מאת: נוי זוהר כהן*
בשנים האחרונות, התחרות בשווקים הולכת וגדלה ואיתה גם אי-הוודאות העסקית. גם ניהול השרשרת הלוגיסטית הופך להיות מורכב יותר ולכן אנו רואים יותר חברות שפונות לשיתוף פעולה עם חברות (Third Party Logistics) TPL כדי לשפר את ביצועי השרשרת , להפחית את העלויות ולמזער את הסיכונים. בין הפעילויות שמבצעות חברות TPL ניתן למנות פעילויות כגון:ניהול רכש, שילוח ועמילות מכס, תובלה, אחסנה, ניהול מלאי, הפצה ועוד.
תקציר
מעת לעת אנו פוגשים חברות המוצאות את ההפעילויות הלוגיסטיות מאתגרת עד כדי מעמסה, נוכח העובדה כי הלוגיסטיקה אינה ליבת עיסוקיהן והן מעוניינות לבחון את הכדאיות הכלכלית והתפעולית בהוצאת פעילויות אלו למיקור חוץ. מטרות שונות למיקור חוץ לוגיסטי, החל מהשגת שיפור באיכות, צמצום עלויות מתוך מיצוי היתרון לגודל, יצירת גמישות תפעולית ו/או צמצום עסוק החברה והתלות בגיוס והעסקת כ"א ומשאבים לוגיסטיים. תהא המטרה אשר תהא, הצלחת המהלך טמונה בהצלחת החברה לפתח ברית אסטרטגית ארוכת טווח בין עם שותף לוגיסטי מתאים לפרופיל החברה והשירותים הנדרשים, כזו המייצרת מחוייבות להצלחת הלקוח ונובעת מתפישה של שותפות עסקית בין הצדדים.
הוצאת הפעילות הלוגיסטית למיקור חוץ טומנת בחובה יתרונות רבים, כאשר הבולטים שהם:
- שיפור הגמישות התפעולית ומענה הולם לתנודתיות בביקושים (Scalability)
- ניהול מקצועי ע"י חברות בעלות מומחיות ומיומנות לוגיסטית גבוהה (Economy of skills)
- מיצוי היתרון לגודל Economy of scale))
- העברת העלות הלוגיסטית מקבועה למשתנה
- מענה למצוקת שטחי תפעול / ייצור וצמצום זמינות כ"א
- ניהול מעקב ובקרה אחר מדדי האיכות ורמת השירות בפועל
במאמר זה ניתן לקרוא בהרחבה אודות היתרונות הנמנים לעיל.
יתרונות השירותים הלוגיסטיים במיקור חוץ:
- שיפור הגמישות התפעולית ומענה הולם לתנודתיות בביקושים (Scalability):
כאשר הפעילות הלוגיסטית נמצאת בתוך החברה, עליה להחזיק מערך לוגיסטי המאפשר מענה לביקושים בזמני שיא או לחלופין עבודה בשגרה עם מערך לוגיסטי מצומצם ובזמני השיא תגבור אמצעים נדרשים. האתגר בהיערכות עם פתרונות זמניים הוא לא פשוט. בהרבה מקרים הפתרונות הזמניים שיימצאו לא יהיו באיכות ובמיומנות מספקת ולא בהכרח יתאימו לפעילות הרלוונטית.
חברות ה TPL ממצות יתרון לגודל ומתו כך מאפשרת גמישות תפעולית גדולה יותר: שימוש בשטחי האחסון שהתפנו / הגדלת שטחי אחסון נדרשים, הקצאת / ניוד רכבים לפעילות מצי הרכבים בין פרויקט לפרויקט, הרחבת / צמצום כוח האדם הנדרש ומשאבים נוספים המשתנים כתלות בביקוש ובעונתיות של אותה הפעילות.
- ניהול מקצועי ע"י חברות בעלות מומחיות ומיומנות לוגיסטית גבוהה:
לאור הניסיון הרחב שלהן, חברות TPL מחזיקות בכוח אדם, בתהליכים ובטכנולוגיה ברמה גבוהה יותר מזו שתפתח חברה שליבתה אינה לוגיסטיקה באופן עצמאי.
