרוכש. תנאי השוק יכולים להיות לטובת הספק, למשל תחרות מוגבלת או שלספק יש פטנט על המוצר. במקרים כאלה הספק לא ימכור לכם בכל מחיר ולא ירצה להתחייב לדרישות מסוימות. לעומת זאת, הספק עשוי להיות מוכן לכל התנאים שתציבו לו באם השוק רווי במתחרים והוא חייב את העבודה לצורך המשך קיומו. לכן ישנה חשיבות עצומה לדעת מראש איפה אתם עומדים טרם הכניסה למו"מ.
- עד כמה הספק בטוח שישיג את החוזה – בכדי לדעת עד כמה הספק בטוח שישיג את החוזה חשוב מאוד להכיר את השוק, הספקים והמוצר הרלוונטי אותו אתם מעוניינים לקנות. האם השוק מוגבל או האם יש סחורה בשפע? כיצד השוק יתנהג בטווח הקצר או הארוך? האם הספק מוביל או מובל בתעשייה המדוברת? מה ניתן ללמוד על תזרים המזומנים של הספק? האם הספק במצב כלכלי יציב? האם המוצר יציב, או האם הוא עומד להיות מוחלף על ידי מוצר חדיש יותר? האם יצרנים חדשים נכנסים לשוק עם מפעלים חדשים יותר, שירותים או מחירים נמוכים יותר? הרצון של הספק לזכות בחוזה והביטחון שלו בהשגתו יהיו שני הגורמים שישפיעו עליו בזמן המו"מ מולכם. ככל שהוא ירצה יותר בחוזה הוא יהיה בשל לפשרות, ולמול זה ככל שהוא ירגיש ביטחון בהשגתו הוא פחות יאות לוויתורים.
3.בדיקת הזמן שניתן להקציב למו"מ – מו"מ בזמן מוקצב ישפיע באופן מכריע על התוצאה. הקצבת זמן לתהליך המו"מ מפעילה לחץ על שני הצדדים, אך למעשה קיימות מעט מאד הגבלות זמן שלא ניתן להאריך אותן. הצד שיפגע יותר מהגבלת הזמן יאבד את עוצמת המו"מ.
מנגד, מו"מ עם זמן מספיק לפגישות יכול להביא רווח ניכר. החלופות, גם של הרוכש וגם של הספק, ישתנו כתלות בזמן שמוקצה למו"מ. מנהלי רכש צריכים להיערך מראש ולהותיר לעצמם מספיק זמן למו"מ בכדי להגיע מעמדת עוצמה. חשוב רק לזכור שהבדלי תרבות בנוגע לתפיסת הזמן במו"מ בינלאומי יכולים לגרום לחסרון משמעותי לאלה שאינם מאפשרים מספיק זמן למו"מ.
4.הערכת המחיר – חשוב להיכנס למו"מ אחרי שהערכתם את עלות החוזה וכללתם את כל העלויות הצפויות שהספק יגלגל עליכם. מומלץ מאוד למנהלי רכש לאסוף מידע על עלות הייצור, עלות העבודה, תקורות, עלויות משלוח , הוצאות אדמיניסטרטיביות ורווח של הספק בכדי לדעת עד כמה ניתן להתמקח עם הספק על המחיר הסופי.
- בדיקת החלופות – הארגון הרוכש יכנס למו"מ עם ידו על העליונה במידה ותהיינה למנהל הרכש בו אפשרויות זמינות נוספות למול אותו ספק. חשוב לבדוק באם אפשרי לקנות ממקור אחר, באם יש מוצרים חלופיים המתאימים, או באם המוצרים או השירותים יכולים להיות מיוצרים על ידי הארגון עצמו. במקרים כאלה עמדת מנהלי הרכש תהיה חזקה יותר בעת המו"מ.
6.ספק עם עמדת מיקוח חזקה – יש מצבים שבהם הספק בעמדת כוח מול הארגון הרוכש. יתכן שהוא המקור היחידי לסחורה או השירות, או שהוא פועל בשוק עם תחרות מינורית. כמו כן, יתכן כי לספק מוצר המוגן בפטנט, או שהוא פשוט הקרוב ביותר אלינו מנקודת מבט תחבורתית. בהשוואה למתחרים, לספק יכול להיות מוצר בעל איכות גבוהה יותר, תמיכה הנדסית טובה יותר, או בעל יכולת יצור טובה יותר המתאימה טוב יותר לצרכי הארגון. יתכן כי הספק הוא היחידי המוכן לספק נפחים קטנים. מקור נוסף לכוח המיקוח של הספק יכול להיות שירות הלקוחות שלו, שיעורי דחייה נמוכים, תנאי תשלום נוחים והיסטורית ביצוע משלוחים טובה.