לספק שירותים לוגיסטיים קל יותר לגייס, להכשיר ולשמר כוח אדם, תוך כדי פיתוח מיומנות בתחומי הפעילות הרלוונטים.
בזכות הנסיון הרחב שלו, יכול הספק לייעל תהליכי עבודה, שיטות ניהול מלאים , תכנון מסלולי הפצה ועוד.
יתרון נוסף שמתאפשר ע"י התקשרות עם ספק TPL הוא גישה לטכנולוגיות מתקדמות המאפשרות ניהול לוגיסטי מבוסס IT .
- העברת העלות הלוגיסטית מקבועה למשתנה:
מיקור חוץ של הפעילות הלוגיסטית מאפשרת תגמול בשיטת "Activity Based, כלומר התקשרות מבוססת תפוקות וצריכת משאבים בפועל. באופן זה, מלבד מרכיבי העלות הקבועים, הלקוח יחוייב רק עבור הפעילות שבוצעה בתקופת ההתחשבנות שהוגדרה, בשונה מפעילות לוגיסטית בתוך החברה, בה ברוב המקרים החיוב הוא קבוע ומבוסס על התשומות המושקעות בפעילות עם קשר חלקי בלבד לביקושים ולעונתיות.
באופן זה ניתנת ללקוח אפשרות לשלוט בהוצאות הלוגיסטיות שלו ולרוב ניתן לראות קורלציה בין היקף הפעילות להכנסות הצפויות וכפועל יוצא גם לעלויות הלוגיסטיות.
בנוסף, כאשר לכל פעילות יש "תג מחיר", ניתן לראות בקרה טובה יותר על רמות מלאי , בקרה על פעילויות "דחופות" ועוד.
- מענה למצוקת שטחי תפעול / ייצור וצמצום זמינות כ"א:
פעמים רבות, חברות בצמיחה אינן ערוכות לגידול בפעילות, ועל מנת לאפשר בכל זאת התרחבות, עליהן להסב שטחים לוגיסטיים לשטחי ייצור או תפעול.
במקרים כאלה – יציאה למיקור חוץ הינה חלופה המספקת מענה מיטבי, בייחוד לחברות שלא יכולות / רוצות להיכנס להשקעות בהרחבת האתר / הקמת אתר פעילות נוסף – לחברות TPL קיימת היכולת להגיב במהירות לגידול בביקוש בפעילויות הלוגיסטיות ולכן שירותי TPL עשויים להיות רלוונטים במיוחד לחברות בצמיחה.
הלוגיסטיקה במיקור חוץ מאפשרת לארגון להמשיך לנהל את הפעילות הלוגיסטית כחלק מההוצאות השוטפות, ואינה משפיעה על ההשקעות.
מצוקה נוספת שספק TPL יכול לתת לה מענה מיטבי היא צמצום זמינות כ"א מתאים לפעילויות רלוונטיות בתחום הלוגיסטיקה. זהו קושי הולך וגובר בשנים האחרונות אותו חולקות חברות בענפים שונים ומגוונים במשק הישראלי.
- ניהול מעקב ובקרה אחר מדדי האיכות ורמת השירות של הספק:
ככלל, במעמד ההתקשרות של חברה עם ספק שירותים לוגיסטים, החברה מגדירה יעדים מדידים לרמת השירות ואיכות השירות המצופה מהספק, אותם היא מנטרת ומנתחת במהלך תקופת ההתקשרות. על בסיס מדדים אלה, יכולה החברה לעקוב אחר ביצועי הספק ולבחון את אחוז העמידה ביעדי האיכות והשירות שנקבעו.
כנגזרת מכך, על סמך מנגנון קנסות ופיצויים שהוגדר במעמד ההתקשרות, החברה תחשב את אחוז הפיצוי לו היא זכאית במידה והספק לא עמד ביעדים שהוגדרו.
ישנן חברות שבמטרה לתמרץ את הספק ולעודדו לשמור על רמות שירות גבוהות, כוללות במנגנון זה גם תגמול עבור ביצועים טובים, מתוך אמונה שכך הספק ישאף לעמוד ביעדים שהוגדו לו.
בנוסף, ניהול מעקב ובקרה, באמצעותו החברה תאתר נקודות תורפה וצווארי בקבוק בפעילות הלוגיסטית, ובשיתוף עם הספק יאופיינו ויוטמעו תהליכים חדשים שיאפשרו שיפור והתייעלות.
יחד עם זאת, מעבר למיקור חוץ טומן בקרבו סיכונים רבים:
- יצירת תלות בספק השירותים הלוגיסטים וסטטוס של לקוח שבוי – אין זה פשוט להעתיק את הפעילות הלוגיסטית מספק ולספק ובוודאי שלא להשיב את הפעילות לביצוע עצמי, לאחר שהארגון איבד את המיומנות, התשתיות והכליים הלוגיסטייים בעת המעבר למיקור חוץ.
- עלות לוגיסטית גבוהה מהתכנון (ומהנדרש) – הגדרת המחירון הלוגיסטי ואופן ההתחשבונות עלול להביא למצב בו הלקוח ישלם בגין שימושים חריגים הרבה מכפי שתכנן והרבה מכפי שנדרש.
- תלות בספק בזמני שיא ותקופות עומס – היתרון לגודל של ספקי השירותים הלוגיסטים עלול להפוך לחסרון הרסני בעת שהספק נקלע למצוקת משאבים ו/או ביקוש עודף – במקרה זה, הספק יפנה את משאביו אל הלקוח החשוב יותר אסטרטגית ו/או מסחרית והלקוח עלול למצוא את עצמו בחסרון לוגיסטי מבלי יכולת להגיב.
- חסרונות רבים נוספים עלולים להציב את הלקוח במצב של חוסר שליטה ו/או אי יכולת אספקת התפוקות הלוגיסטיות הנדרשות לארגון.
לאור האמור לעיל, אנו רואים כי הוצאת הפעילות הלוגיסטית לספק TPL יתרונות רבים, אך חשוב לזכור כי המעבר למיקור חוץ לוגיסטי מהווה שינוי תפעולי ותרבותי לארגון ולכן חשוב לבחון היטב את המניעים לביצוע המהלך, את הכדאיות הכלכלית ולא פחות חשוב את היעילות הלוגיסטית בביצוע מהלך מעין זה.
על מנת למצות את היתרונות ולהימנע מהסיכונים והאיומים הטמונים במיקור חוץ, על הלקוח להקפיד על 4 נקודות מרכזיות:
- אפיון מדויק ומפורט של הצרכים והגמישיות הנדרשות כיום ובעתיד לבוא, תוך שילוב נבון ומושכל של מנגנוני שינוי והתאמת תכולות השירותים – SOW
- אפיון ברור ורציונלי של מערך היחסים בין הספק ללקוח, מה נדרש מהספק, כיצד ימדד על ידי הלקוח וכיצד ישפיעו ביצועיו על התגמול בפועל – SLA
- מגננון הפרדות מובנה ולא הרסני, לשני השותפים, המוסכם מראש ומנוסח באפיון מדויק מחד ונרחב מאידך.
- הקפדה בבחירת השותף – מיקור חוץ הינו הסכם ארוך טווח ולכן יש לבחור את השותף המתאים ביותר לצורך ולתרבות הארגונית – לא בהכרח הספק הגדול ביותר, המקובל ביותר, הטוב ביותר, המתקדם ביותר – יש להקפיד על המתאים ביותר.
ואסכם באלגוריה בה משתשמש מי שלימד אותי את התחום והנחה אותי בנושא – מיקור חוץ הינו בבחינת נישואים בין ארגונים, מה שנידרש זה הסכם ממון מוסכם מראש, הסכם גירושים מוסכם מראש ובעיקר לבחור את השותף הנכון, על מנת שלא יהיה צורך להשתמש בשניהם.
—————-
*נוי זוהר כהן, מנהלת פרויקטים בחברת פרוגרמה העוסקת בייעוץ והנדסה בינלאומית ומתמחה בתחום ניהול שרשרת האספקה, ניהול התפעול, ניהול לוגיסטי, ניטול חומרים ותכנון לוגיסטי, מודלים אנליסטיים וסימולציה.Programa [email protected]