חשוב לזהות את המקרים בהם אנחנו מגיעים למו"מ, כאשר עומד מולנו ספק עם עמדת מיקוח חזקה, ולהיערך מראש .
7.המצב הכספי של הספק– מנהלי רכש חייבים להיות מסוגלים לקרוא ולהבין את הדוחות הכספיים של הענף בו עוסק הארגון, ולהיות מסוגלים לפרש את השינויים המהותיים לאורך זמן. במצבים רבים טוב יעשו מנהלי הרכש באם יתייעצו עם רואי החשבון והסגל הכלכלי בכדי להעריך את המצב הכלכלי של הספק.
ספקים במצב כלכלי איתן יכולים שלא להסכים לתנאים שאינם נוחים להם. מצד שני, ספקים במצב כלכלי איתן הם בעלי אמינות גבוהה יותר בשולחן המו"מ, מכיוון שהם מסוגלים למלא את ההתחייבויות החוזית שלהם לאורך זמן. כאשר אנחנו מחליטים לגשת למו"מ עם ספק הנמצא במצב כלכלי מעורער, יש לעשות זאת בזהירות רבה. היתרון שבהשגת מחיר טוב, משלוח ושירות, מספק שאינו בעל יכולת כלכלית מובטחת, חסר משמעות במידה והספק לא מסוגל לעמוד בהתחייבויות שלו לאורך זמן. במצבים מסוימים, ספק בעל מצב כלכלי שלא במיטבו יכול להיות בעל פוטנציאל גדול, באם מנהלי הרכש ישגיחו בקפדנות על המצב הכלכלי שלו ועל ידי כך יקטינו את הסיכון להפרעות בהספקה כגון תנאי תשלום נוחים המשולמים בזמן.
8.מצב השוק והמוצר- כאשר כל שאר הגורמים שווים, שוק של מוכרים (הביקוש גדול מההיצע) הוא יתרון עבור הספק, ושוק של קונים (ההיצע גדול מהביקוש) מהוה יתרון לארגון הרוכש. מאידך, משא ומתן לרוב נערך בהקשר של יחסים ארוכי הטווח בין הספק והארגון הרוכש. מצבי שוק קצרי טווח יכולים להעניק יתרון לצד זה או אחר, אך שני הצדדים צריכים לזכור שניצול מופרז של תנאי שוק לרווח קצר מועד עלול לגרום לבעיות ארוכות טווח.
9.מו"מ בין תרבויות – מו"מ בין תרבויות מתבצע בין קבוצות ממדינות שונות. כאשר מבצעים מו"מ בין תרבויות, היכולת של מנהלי הרכש להבין את התרבות של הצד השני יכולה להפחית את כמות אי ההבנות העלולות לעכב את המו"מ. הכנה מתאימה היא חיונית להבנה בין תרבותית. כאשר שתי החברות מבינות את התרבות האחת של השנייה, התקשורת בניהן תשתפר והמו"מ ימשיך עם כמה שפחות אי הבנות.
10.גמישות במו"מ – כאשר מתכוננים למו"מ יש לזכור כי לתת ולקחת הינם חלק טבעי של התהליך. אם שתי החברות מבססות עמדות לא גמישות לכל אורך המו"מ, כמעט ולא תהייה הזדמנות להתייעצות, דיון או מיקוח בכדי להגיע להסכמות. כאשר מנהלי רכש מתכוננים למו"מ הם צריכים לזהות מראש עמדות שהם לא מוכנים לוותר עליהן, ויחד עם זאת כן לאפשר מקום לגמישות ואף לוויתור.
לסיכום , איסוף מידע מקיף אודות הספק ותכנון והכנה יסודית טרם הכניסה למו"מ מאפשרים למנהלי הרכש לחזות את עמדת הספק, לחזות שינויים בעמדתו ולהגיב באופן יעיל למהלכים בלתי צפויים ובכך למקסם את הצלחת המו"מ לרווחת הארגון.
******
*הכותבת היא מנכ"ל המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה בתחום: קניינות ורכש , לוגיסטיקה ומחסנים, יועצים עסקיים , עיצוב וניהול הפקת אירועים , ניהול כללי, ניהול פרויקטים, יעוץ עסקי, סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים .